Tulostusversio

4/2008

Tietosuojavaltuutetun kannanotto: Automaattinen soitonavustusjärjestelmä suoramarkkinoinnissa

Yritys tiedusteli, onko seuraavanlainen suoramarkkinointi sallittua: puhelimeen vastattuaan henkilö kuulee ensin automaattisen nauhoitteen. Puhelinmyyjä alkaa keskustella henkilön kanssa vasta nauhoitteen jälkeen.

Suoramarkkinointiin käytettäisiin eräänlaista automaattisen soittojärjestelmän ja henkilökohtaisen soiton yhdistelmää. Järjestelmä soittaisi henkilöille automaattisesti. Saatuaan tavoitellun henkilön kiinni automaattiviesti pyytää vastaajaa odottamaan linjalla hetken, kunnes asiakaspalvelijalla on aikaa vastata puheluun henkilökohtaisesti. Odotusajat olisivat korkeintaan joitain sekunteja.

Voidaanko automaattista soitonavustusjärjestelmää pitää sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 §:n tarkoittamana automatisoituna soittojärjestelmänä?

Soittolistan käsittely ja rekisterinpito

Puhelinmyyntiyrityksellä on lista sellaisten ihmisten puhelinnumeroista, jotka eivät vielä toistaiseksi ole puhelinmyyntiyrityksen asiakasyrityksen asiakkaita.

Henkilötietoja sisältävän soittolistan käsittelyssä tulee ottaa huomioon henkilötietolain asettamat vaatimukset. Tämä merkitsee ensinnäkin sitä, että soittolistan muodostamiselle ja käsittelylle tulee olla peruste. Soittolistan muodostaminen voi tapahtua esimerkiksi henkilötietolain 19 §:ssä säädetyin edellytyksin tai rekisteröityjen suostumusten perusteella (henkilötietolain 8.1.1. §).

Huomioon tulee ottaa se, että mahdollisia henkilötietolain 30 §:n nojalla ilmoitettuja suoramarkkinointikieltoja noudatetaan ja informointivelvoitteesta huolehditaan henkilötietolain 24 §:n edellyttämällä tavalla.

Olennaista on myös se, onko puhelinmyyntiyritys soittolistan rekisterinpitäjä vai toimiiko se asiakasyrityksen toimeksisaajana, jolloin asiakasyritys on rekisterinpitäjä.

Henkilötietolain asettamien velvoitteiden täyttäminen kuuluu pääsääntöisesti rekisterinpitäjän tehtäviin. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty.

Henkilötietolaki mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisen esimerkiksi siten, että rekisterinpitäjä antaa suoramarkkinointitarkoituksessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevan toimeksiannon toiselle yritykselle.

Toimeksiantaja on henkilötietojen käsittelyä koskevassa toimeksiantosuhteessa rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä käyttää määräysvaltaa rekisteriin ja vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietolain asettamien velvoitteiden täyttämisestä henkilötietojen käsittelyssä. Toimeksisaajan vastuut ja tehtävät määräytyvät pitkälti sopimusvastuuna.

Henkilötietolain 36 §:n mukaan rekisterinpitäjän tulee tehdä tietosuojavaltuutetulle rekisteri-ilmoitus henkilötietolain 19 §:n nojalla perustetuista suoramarkkinointirekistereistä sekä henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisesta. Toimintailmoituksen tekemiseen on puolestaan velvollisuus sillä, joka hoitaa toisen lukuun tietojenkäsittelytehtäviä ja tässä toiminnassa käyttää tai käsittelee henkilörekistereitä ja niissä olevia tietoja.

Lisätietoja henkilötietolain mukaisesta ilmoitusvelvollisuudesta on saatavissa tietosuojavaltuutetun toimiston oppaasta.

Automatisoidut soittojärjestelmät

Sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 §:n 1. kohdan mukaan muun muassa automatisoitujen soittojärjestelmien avulla toteutettua suoramarkkinointia saa kohdistaa vain sellaisiin yksityishenkilöihin, jotka ovat antaneet siihen ennalta suostumuksensa.

Sähköisen viestinnän tietosuojalakia koskevassa hallituksen esityksessä (125/2003) todetaan edellä mainitusta lainkohdasta muun muassa seuraavaa:

Automatisoidulla soittojärjestelmällä tarkoitetaan sellaista järjestelmää, joka ottaa yhteydet vastaanottajaan automaattisesti ilman, että luonnollinen henkilö suorittaa yhteydenottoa. Tällaisia automaattisia järjestelmiä, jotka monesti koetaan haitallisiksi, on mahdollista käyttää niin, että järjestelmä satunnaisesti valitsee tietyillä otantaperusteilla suuresta joukosta yhteystietoja ja lähettää näille suoramarkkinointia. Automatisoidut soittojärjestelmät ovat mahdollisia muun muassa puhelinjärjestelmissä. Momentin mukaan tällaista markkinointia ei saa suorittaa, ellei varsinainen markkinointityö tapahdu luonnollisen henkilön tekemänä.

Ehdotettu momentti ei siten kiellä sellaisten esimerkiksi suoramarkkinointia helpottavien automaattisten järjestelmien käyttöä, joiden tarkoituksena on helpottaa markkinointityön aloittaminen. Tällöin kuitenkin itse markkinoinnin on tapahduttava luonnollisen henkilön suorittamana, joten esimerkiksi yhteydenotto puhelimitse voi tapahtua käyttämällä automaattista numerovalintaa, mutta markkinoinnin on puhelun vastaanoton jälkeen tapahduttava luonnollisen henkilön suorittamana, eikä automaatin välityksellä.

Jos automaattisen soittojärjestelmän ja henkilökohtaisen soiton yhdistelmää olisi tarkoitus käyttää suoramarkkinoinnin kohdistamiseen yksityishenkilöille, se edellyttäisi vastaanottajien siihen ennalta antamaa suostumusta. Kyseessä siis on sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 §:n 1. kohdan tarkoittaman automatisoidun soittojärjestelmän avulla toteutettu suoramarkkinointi.

Arvio perustuu siihen, että puhelujen nimenomaisena tarkoituksena on suoramarkkinoinnin harjoittaminen, johon liittyvä viestintä tapahtuisi puhelun vastaanottamisen jälkeen myös automaatin välityksellä (ei siis yksinomaan luonnollisen henkilön suorittamana).

Vaikka automaattiviesti vain pyytäisi puhelimeen vastannutta henkilöä odottamaan hetken, tämäkin viestintä tapahtuisi suoramarkkinoinnin tarkoituksessa ja olisi siten katsottava markkinoinniksi.

Automaattisen soittojärjestelmän ja henkilökohtaisen soiton yhdistelmä loisi jo varsinaisen yhteyden suoramarkkinoinnin harjoittajan ja vastaanottajan välille eikä siinä siis olisi kyse vain pelkästä yhteydenottoa avustavasta järjestelmästä.

Sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 §:n 1.kohdan tarkoittaman automatisoidun soittojärjestelmän käytölle annettavan suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu.

Suoramarkkinoinnissa on otettava huomioon myös kuluttajansuojalaki, joka sisältää markkinoinnin tunnistettavuutta koskevan säännöksen. Kuluttajansuojalain noudattamisen valvonta kuuluu Kuluttajaviraston/kuluttaja-asiamiehen tehtäviin. Tarvittaessa yrityksen tuleekin kääntyä Kuluttajaviraston puoleen saadakseen arvion suunnitellun markkinoinnin tunnistettavuuden vaatimuksista.

Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.