Tulostusversio

2/2009

Tietosuojavaltuutetun kannanotto: Ulkopuolinen laadunarviointi eli ns. Mystery Shopping

Tietosuojavaltuutetun toimistoon on tullut vireille tapaus, joissa työnantaja on käyttänyt ulkopuolista laadunarvioijaa eli ns. Mystery Shopping -menetelmää.

Mystery Shoppingia käytetään enenevässä määrin osto- ja palvelutilanteiden havainnoimisessa ja kehittämisessä. Siinä ulkopuolinen laaduntarkkailija testaa palvelun tasoa, myyjän asiantuntemusta, myyntityötä yms. asiakkaana esiintyen. Kun menetelmässä käytetään ulkopuolista laaduntarkkailijaa, työnantajan lukuun toimiva henkilö arvio palvelun laatua työntekijän tietämättä.

Tietosuojavaltuutetun vastaus

Tietosuojavaltuutetun kannan mukaan laadunarviointi on sinänsä asiallisesti perusteltua työnantajan näkökulmasta. Työnantajalla voi olla tarve tutkia palvelun laatua toimintansa kehittämiseksi tai esimerkiksi työntekijän koulutustarpeen arvioimiseksi. Mystery Shoppingiin liittyy kuitenkin työntekijän oikeuksiin liittyviä haasteita muiden muassa tietojen suojauksen ja työntekijän informoinnin kannalta.

Työntekijän oikeuksia suojaavat henkilötietolaki ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettu laki. Ulkopuolisen laaduntarkkailijan palveluja käyttäneen työnantajan tuleekin muistaa, että jos tässä yhteydessä saatuja tietoja käytetään, tulevat noudatettavaksi kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset edellytykset.

Työelämän tietosuojasta annetun lain 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai johtuvat työtehtävien erityisluonteesta.

Henkilötietolain 6 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi.

Asiaa arvioitaessa on myös erityisesti huomioitava työelämän tietosuojalain 4 §, jonka mukaan työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Pykälän toisen momentin mukaan työntekijältä on hankittava suostumus, kun työnantajan kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään. (Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, tai kun työnantaja hankkii henkilöluotto- tai rikosrekisteritietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi.)

Mystery Shoppingin käyttö vaikuttaisi yleisellä tasolla hyväksyttävältä. Siinä kuitenkin kerätään tietoja yksittäisen työntekijän asiakaspalvelutaidoista, käytöksestä, asiantuntevuudesta yms. Työntekijä ei ole tietoinen siitä, että häntä arvioidaan ja hänestä kerätään tietoa.

Työelämän tietosuojalain kannalta on olennaista, että jos yksittäistä työntekijää koskevia päätöksiä tehdään mystery shoppingin perusteella, työntekijä on tietoinen häntä koskevasta päätöksenteosta. Työntekijän tulee olla itse mukana päätöksenteossa ja tunnistaa tilanne, jota päätöksenteko koskee. Jotta työntekijä tulisi informoiduksi työelämän tietosuojalain 4.2 §:n mukaisesti, tulee työnantajan esimerkiksi ilmoittaa työntekijöille etukäteen, että ulkopuolinen laadunarvioija tulee vierailemaan liikkeessä jollakin tietyllä aikavälillä.

Työnantajan on huolehdittava kerättyjen tietojen säilyttämisestä henkilötietolain vaatimusten mukaisesti. Henkilötietolain 32 §:n mukaan rekisterinpitäjän on toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Henkilötietolain 32 §:n mukaista ei ole esimerkiksi pitää työpaikan seinällä arviointilomaketta, jossa henkilötiedot ovat kenen tahansa nähtävissä eikä työnantaja ei pysty kontrolloimaan sitä, ketkä ovat luovutuksensaajia tai sitä, ketkä tietoja käsittelevät.

Laaduntarkastajien rekrytointi

Toisessa tietosuojavaltuutetun toimistoon vireille tulleessa tapauksessa on käynyt ilmi, että Mystery Shoppingin käyttöön rekrytoitavista laaduntarkastajista on saatettu kerätä hyvinkin laajasti tietoa ilmeisesti kansainvälisen tavan mukaisesti.

Työelämän tietosuojalain 3 §:ssä määritellään ns. tarpeellisuusvaatimus. Työnantaja saa käsitellä siis vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella.

Tämä tarkoittaa siis sitä, että työnantaja ei saa kerätä työntekijästä tarpeetonta tietoa, vaikka työntekijä suostuisikin tiedon käsittelyyn. Erityisesti esimerkiksi perhesuhteiden, tulotason ja vapaa-ajan käytöstä kysymistä tulee arvioida tarpeellisuusvaatimus huomioiden kriittisesti.

Sovellettavat säännökset

Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.