Tulostusversio

4/2009

Sähköiset kokoukset tulevat kuntiin

Teksti: Johanna Vuori

Sähköisten kokousasiakirjojen käyttö kunnissa herättää kysymyksiä esimerkiksi salassapidosta, tunnistettavuudesta ja tietojen käsittelystä.

Useimpien kuntien verkkosivuilla julkaistaan toimielinten kokousten esityslistat ja pöytäkirjat julkisilta osiltaan.

Nyt kunnat ovat ottamassa askeleen eteenpäin siirtämällä ei-julkisetkin kokousasiakirjat sähköiseen muotoon. Tämä tarkoittaa, että luottamuselinten jäsenet kirjautuvat erilliseen verkkopalveluun, missä he pääsevät lukemaan myös ei-julkisia asiakirjoja sähköisesti.

Tietoturvallisuuden merkitys kasvaa, kun osin salassa pidettävää aineistoa siirretään verkkoon, vaikkakin vain määriteltyjen käyttäjien saataville.

Suomen Kuntaliiton erityisasiamies Tero Tynin arvion mukaan luottamuselinten asiakirjojen verkkoon siirtämisessä on hyvin monenlaisia käytäntöjä.

"Lähes kaikissa kunnissa asiakirjat, esityslistat ja päätökset julkaistaan www-sivuilla. Osa asiakirjoista sisältää henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja, joiden julkaisemisesta Kuntaliitto on antanut ohjeen."

Kunnallisten luottamuselinten esityslistat ovat julkisia asiakirjoja ja usein julkisesti nähtävillä kunnan verkkosivuilla, mutta yleensä ilman liitteitä.

"Jos esityslistoilla on salassa pidettäviä tietoja, ne pyritään yleensä sijoittamaan liitteisiin, joita ei julkaista www-sivuilla", Tyni täsmentää.

Vain luottamushenkilöille tarkoitettuihin verkkopalveluihin kirjaudutaan erikseen. Kuntaliitosta ei ole tunnistautumismenetelmästä annettu ohjetta. Yleisin käytäntö näissä on Tynin mukaan käyttäjätunnus-salasana-tunnistautuminen.

"Itse en kuitenkaan luottaisi - enkä usko kunnissakaan luotettavan - tähän tunnistautumismenetelmään niin paljon, että laittaisin arkaluonteisia tietoja tämänkaltaisen menetelmän taakse."

Vantaalla valtuustopaperit verkossa

Luottamushenkilöiden oma verkkopalvelu on otettu käyttöön muun muassa Vantaalla, missä kaupunginvaltuuston kokouspaperit on siirretty ekstranetiin. Kaikki lautakunnat ja niiden jaostot siirtyvät kokonaisuudessaan sähköisiin kokouskäytäntöihin ensi vuonna.

Verkkosuunnittelija Henry Lindfors kertoo, että lähtökohtaisesti luottamushenkilöillä on pääsy kaikkiin asiakirjoihin, jotka ekstranetiin on laitettu.

Lindforsin mukaan täysin salassa pidettäviä asioita eli esimerkiksi sosiaali- ja terveyslautakunnan jaoston asiakirjoja ei toistaiseksi ole viety ekstranetiin.

”Osa salassa pidettävistä asiakirjoista jaetaan kokouksissa ja kerätään kokouksissa myös pois tai sitten niitä vain näytetään kokouksissa.”

”Tarvittaessa luodaan rajattuja sivustoja, julkisen sivuston lisäksi, joihin on pääsy vain kyseessä olevan toimielimen kokouksiin osallistuvilla henkilöillä. Tällä hetkellä tällaiset sivustot on esimerkiksi kaupunginvaltuustolla ja -hallituksella”, Lindfors sanoo.

Toistaiseksi ekstranetissä oleva aineisto on julkista. On kuitenkin mahdollista, että jatkossa sinne tulee salassa pidettävääkin materiaalia. Silloin otetaan käyttöön verkkopankeista tuttu salaustekniikka.

Huomiota opastukseen

Vantaalla on panostettu luottamushenkilöiden opastamiseen sähköisissä kokouskäytännöissä.

”Luottamushenkilöille on annettu kirjalliset yleiset luottamushenkilötehtäviin liittyvät ohjeet ja sähköisiin kokouksiin liittyvät tekniset ja sisällölliset ohjeet. Luottamushenkilöille järjestetään lisäksi koulutuksia. Valtuuston kokouksissa on myös kaksi teknistä tukihenkilöä paikalla. Lisäksi valtuuston sihteerit ovat neuvoneet valtuutettuja. Kokousten ulkopuolella heidän on mahdollista saada teknistä tukea myös puhelimitse”, verkkosuunnittelija Henry Lindfors luettelee.

Myös valtuutetuille annettujen kannettavien tietokoneiden käytöstä on annettu kirjalliset ohjeet. Konetta vastaanottaessaan valtuutetut sitoutuvat allekirjoituksellaan koneen käyttösääntöihin.

Henkilön tunnistaminen ja pääsy ekstranetin käyttäjäksi on Lindforsin mukaan hoidettu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

”Puhelimitse käytävissä teknisissä tukipalveluissa, jotka liittyvät esimerkiksi kirjautumisiin, internet-yhteyksiin tai yleisiin tietokoneeseen liittyviin kysymyksiin ja ongelmiin kysytään soittajan puhelinnumero. Tukipalveluissa on lista kaikkien henkilöiden puhelinnumeroista.”

Lindfors lisää tunnistavansa puhelimessa valtuutetut jo äänestä, koska on ollut tekemisissä heidän kanssaan kokouksissa. Koska ekstranetissä olevat tiedot ovat kuitenkin pääasiassa julkista tietoa, vahvempaa tunnistusta ole ainakaan vielä otettu käyttöön.

”Isommissa kunnissa juridiikka on kunnossa”, vakuuttaa Vantaan kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Jukka Hako.

”Lähtökohtaisesti asiakirjat, joita käsitellään valtuustossa, ovat julkisia. Meillä on erikseen asiakirjat, jotka ovat salaisia ja vain niiden luettavissa, joille ne kuuluvat. Sähköinen asiointi ei sisällöllisesti ole muuttanut mitään. Asiat on käyty meillä hyvin läpi”, Hako kertoo. 

Helsingissä sähköinen kokous suunnitteilla

Helsingin kaupungin hallintojohtaja Eila Ratasvuoren mukaan Helsingin kaupungin valtuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien eli kunnallisten toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat on julkisilta osiltaan viety verkkoon jo 1990-luvulta lähtien.

”Toimintaa aiotaan jatkaa kuitenkin siten, että kun vuonna 2011 otetaan käyttöön uusi asiakirjatuotantosovellus ja uudet asiakirjamallit eli sovellettu täydentyvä esityslista-pöytäkirja, verkossa säilytetään pidempään pöytäkirjoja, joista on poistettu henkilötiedot”, Ratasvuori kertoo.

Luottamushenkilöille toimitettavien paperisten kokousasiakirjojen korvaamista koskevaa uudistushanketta sen sijaan vasta valmistellaan Helsingissä.

”Sähköinen kokousmenettely on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna 2011, jolloin siihen on tarkoitus siirtyä kerralla kaikissa Helsingin kunnallisissa toimielimissä”, Ratasvuori valottaa.

Toimielinten jäsenet käyttävät kannettaviin tietokoneisiin asennettua kokoussovellusta.

”Sen avulla näkee niiden toimielinten esityslistat, joissa on jäsen tai varajäsen. Varajäsen näkee kuitenkin vain julkiset asiat ennen kokousta ja salassa pidettävät asiat vasta, jos osallistuu kokoukseen varsinaisen jäsenen sijasta. Luottamushenkilö voi sovelluksessa myös tehdä omia muistiinpanojaan ja esityksiään, jotka näkyvät vain hänelle itselleen. Hän voi halutessaan julkaista esityksensä muille kokoukseen osallistuville jo ennen kokousta.”

Ratasvuoren mukaan esityslistan salassa pidettävät asiat poistuvat automaattisesti sovelluksesta kokouksen päätyttyä. Julkiset asiat ja luottamushenkilön omat merkinnät poistuvat sovelluksesta muutaman kuukauden kuluttua. Tämän jälkeen luottamushenkilöt voivat tarkastella esityslistan julkisia osia kaupungin verkkosivuilta kuten muutkin kuntalaiset.

Salaisuuksille omat laatikot

Helsingissäkin luottamushenkilöille on järjestetty koulutusta ja annettu kirjalliset ohjeet salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä:

”Salassa pidettävät asiakirjat merkitään selkeästi, ja niissä mainitaan myös salassapidon peruste. Nykyisin salassa pidettäviä paperisia esityslistoja varten on kokoushuoneissa selkeästi merkityt palautuslaatikot. Kokoussovelluksesta salassa pidettävät asiakirjat poistuvat välittömästi kokouksen päätyttyä”, Ratasvuori kertoo.

Luottamushenkilön tunnistamiseen liittyviä menettelyjä ei Helsingissä ole vielä päätetty lopullisesti. Ratasvuoren mukaan tunnistamisessa pyritään kuitenkin mahdollisimman hyvään tietoturvaan käytettävyys huomioiden. Myös tietomurroilta suojautumisen arkkitehtuuri on vielä suunnitteluvaiheessa.

Lue myös

Paperissakin on riskinsä »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.