Tulostusversio

3/2008

Posti kulkee tietoturvallisesti

Teksti: Mika Heijari

Perinteinen kirjesalaisuus on laajentunut käsittämään monet muutkin viestinnän muodot.

Kuluttajien paremmin Postina tuntema Itella käsittelee jokaisena työpäivänä noin 12 miljoonaa erilaista lähetystä. Aina osa näistä kulkee väärillä, puutteellisilla tai vanhentuneilla osoitteilla.

Postitoiminnan hoitamiseksi Itella pitää osoiterekisteriä, joka lienee yksi tutuimmista rekistereistä. Siihen on tallennettu jokaisen suomalaisen perustietojen lisäksi osoitetiedot ja kasvavassa määrin myös puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja muita yhteystietoja, joita tarvitaan sähköisten ja fyysisten viestinvälityspalvelujen toteuttamisessa.

Osoiterekisteriä tarvitaan postin kuljettamiseksi oikealle vastaanottajalle. Postipalvelulain mukaan postiyrityksen tulee turvata luottamuksellisen viestin salaisuus. Se tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sitä, että postilähetys on jaettava oikeaan osoitteeseen. Laki määrittelee, mitä tietoja rekisterissä on postitoimintaa varten ja miten tietoja pitää käsitellä.

Muita viestinvälityspalveluita varten Itella ylläpitää tietoja asiakassuhteen perusteella sekä rekisteröityjen suostumuksella.

Netti tietoturvallisin kanava

Koska Itella on yleispalvelun tarjoaja, sillä on oikeus saada väestötietojärjestelmästä henkilötunnukset ja niiden muutokset, tiedot syntyneistä ja kuolleista henkilöistä ja postinsaajien äidinkielestä.

Sen sijaan henkilöiden postiosoitteet, muut yhteystiedot ja niiden muutokset Itella saa suoraan asiakkailtaan. Vuosittain noin 1,3 miljoonaa suomalaista ohjaa postilähetyksiään osoitteenmuutoksilla, edelleenlähettämispalveluilla tai keskeyttämällä postinsa jakelun.

Jotta asiakkaat ohjaisivat vain omia lähetyksiään ja jotta viestinnän luottamuksellisuus voidaan turvata, Itellan on pystyttävä tunnistamaan palvelujensa käyttäjät. Asiakkaat ylläpitävät yhteystietojaan ja ohjaavat lähetyksiään Postin internet-palvelussa, puhelimitse tai muuttoilmoituslomakkeella.

”Netti on tietoturvallisin kanava, sillä käyttäjän henkilöllisyys todetaan Postin antamien omien käyttäjätunnusten tai pankkitunnusten avulla”, Seppo Virtanen Itellan Yhteystietopalveluista sanoo. Yksikkö vastaa muun muassa postiosoiterekisteristä, yrityksille ja kuluttajille tarjottavista lähetysten ohjaamiseen liittyvistä palvelusta.

Se on noussut myös suosituimmaksi palvelukanavaksi perinteisen paperinen muuttoilmoituslomakkeen rinnalle. Puhelimitse Postin kanssa asioi viidesosa asiakkaista.

Toisen henkilön osoitetietojen muuttaminen ja postin ohjaaminen ilman asianmukaista valtuutusta on rikos, jonka Itella ilmoittaa aina poliisille. Tällaisia identiteettivarkauksia on erittäin vähän, ja syylliset jäävät säännönmukaisesti kiinni. Tekijä paljastuu väistämättä hyvin nopeasti ja löytyy aina siitä postiosoitteesta, johon posti on laittomasti ohjattu.

Rekisterissä vuosikymmenen osoitteet

Itellan osoiterekisteri sisältää henkilön kaikki entiset, nykyiset ja voimaantulevat, rinnakkaiset, vakituiset ja tilapäiset postiosoitteet ja henkilön Itellalle ilmoittamat postilähetysten ohjaustiedot, joiden avulla postilähetykset ohjataan henkilön kulloinkin haluamaan osoitteeseen.

”Osoiterekisterissä on jokaisen suomalaisen osoitehistoria enimmillään kymmenen vuoden takaa. Osoitehistorian avulla selvitetään, mihin asiakkaat haluavat ohjata vanhoilla osoitteilla lähetetyn postin. Tässä Itellan palvelu eroaa olennaisesti Väestörekisterikeskuksesta ja maistraateista. Itella ylläpitää postiosoitteita ja yhteystietoja. Väestökirjahallinto ylläpitää kotipaikkatietoa, eli asuinosoitetta. Itella kuitenkin kerää osoitteenmuutospalvelujensa yhteydessä maistraateille ja väestörekisterille kotikuntalain mukaisia muuttoilmoituksia.”, Seppo Virtanen kuvailee.

Maistraatille ilmoitettu asuinosoite välittyy vain niille lähettäjille, jotka ostavat Väestörekisterikeskukselta osoitteita. Asuinosoite ei myöskään ole sama kuin postiosoite, kun asiakkaat haluavat postilähetykset esimerkiksi kakkosasunnon, työkomennuksen, ulkomaan oleskelun tai muun vastaavan syyn takia jonnekin muualle kuin asuinosoitteeseen eli kotipaikkaansa.

Osoitteita ei myydä markkinointiin

Kansalaiset eivät myöskään välttämättä tiedä, että Itellan pitämillä postiosoitteilla ei ole vaikutusta kansalaisten oikeuksiin tai velvollisuuksiin toisin kuin Väestörekisterikeskuksen ylläpitämillä asuinosoitteilla. Kotipaikka ratkaisee muun muassa verotuskunnan.

Toisin kuin Väestörekisterikeskus, Itella ei myy osoitteita suoramarkkinointiin, Seppo Virtanen painottaa. Itella vain korjaa lähettäjillä olevia vanhoja postiosoitteita ja yhteystietoja välittämällä niille henkilöiden ilmoittamia yhteystietojen muutoksia.

Jokainen Itellan työntekijä on velvollinen tarkasti noudattamaan tietosuojasta annettuja ohjeita. Osoite- ja muihinkin rekistereihin on pääsy vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja omassa työssään.

”Esimerkiksi osoiterekisteriin on pääsy vain parillasadalla henkilöllä kaikkiaan noin 25 000 työntekijästämme. Postitoimintaan on perinteisesti kuulunut luotettavuus ja se, ettei mitään tietoja lähetyksistä tai asiakkaista pääse ulkopuolisille. Tämä perinne elää edelleen nykyisessä Itellassakin. Jokaiselle uudelle työntekijälle annetaan koulutusta, johon liittyvät aina myös tietosuojakysymykset.”

Osoiteselvitystä pyritään lisäksi automatisoimaan. Parhaillaan uudistetaan kirjelajittelukoneita. Jatkossa yhä suurempi osa osoitehallinnasta voidaan tehdä automaattisesti. Tämä parantaa tietosuojaa, kun tietojen käsittelijöitä on vähemmän.

Posti kulkee myös sähköisesti

Yhä suurempi osa viesteistä kulkee kokonaan sähköisesti. Tavallinenkin kuluttaja voi jo vastaanottaa tärkeät kirjelähetyksensä postilaatikon tai -luukun sijaan Postin sähköiseen palveluun.

Tietoturva on ensiarvoisen tärkeää myös sähköisessä viestinvälityksessä. Itella noudattaa tietojen käsittelyssä henkilötietolain mukaisia säännöksiä. Samaan tapaan kuin perinteisessä kirjeliikenteessä, sähköisten viestien on mentävä ehdottomasti oikealle vastaanottajalle.

Yhä enemmän sähköisesti kulkee hyvinkin henkilökohtaisia tietoja, kuten raha-asioihin tai terveyteen liittyviä tietoja. Siksi vastaanottajan sähköisten yhteystietojen on oltava aina ajan tasalla ja eri vastaanottajat selvästi erotettavissa toisistaan.

---

[KIRJOITTAJA]

Mika Heijari toimii Itella-konsernin viestintäpäällikkönä.

Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.