Tulostusversio

1/2009

Henkilörekisterit: Seurakunnille yhteinen jäsenrekisteri

Teksti: Markku Summa

Evankelisluterilainen kirkko siirtyy seurakuntakohtaisista rekistereistä yhteen jäsentietojärjestelmään.

Vuoden 2011 alussa käyttöön otettava kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä mahdollistaa valtakunnallisen asiakaspalvelun. Kysymys on myös sellaisesta teknisestä uudistuksesta, jonka avulla palvelun taso tulee olemaan yhtä hyvä kaikissa seurakunnissa.

Tällä hetkellä seurakunnilla on omat järjestelmänsä ja tietokantansa.

"Uusi järjestelmä antaa tietoa aina samassa muodossa riippumatta siitä, mistä seurakunnasta sitä hakee", Kirkkohallituksen tietojärjestelmäpäällikkö Inkeri Kranttila kertoo.

Tietosisältöön ei muutoksia

Uudessa jäsentietojärjestelmässä tulevat olemaan ne tiedot, jotka nykyisinkin jäsenistä ovat ja jotka kirkko tarvitsee hoitaakseen sille säädettyä viranomaistehtävää.

Uusi järjestelmä koostuu kahdesta osiosta eli dataosuudesta ja digiosuudesta. Dataosuudessa on nykyisten jäsentietojärjestelmien tiedot. Digisosuus sisältää vanhojen kirkonkirjojen ja perhelehtien tiedot, jotka mikrokuvataan ja digitoidaan ennen uuteen tietokantaan siirtämistä. Data- ja digiosuuksille kirkkohallitus on valinnut eri toimittajat.

Seurakuntien tietokannat siirretään uuteen järjestelmään. Omia rekistereitä seurakunnille ei jää.

"Seurakuntia on 466 ja tietokantoja on lähes yhtä paljon. Tietokannat konvertoidaan erikseen määriteltävällä konversio-ohjelmalla. Konversiota varten on oma projektinsa, jossa suunnitellaan yksityiskohtaisesti konversioon liittyvät toiminnot ja aikataulu. Mitään riskejä ei tulla ottamaan, jotta yhtään tietoa ei huku", Kranttila kertoo.

Parhaillaan seurakunnat digitoivat ja mikrofilmaavat vanhaa aineistoa aina vuodesta 1860 lähtien ja jotkut mahdollisesti sitäkin vanhempaa.

Käyttöä seurataan lokitiedoilla

Tietoturva- ja tietosuojakysymyksistä kirkkohallituksen edustajat ottivat selvää jo ennen kuin jäsentietojärjestelmän rakentaminen käynnistettiin, jotta syntyisi riittävän kattava käsitys siitä, mitä kaikkia asioita pitää huomioida.

Inkeri Kranttilan mukaan uusi järjestelmä ohjaa käyttäjää. Kuka tahansa ei pääse käsiksi mihin tahansa tietoihin. Lisäksi käyttöä seurataan jatkuvasti lokitietojen avulla.

"Järjestelmä kysyy aina käyttötarkoituksen. Sieltä tulostuvat vain ne tiedot, joita käyttäjä tarvitsee. Näkyviin ei tule mitään ylimääräistä."

Kranttila sanoo, että jokaisesta käyttäjästä tarvitaan todella tarkat tiedot, jotta tietoturva on kunnossa. Ne henkilöt, joilla on oikeudet käsitellä kaikkea tietoaineistoa, määritellään myöhemmin.

Kirkkohallitus vastaa tietoturvallisuudesta

Uuden yhteisen jäsentietojärjestelmän rakentaminen ei ole ollut vain tietotekninen projekti. Se tulee olemaan haaste myös toimintakulttuurille. Lisäksi sen takia myös kirkkolakia ja kirkkojärjestystä on pitänyt muuttaa.

Kirkkohallituksen hallintopäällikkö Mikko Tähkäsen mukaan olennaisin lakiin tuleva muutos on maininta siitä, että kirkolla on yhteinen jäsenrekisteri, jota kaikki seurakunnat käyttävät, ja että tietopalvelut ovat valtakunnalliset ja kaikkialla samantasoiset.

Laissa määritellään kirkkohallitukselle myös uusi ja entistä tärkeämpi rooli. Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, tietohallinnosta ja tietoturvallisuudesta, rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä ja sähköisestä arkistoinnista.

Rekisterinpitäjiä tulevat olemaan seurakunnat ja keskusrekisterit kuten tähänkin asti. Ne vastaavat jäsentietojen ylläpidosta ja yksittäisiä jäseniä koskevien tietojen luovuttamisesta. Muusta kuin yksittäisten tietojen ja teknisen käyttöyhteyden välityksellä tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta päättää kirkkohallitus.

Tärkeänä lisäarvona Tähkänen näkee tietoturvallisuuden tason paranemisen, koska nyt tulee olemaan vain yksi yhteinen tietokanta, jonka käyttöoikeusvaltuuksia hallinnoidaan yhdessä yhteisessä järjestelmässä.

"Tietosuoja- ja tietoturvanäkökulma on ollut korostetusti mukana alusta lähtien. Pyysimme tietosuojavaltuutetun toimistolta lausuntoa kirkkolain ja kirkkojärjestyksen pykäliin tekemistämme muutosehdotuksista.”

Lakimuutokset on tarkoitus saattaa voimaan tammikuussa 2011.

Aloite seurakunnilta

Tietojärjestelmähankkeen keskeinen lähtökohta oli tarve nopeuttaa, yksinkertaistaa ja yhtenäistää asiakaspalvelua.

"Yhteisen, valtakunnallisen jäsentietojärjestelmän avulla seurakunnat pystyvät hyödyntämään jäsenkuntaansa koskevaa tietoa uudella tavalla kohdentaessaan palveluitaan”, Mikko Tähkänen sanoo.

Uusi järjestelmä on myös kustannustehokas tapa toteuttaa kirkon jäsentietojen hallintaa. Kymmenessä vuodessa arvioidaan syntyvän noin 30 miljoonan euron säästöt.

Aloite yhteisen jäsenrekisterin luomiseksi tuli seurakuntien keskusrekisterien johtajilta jo vuonna 2004. Sen jälkeen asia lähti etenemään kirkon organisaatiossa esiselvityksen kautta hankkeen aloittamiseen vuonna 2007.

Kaikissa hankkeen työryhmissä on ollut eri seurakuntien edustajia mukana tuomassa hankkeeseen omaa näkemystään.

Seurakuntien ja seurakuntayhtyminen antama panos on Tähkäsen mukaan äärettömän tärkeä.

"Aina kun pääsee tutustumaan järjestelmään jo sen rakentamisvaiheessa ja vaikuttamaan siihen, silloin kynnys ottaa se käyttöön on matalampi kuin muuten", hän arvioi.

Lue myös

Henkilörekisterit: Uusi rekisteri järkevöittää työnjakoa »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.