Tulostusversio

4/2009

Henkilörekisterit: Tiedonkeruu riippuu virasta

Teksti: Anne Korhonen

Kuntatyönantajan toimintaa virantäytössä säätelevät monet lait. Keskeinen vaatimus on tietojen tarpeellisuus avoinna olevan viran kannalta.

Työhönottotilanteessa työnantajalla on tarve kerätä tietoja hakijoista sopivimman henkilön rekrytoimiseksi. Toisaalta yksityiselämän suoja ja henkilötietojen suoja ovat jokaiselle perustuslaissa turvattuja perusoikeuksia.

Työnantajan oikeus käsitellä tietoja on osittain riippuvainen viranhaun vaiheesta. Joitakin henkilötietoja voi kerätä kaikista virkaa hakeneista, kun taas tiettyjä tietoja vain virkasuhteeseen otettavasta henkilöstä.

Kunta on rekisterinpitäjä

Henkilötietolaki sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä sisältävät tärkeimmät henkilötietojen käsittelyä työelämässä koskevat säännökset.

Henkilötietolain mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia ihmistä, hänen ominaisuuksiaan tai elinolojaan koskevia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi. Myös henkilö- ja soveltuvuusarviointien tiedot voivat olla henkilötietoja. Pääsäännön mukaan arkaluonteisten tietojen käsittely on kielletty, mutta kiellosta on lukuisia poikkeuksia.

Kunta on viranhakijoiden tietoja käsitellessään henkilötietolain tarkoittama rekisterinpitäjä, jonka tulee noudattaa laissa säädettyjä henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita. Virantäytön yhteydessä työnantajan on otettava huomioon huolellisuusvelvoite, henkilötietojen käsittelyn suunnitelmallisuus, käyttötarkoitussidonnaisuus, käsittelyn yleiset edellytykset, tietojen virheettömyys- ja tarpeellisuusvaatimus sekä rekisteriselosteen laatimisvelvollisuus.

Vain tarpeellisia tietoja

Keskeinen viranhakijoiden henkilötietojen käsittelyä ohjaava säännös on työelämän tietosuojalain tarpeellisuusvaatimus. Sen mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Vaatimusta sovelletaan myös työhönottotilanteessa ja virkasuhteessa.

Tarpeellisuusvaatimus rajoittaa sitä, millaisia henkilötietoja viranhakijoista voidaan kerätä. Välittömästi virkasuhteen kannalta tarpeellisista tiedoista ei voida esittää mitään yleispätevää luetteloa. Vaatimusta onkin tulkittava yhdessä perustuslain yleisten nimitysperusteiden ja muun lainsäädännön kanssa.

Virantäyttömenettelyn tarkoituksena on valita virkaan kelpoisuusehdot ja muut viranhoidolle asetetut edellytykset parhaiten täyttävä henkilö, joka on taidon, kyvyn ja koetellun kansalaiskunnon perusteella pätevin sekä henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan sopivin. Tämä tarkoitus ohjaa myös kerättävien henkilötietojen tarpeellisuuden arviointia.

Tarpeellisia ovat yleisiin kelpoisuusehtoihin ja erikseen säädettyyn tai kunnan päättämään erityiseen kelpoisuuteen liittyvät selvitykset sekä muut menestyksellisen viranhoidon kannalta relevantit henkilötiedot. Kunnalliseen virkasuhteeseen otettaessa tarpeellisuusarvioinnin lähtökohtana ovat näin ollen virkatehtävät ja niiden asettamat vaatimukset.

Mieluiten suoraan työnhakijalta

Laissa ei ole erikseen määritelty lähteitä, joista työnantaja saa kerätä henkilötietoja. Työelämän tietosuojalain perusteella henkilötietoja tulisi kerätä aina ensisijaisesti viranhakijalta itseltään. Työnantaja voi kuitenkin kerätä tarpeellisia tietoja hakijasta myös muualta kuin häneltä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta, siihen on pääsääntöisesti hankittava viranhakijan suostumus. Tietyin edellytyksin tietoja on oikeus hankkia ilman suostumusta.

Työnantajan on kerrottava muualta kuin hakijalta itseltään kerätyistä tiedoista ja niiden sisällöstä hakijalle ennen kuin tietoja käytetään päätöksenteossa.

Arkaluontoisia vain virkaan valitulta

Henkilötietolain tarkoittamien arkaluontoisten tietojen käsittelymahdollisuudet ovat viranhakijan muihin henkilötietoihin nähden erilaiset.

Terveydentilaa, huumausaineiden käyttöä ja rikosrekisteriä koskevia tietoja ei saa selvittää kaikilta hakijoilta vaan ainoastaan virkaan valittavalta henkilöltä. Nämä tiedot työantaja saa virkasuhteeseen otettavalta henkilöltä itseltään.

Terveydentilaa koskevasta selvityksestä säädetään kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa. Todistusta huumetestistä voidaan vaatia työelämän tietosuojalaissa tarkoitetuissa tilanteissa virkaan nimittämisen edellytyksenä. Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä oikeuttaa työnantajan pyytämään rikosrekisteriotteen nähtäväksi, kun on kyse työstä, johon olennaisesti kuuluu henkilökohtainen vuorovaikutus alaikäisen kanssa ilman huoltajan läsnäoloa.

Myös henkilöluottotietojen selvittäminen ja turvallisuusselvityksen tekeminen voi kohdistua vain virkaan valittavaan hakijaan. Luottotietojen käsittelyn edellytyksistä säädetään työelämän tietosuojalaissa. Sen perusteella virkaan valitun suostumus ei ole tarpeen silloin, kun työnantaja hankkii luottotietoja henkilön luotettavuuden selvittämiseksi. Sen sijaan turvallisuusselvityksistä annetun lain mukaan turvallisuusselvityksen tekeminen edellyttää selvityksen kohteena olevan kirjallista suostumusta.

Hakijalla tiedonsaantioikeus

Viranhakijan keskeinen oikeus on saada tietää itseään koskevien henkilötietojen sisällöstä ja käsittelystä. Sekä työelämän tietosuojalaissa että henkilötietolaissa on tiedonantovelvollisuuteen ja tiedonsaantiin liittyviä säännöksiä, jotka pyrkivät takaamaan henkilötietojen käsittelyn avoimuuden.

Työelämän tietosuojalaissa säädetään oikeudesta saada henkilö- ja soveltuvuusarviointia koskevat tiedot. Työnantajan tai tämän osoittaman testaajan on pyynnöstä annettava viranhakijalle henkilö- tai soveltuvuusarvioinnissa annettu kirjallinen lausunto maksutta.

Lisäksi hakijalla on henkilötietolain perusteella oikeus tarkastaa työnantajan tallettamat itseään koskevat tiedot sekä saada virheelliset ja vanhentuneet tiedot korjatuiksi tai poistetuiksi.

Henkilötietojen suoja liittyy myös läheisesti oikeuteen tulla kohdelluksi yhdenvertaisesti ja ilman syrjintää. Työnantajan mahdollisuus käsitellä vain virkasuhteen kannalta tarpeellisia ja virheettömiä henkilötietoja varmistaa osaltaan sitä, ettei hakijoita syrjitä.

----

[KIRJOITTAJA]

YTM, HTM Anne Korhonen työskentelee yliopisto-opettajana Joensuun yliopistossa hallinto-oikeuden oppiaineessa. Kirjoitus perustuu hänen hallinto-oikeuden pro gradu -tutkielmaansa, jonka Kuntaliitto palkitsi vuoden 2008 parhaana kunta-aiheisena pro graduna.

Lue myös

Henkilörekisterit: Viranhaku pääosin julkista »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.