Tulostusversio

3/2008

Kunnan julkiset ja salaiset tiedot

Teksti: Taisto Ahvenainen

Salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen käsittelyyn tulisi kunnissa ottaa tarkempi ote.

Kunnallishallinnon kohu-uutiset eivät koske johtajien kähmintöjä tai mauttomia tekstiviestejä, vaan virheellisiä tai vääriksi koettuja ratkaisuja. Joskus kyse on salaisuuksien julkistamisesta ja julkisten tietojen panttaamisesta luvatta.   

Selvä virhe on, kun toimeentulotuen saajan nimi löytyi kunnan verkkosivuilta. Sivuilta on löytynyt tietoja ihmisten työttömyydestä, sairausajoista, pankkitilin numeroista ja yksityiselämästä.

Joskus ihmisten salaisia yksityiselämän tietoja on löytynyt viraston muuttolaatikoista, siivouskomerosta ja pukuhuoneesta. Joku oli löytänyt sosiaalihuollon asiakassalaisuuksia sisältäviä asiakirjoja myös korttelin roskalaatikosta.

Onpa käynyt niinkin, että kunnan viranhaltija sai samana vuonna tiedonjulkistamispalkinnon ja tuomion julkisen tiedon panttaamisesta.

Myös oikeudet ja lainvalvontaviranomaiset ovat välillä keskenään eri mieltä. Virheitä pitää välttää, mutta joskus vain on mahdotonta tietää, mikä on oikein.

Henkilötietoja julkistetaan rajoitetusti

Perustuslain yksityiselämän suoja voittaa julkisuuden ja sananvapauden myös julkisten henkilötietojen käsittelyssä.

Yksityishenkilöt saavat kunnan rekistereistä julkisia henkilötietoja tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiinsa. Tiedotusvälineille niitä annetaan toimituksellisiin tarkoituksiin eikä niiden julkaisemista saa rajoittaa. Viranomaiset saavat käyttää henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisissä tehtävissään.

Viranomaisen henkilörekisteristä ei aina saa julkisiakaan henkilötietoja rajoituksitta mihin tahansa tarkoitukseen. Esimerkiksi suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten henkilörekisteristä saa tietoja lähinnä rekisteröidyn suostumuksella.

Henkilötietojen käyttötarkoituksesta on tietopyynnön yhteydessä pyydettävä selvitystä. Luovutettuja henkilötietoja saa käyttää vain pyydettyyn tarkoitukseen, mistä on syytä tehdä merkintä tiedon pyytäjälle luovutettuun asiakirjaan.

Nettitiedon käyttöä ei voi hallita

Internet on sähköistä viestintää, ja henkilötiedon laittaminen internetiin on tiedon sähköistä luovuttamista. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat on aina käytävä läpi myös ennen niiden laittamista sisäiseen verkkoon.

Henkilörekisteriä ei saa laittaa internetiin ilman asianomaisten lupaa tai henkilötietolain sallimaa perustetta. Pääperuste kiellolle on, ettei internetin tietojen käyttöä voi etukäteen tarkistaa eikä rajoittaa vain sallittuihin tarkoituksiin, joten kuka tahansa voi imuroida sieltä tietoja, missä tahansa ja mihin tahansa tarkoitukseen. Myös valokuvista tai tunnistettavia henkilöitä sisältävistä kameravalvonnan nauhoista voi syntyä henkilörekisteri eikä niitä pidä laittaa avoimeen verkkoon. 

Pääsääntö on, ettei tietoja yksityishenkilöistä ja -asioista laiteta verkkoon, vaikka tiedot olisivat julkisia. Esimerkiksi yksityishenkilön vahingonkorvaushakemuksessa ja korvauspäätöksessä voi olla yksityiselämän salaisuuksia eikä niitä pidä laittaa internetiin. 

Viran haku, hakemukset ja virkavalinnat eivät ole yksityisasioita. Niistä voi kertoa myös internetin välityksellä. Kuitenkin Kuntaliitto suosittelee, ettei esimerkiksi henkilörekisterin kaltaisia hakijayhteenvetoja ja ansiovertailuja laiteta kunnan nettisivuille eikä postiteta pyytämättä viran hakijoille. Jokainen voi saada niistä pyynnöstä kopiot. Kunta ei saa periä kopiomaksuista arvonlisäveroa.

Sopimukset, kaavoitusasiat, budjettiehdotukset ym. asiat ovat tyypillisiä julkisia ja julkistettavia päätöksiä pöytäkirjan allekirjoituksen ja tarkastuksen jälkeen. Kun julkiset päätökset laitetaan kuntalain tai julkipanomenettelyä koskevien säännösten mukaisesti kunnan ilmoitustaululle yleisesti nähtäväksi, niistä ei tarvitse poistaa henkilötietoja lukuun ottamatta henkilötunnuksia ja yhteystietoja.

Kunnan kokousasiakirjat henkilötietoineen eivät muodosta henkilörekisteriä ja ne voi laittaa kunnan verkkosivuille – ei kuitenkaan automaattisesti sellaisenaan. Harvemmin tiedottamisintressi edellyttää, että esimerkiksi yksityishenkilöiden nimet ja yhteystiedot julkistetaan internetissä. Henkilörekisterimuotoisia luetteloja ja kortistoja ei pidä panna internetiin.

Henkilötiedot on hyvä poistaa netistä, kun tiedottamisintressiä ei enää ole – viimeistään ainakin vuoden kuluttua. Myös asianomaisen henkilön pyyntö on hyvä peruste poistamiselle.

Salaisuudet pois pöytäkirjoista

Salassa pidettäviä tietoja ei saa laittaa yleisesti nähtäväksi, internetsivuille, sisäiseen verkkoon eikä kahvion seinälle. Sama koskee henkilötunnuksia. Työvuoro- ja vuosilomalistat voi laittaa vain sisäiseen verkkoon.

Salassa pidettävien tietojen sekä nimien ja muiden henkilötietojen laittamista esityslistaan ja pöytäkirjaan on aina syytä harkita. Jos laittaa salaisuudet ja henkilön tunnistetiedot listan liitteisiin, pöytäkirjan ilman liitteitä voi julkistaa sellaisenaan.

Julkisuuslaissa on 32-kohtainen luettelo yleisimmistä salassapitoperusteista. Esimerkiksi kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon sekä työhallinnon asiakastiedot, oppilaan oppilashuoltoa sekä hänen ja hänen perheensä ja jokaisen muunkin henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot ovat aina salassa pidettäviä. 

Työntekijän sairaus- tai äitiysloman tai muun vastaavan poissaolon perusteita ei saa julkistaa. Jokaisen perhe-elämä, perhesuhteet ja elintavat samoin kuin yksityiselämän piirissä esitetyt mielipiteet ovat salaisia.

Koti- ja kesälomajuopottelut ovat lähinnä yksityiselämän elintapasalaisuuksia, mutta tieto virka-aikana tapahtuneesta kännäilystä on julkinen. Kun humalainen päällikkö kähmi alaistaan joulujuhlissa, tieto tästä ei ollut yksityiselämän salaisuus.

Ihmisten palkat ja muut tulot, varallisuus ja muu taloudellinen asema ovat salaisia. Kunnan ja valtion työntekijöiden palkat, lisät ja korotukset ovat nettopalkkaa ja palkkaan liittyvää henkilöarviointia lukuun ottamatta julkisia. Palkkalistoja tai yksittäistä palkkatietoa ei pidä laittaa verkkoon, vaikka ”isojen” johtajien palkkatiedoilla on yleistä mielenkiintoa. Eläkkeiden euromäärät ovat aina salaisia. Tieto siitä, että henkilö saa esimerkiksi työkyvyttömyyseläkettä on salainen, mutta tieto tavallisesta vanhuuseläkkeestä on julkinen.

Jokaisen yhdistys- ja muu harrastustoiminta ovat salassa pidettäviä tietoja. Salaisia ovat myös yksityishenkilön, työntekijän ja työnhakijan puoluekanta ja jäsenyys ammatti- tai muussa yhdistyksessä. Luottamushenkilön tai ehdokkaan puoluekanta ei ole salainen. Virkavaalissa pakollinen ansiovertailu on julkinen, mutta testit ja henkilöarviointi ovat salaisia. Virkamiehen matkalaskut, juoma- ja ruokalaskut mukaan lukien, ovat julkisia.  

Hankinnan hinta ei ole yrityksen liikesalaisuus, mutta esimerkiksi yrityksen tekninen oivallus tai vastaava tietotaito on.

Myös työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sananvapaus

Asioiden käsittelyä kunnissa ei ole säädetty julkiseksi. Valtuuston kokoukset ovat julkisia, muiden toimielinten vain, jos toimielin niin päättää. Salassa pidettävät asiat käsitellään aina suljetussa kokouksessa. Ehdotukset, kannatukset, äänestykset, eriävät mielipiteet ja päätökset liiteasiakirjoineen (paitsi salaisuudet) ovat allekirjoitetun pöytäkirjan osina aina julkisia.

Oikeusoppineet ovat pitäneet sananvapauden ja julkisuusperiaatteen kannalta ongelmallisena, jos luottamushenkilö ei saa puhua julkisuudessa suljetun kokouksen keskusteluista. Suljetun kokouksen keskusteluja ei ole säädetty julkisiksi eikä salaisiksi.

Kun kokous on säädetty suljetuksi, sillä turvataan mahdollisuus luottamuksellisiin keskusteluihin. Luottamuksellisuudesta ei ole nimenomaista säännöstä. Kuntalaki edellyttää luottamushenkilön toimivan ”arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla”.

Luottamuksellisuudesta ja käyttäytymisnormista voi johtaa seuraavan eettisen periaatteen tai toimintaohjeen: Jokaisella on oikeus käydä kokouksessa käsitellyistä asioista avointa julkista keskustelua ja esittää samalla omat kantansa, mutta ei ole oikein repostella julkisesti muiden jäsenten suljetussa kokouksessa esittämiä mielipiteitä.

Jokaiselle työntekijälle ja luottamushenkilölle on perusoikeutena turvattu sanan- ja mielipiteenvapaus, jota kunta ei saa rajoittaa. Luottamushenkilöiden toimintavapautta vahvistaa vielä se, etteivät he ole kunnan käsky- tai johtovallan alaisia. Toimielin ei saa rajoittaa luottamushenkilöiden sananvapautta esimerkiksi suljetun kokouksen keskustelujen julkistamista koskevilla kielloilla.

Kuvaamisessa sananvapaus korostuu

Tiedotusvälineiden tehtävänä on tiedottaa, valvoa ja kritisoida. Sananvapaus on tiedotusvälineiden elinehto. Tämä unohtui eduskunnan virkamieheltä, kun se antoi TV-toimittajalle porttikiellon eduskuntaan, kun hänen työtapansa ilmeisesti ärsyttivät.

Eräs valtuusto ”uhkasi” lopettaa kunnan ilmoitukset lehdessä, jollei lehdessä vastedes kirjoiteta kunnasta myönteisiä juttuja vähintään tietyn palstamillimetrin verran. Onneksi hallitus oli hereillä eikä pannut lehden sananvapautta loukkaavaa päätöstä täytäntöön.

Eräs kunnanjohtaja taas suivaantui kuntaa kritisoivista lehtijutuista ja vaati toimittajaa yhteisen edun nimissä kirjoittamaan kunnasta myönteisiä juttuja. Kunnanjohtaja ilmoitti toimittajalle, ettei anna enää haastatteluja ja sanoi kieltävänsä haastattelut myös muilta viranhaltijoilta. Pyrkimys vaikuttaa lehden sisältöön oli tiedotusvälineiden sananvapauden rajoittamista. Haastattelukielto loukkasi tiedotusvälineiden tasapuolista kohtelua.

Valtuuston ja muunkin julkisen kokouksen puheet saa nauhoittaa ja osallistujat kuvata, kun ei häiritse kokouksen kulkua. Eräs kunnan työntekijä ei ollut itse läsnä sisäisissä palavereissa, mutta nauhoitti niitä salaa ja julkisti nauhoitukset. Selvästi virkavelvollisuuden vastaisesta menettelystä voi seurata myös salakuuntelutuomio.

Tiedotusvälineiden sananvapaus valokuvaamisessa saattaa voittaa yksityisyyden suojan. Eräs lehtikuvaaja kuvasi terveyskeskuksen odotustiloissa. Kuvaajaa ei voitu kieltää kuvaamasta yleisölle avoimissa tiloissa, vaikka jo tieto siitä, että henkilö on terveydenhuollon potilaana, on salassa pidettävä. Kuvaamiseen ei voitu myöskään vaatia ennakkoluvan hakemista.

Terveyskeskuksen, sosiaalitoimiston tai vastaavan salassapitosuojan saavien asiakkaiden kuvaaminen avoimessa odotustilassa ilman asiakkaiden lupaa voi silti loukata heidän yksityisyydensuojaansa.

Jos halutaan kuvata muussa kuin yleisölle avoimessa tilassa, jossa asiointi ja toiminta ovat salassapitosuojan piirissä, kuvaamiseen on saatava yksikön ja aina myös asiakkaan tai hänen edustajansa lupa. Tällaisia tiloja ovat esimerkiksi päivä- ja vanhainkodit.  

Asiakas saa nauhoittaa ja kuvata viranomaisen kanssa käymänsä keskustelut. Viranomaisen on kuitenkin kerrottava asiakkaalle etukäteen nauhoittamisesta tai kuvaamisesta. Viranomainen saa nauhoittaa puheluja, jos se on toiminnan kannalta tarpeellista.

Nauhoitusten ja muiden tallenteiden käyttöä – tietosisällöstä riippuen – rajoittavat muun muassa yksityiselämän ja luottamuksellisen viestin suojaa sekä henkilötietojen käsittelyä ja salassapitoa koskevat säännökset. Esimerkiksi puhelinsalaisuus turvaa jokaista keskusteluun osallistuvaa, mikä voi rajoittaa luvallisen nauhoituksen käyttöä.

Asiakas voi asioida viranomaisen kanssa faksilla ja sähköpostitse, mutta tietosuojasyistä johtuen viranomainen ei ilmeisesti voi luovuttaa tällä tavoin asiakkaalle salaista tietoa edes hänen pyynnöstään.

Luottamushenkilöillä oikeus salaiseen tietoon

Kunnan hallinto- tai muussa säännöissä on määräykset kokouskutsujen ja esityslistojen lähettämisestä toimielinten jäsenille ja muille läsnäoloon oikeutetuille. Jokaista sitoo vaitiolovelvollisuus, heille voidaan lähettää salassa pidettävät asiakirjat ja jokainen saa osallistua myös salassa pidettävien asioiden käsittelyyn. Toimielinkohtaisesti päätetään, kenelle muille esityslistat ja kokousasiakirjat salassa pitoa koskevin rajoituksin lähetetään.

Kunnan säännöissä on määräykset tieto- ja kopiopyynnöissä päätösvaltaa käyttävistä viranomaisista. Kuntaliitto on suosittanut, että kunnissa päätetään myös, missä paikoissa kokousasiakirjoja on nähtävänä, ketkä tiedottavat ja antavat niistä tietoja ja miten niitä laitetaan verkkoon.

Toimielinkohtaisesti on syytä käydä läpi ja arvioida myös henkilötietojen suojaan ja salassapitoon liittyviä asioita sekä myös tarve toimielimen jäsenen salassapitovelvollisuutta korostavan vaitiolositoumuksen käytölle. Salassa pidettäviä tietoja sisältäviin asiakirjoihin voi tehdä salassapitomerkinnät, mutta merkinnät eivät koskaan tee julkisesta salaista.

Toimielimen jäsenillä on käytännössä tietojensaantioikeus sellaisiin salassa pidettäviin tietoihin, joita he tarvitsevat käsittelyssä olevassa tai käsittelyyn tulevassa asiassa. Sivullisista lähinnä oikeudelle sekä muutoksenhaku- ja lainvalvontaviranomaisille on annettava tämän pyytämät salassa pidettävät asiakirjat ja tiedot.

Toimielimellä ja esimiehillä on valvonta- ja johtovastuu sekä tämän perusteella tietojensaantioikeus salassa pidettäviin tietoihin. Tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on omissa tehtävissään kunnassa ”rajaton” tietojensaantioikeus. Yksittäisellä jäsenellä on samanlainen tietojensaantioikeus kuin muiden lautakuntien jäsenillä.

Ei asiakirjoja roskalaatikoihin

Kunnan kokous- ja muut asiakirjat on säilytettävä ja hävitettävä asianmukaisesti. Niistä ei saa muodostaa kotiarkistoja. Kokous- ja muut asiakirjat on syytä jättää kokouksen jälkeen kuntaan tai palauttaa kunnanvirastoon asianmukaisesti hävitettäväksi.

Salassa pidettäviä tai muitakaan asiakirjoja ei saa säilyttää tai hävittää siten, että ne voivat joutua sivullisten käsiin. Myös perheenjäsenet ja muut läheiset henkilöt ovat tässä mielessä sivullisia.

Liian monet ”viranomaisdokumentit” joutaisivat suoraan roskiin. Avoimet roskalaatikot eivät silti sovi viranomaisasiakirjojen hävittämispisteiksi.

-----

[KIRJOITTAJA]

Taisto Ahvenainen työskentelee johtavana lakimiehenä Kuntaliitossa.

Lue myös

Kunnat: PARAS nostaa tietosuojahaasteet esille »
Kunnat: Mikä PARAS? »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.