Tulostusversio

1/2008

Henkilörekisterit: Ongelmallinen HETU

Teksti: Olli Vento

Kaupparekisteriä ei pidetty henkilörekisterinä vielä 90-luvun puolivälissä, kun siihen alettiin merkitä henkilötunnuksia. Vaikka kaupparekisteri on sittemmin henkilötietolaissa määritelty henkilörekisteriksi, se on koettu yleiseen käyttöön tarkoitetuksi rekisteriksi, josta jokaisella on oikeus saada tietoa. Henkilötunnuksen käytön tarvetta kaupparekisterin eri käyttötilanteissa on kuitenkin alettu arvioida uudelleen sähköisen asioinnin lisääntyessä.

Kaupparekisteriä on pidetty yli sata vuotta: vanhimmat rekisteröinnit ovat peräisin vuodelta 1896. Ensi sijassa kaupparekisteri on rekisteri yrityksistä. Henkilötunnuksia on kuitenkin merkitty kaupparekisteriin vuodesta 1994 alkaen, kun kaupparekisterilain muutokset tulivat voimaan.

Lakiesityksessä henkilötunnuksen merkitsemistä perusteltiin sillä, että se oli vakiintunut yleiseksi yksilöintikeinoksi kaupparekisterin asiakkaiden keskuudessa.

Henkilötunnuksen avulla haluttiin tehostaa rekisteriin merkittävien tietojen oikeudellista valvontaa. Henkilötunnusten katsottiin estävän tekaistujen henkilöiden merkitsemistä kaupparekisteriin. Lisäksi nähtiin, että henkilötunnuksen avulla pystyttiin erottamaan samannimiset henkilöt toisistaan.

Henkilötunnuksen merkitsemistä perusteltiin myös elinkeinonharjoittajan tai yhteisön edustajana toimivan henkilön luottokelpoisuuden arvioinnilla sekä talousrikollisuutta tutkivien viranomaisten tiedonsaannilla.

1990-luvun puolivälissä kaupparekisteriä ei vielä pidetty henkilörekisterinä. Tämä on heijastunut myös kaupparekisterilain sanamuotoon, joka määrittää henkilötietoina kaupparekisteriin merkittäviä asioita. Käytännössä kyse on tiedoista, joilla ihminen kaupparekisterissä yksilöidään. Ihmisen koko nimi, henkilötunnus ja osoite rekisteröidään. Jos suomalaista henkilötunnusta ei ole, rekisteröidään syntymäaika.

Lainmuutoksessa nähtiin tarkoituksenmukaiseksi, että kaupparekisteriin merkitty henkilötunnus oli yleisön saatavilla. Ryhtymällä elinkeinonharjoittajaksi, yhtiömieheksi tai yhteisön edustajaksi henkilön katsottiin hyväksyneen sen, että häntä koskevat yksilöintitiedot tulevat julkisiksi.

Pitkät perinteet yritysrekisterinä

Vuonna 1999 voimaan tulleen henkilötietolain myötä myös kaupparekisteristä tuli henkilörekisteri. Kaupparekisterille jäi kuitenkin melko poikkeava rooli henkilörekisterien joukossa. Kaupparekisteri koetaan yleiseen käyttöön tarkoitetuksi rekisteriksi, josta jokaisella on oikeus saada tietoa.

Kaupparekisterin käyttötarkoitukset tulevat tehtävästä yritysrekisterinä. Henkilötunnusten käsittelyssä on tärkeätä arvioida, missä tilanteissa keskeisen yritysrekisterin toiminnassa on tarpeen ja perusteltua käyttää henkilötunnusta. Tätä ydinkysymystä on toki pohdittu jo ennen kuin kaupparekisteri koettiin henkilörekisteriksi.

Eduskunnan hallintovaliokunta otti aiheeseen kantaa julkisuuslakiin liittyvän valmistelun yhteydessä. Kun kaupparekisteristä annetaan tietopalvelua, ei selvitetä, mihin tarkoitetukseen tietoa pyydetään. Tietopalveluun ei siten liity niin sanottua käyttötarkoitusselvitystä.

Esimerkiksi internetin myötä tietopalveluympäristö on kuitenkin muuttunut nopeasti. Talouden kasvun ja kansainvälistymisen myötä yrityksiin liittyvän tiedon tarve on todennäköisesti muuttunut. Tietoyhteiskunnassa kansalaiset toivovat ja edellyttävät sähköisiä palveluja. Eri rekistereissä olevat tarpeelliset tiedot halutaan kohtaamaan helposti. Samalla tietoon liittyvä kokonaisuus rakentuu toisenlaiseksi. Liittyykö tähän riskejä ja miten niitä torjutaan? Miten samalla helpotetaan asioiden hoitamista? Missä määrin henkilötunnus kaupparekisterissä on vuonna 2008 eri asia kuin vuonna 1994? Onko aika arvioida uudelleen henkilötunnuksen käytön tarvetta eri tilanteissa?

Työryhmä arvioi sähköistä asiointia

Kaupparekisterilaki 2001 -työryhmä arvioi vuosituhannen alussa kaupparekisteriä myös tietosuojan näkökulmasta. Tarkastelu liittyi sekä yksityisyyden suojaan että julkisuusperiaatteeseen. Niiden välisestä tasapainosta asetelmassa paljolti on kysymys.

Työryhmä kiinnitti huomiota esimerkiksi henkilötunnukseen. Tunnuksen rekisteröinti koettiin tarpeelliseksi. Esimerkiksi henkilön yksilöiminen ja olemassaolon varmistaminen nousivat esille. Mutta myös tunnuksen käyttö tietopalvelussa oli pohdinnan kohteena.

Millaisissa tilanteissa henkilötunnus on tarpeellinen tieto? Työryhmä katsoi, että kaupparekisteriviranomainen tarvitsee henkilötunnusta. Niinpä työryhmä ehdotti, että henkilötunnus rekisteröidään jatkossakin. Toisaalta katsottiin kuitenkin, ettei henkilötunnuksen tarvitse välittyä kaikilla tietopalvelun käyttötavoilla. Selvä ero nähtiin esimerkiksi paperisen kaupparekisteriotteen ja ilmaisen internetpalvelun välillä.

Elinkeinoelämän keskusliitto EK on esittänyt työ- ja elinkeinoministeriölle, että henkilötunnusten ja kotiosoitteiden julkisuutta kaupparekisterissä rajoitettaisiin. Liiton aloitteen mukaan tietoja ei tulisi luovuttaa automaattisesti massaluovutuksina kaikille vaan ainoastaan esimerkiksi viranomaisille tai luottolaitoksille.

Myös sisäasianministeriön asettama työryhmä on kiinnittänyt huomiota henkilötunnusten ja kotiosoitteiden luovuttamiseen rekistereistä. Työryhmä tarkasteli useampaa rekisteriä väärinkäytösten estämisen näkökulmasta. Sen mukaan keskeisten henkilötietojen luovuttamista voitaisiin rajoittaa esimerkiksi ottamalla käyttöön suppea ja laaja rekisteriote. Suppeassa rekisteriotteessa ei olisi henkilötunnuksia tai kotiosoitetietoja.

Esimerkkinä suppean rekisteriotteen sisällöstä työryhmän raportissa mainittiin yritystä koskeva viranomaisrekisteriote, jossa lähtökohtaisesti ei olisi yrityksen vastuuhenkilön kotiosoitetietoja.

Miten tulevaisuudessa?

Nykyisin puhutaan perusrekistereistä eli yhteiskunnan toiminnan kannalta keskeisiä tietoja sisältävistä rekistereistä, joihin myös kaupparekisteri kuuluu. Jokaisella perusrekisterillä on omat tarkoituksensa. Tavoite on, ettei samaa tietoa kerättäisi moneen paikkaan, vaan muut tahot hyödyntäisivät tarvittaessa jo kerättyä tietoa. Mutta miten kokonaisuus rakennetaan? Miten turvataan jo kerätyn tiedon käyttötarkoituksen pysyvyys? Mitä mallin toteuttaminen tarkoittaa henkilötunnuksen kannalta?

Patentti- ja rekisterihallitus kannattaa kaupparekisterin henkilötietojen julkisuuden tarpeen selvittämistä ja arvioimista uudelleen. Lainmuutoksen myötä esimerkiksi henkilötunnuksen asema tietopalvelussa voi asettua toiseksi.

----------

[KIRJOITTAJA]

Olli Vento työskentelee neuvontalakimiehenä Patentti- ja rekisterihallituksessa.

Lue myös

Henkilörekisterit: Tietojen täysjulkisuus harkintaan »
Henkilörekisterit: Tunnus näkyy kaupparekisteriotteessa »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.