Tulostusversio

1/2010

Työelämä: Pomo puntarissa

Teksti: Seppo Koskinen

Työpaikoilla arvioidaan työntekijöiden ja esimiesten toimintaa erilaisilla kyselyillä ja arvioinneilla. Niihin sisältyy kuitenkin monia mahdollisuuksia loukata arvioitavan yksityisyyttä. Avoin ja rehellinen tapa kerätä työntekijöitä - myös esimiehiä - koskevia tietoja on nykyisin hyvän työnantajan merkki.

Työelämässä arvioidaan nykyisin yleisesti esimiehen toimintaa erilaisilla kyselyillä. Niillä pyritään mittaamaan esimerkiksi toimintakykyä tai ylimalkaan onnistumista työssä. Usein tietoja kerätään muilta kuin esimieheltä itseltään, esimerkiksi alaisilta, asiakkailta tai esimiehen esimiehiltä.

Henkilötietolainsäädäntö asettaa näille kyselyille ja arvioinneille merkittäviä vaatimuksia. Näin turvataan sitä, että asianomaista arvioidaan luotettavasti ja virheettömien tietojen perusteella.

Henkilötietojen keräämisen tulee lain mukaan olla aina suunniteltua ja avointa. Henkilötietoja voidaan käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin tietoja on kerätty. Jokainen henkilötietoja keräävä taho, siis myös työnantaja, on velvollinen laatimaan keräämistään tiedoista tietosuojavaltuutetun toimistoon lähetettävän rekisteriselosteen. Vaatimus koskee myös työntekijä- ja esimieskyselyjä silloin, kun niiden tuloksista ilmenee tiettyyn henkilöön yhdistettävissä olevia ja tallennettavia tietoja. Rekisteriselosteen tekemättä jättäminen on rangaistava teko.

Lupa pyydettävä

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä korostaa avoimuutta ja arvioitavan henkilön suostumusta. Lain mukaan työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa häneltä itseltään. Tämä koskee niin esimiehiä kuin alaisia. Jos tietoja halutaan kerätä muualta esimerkiksi kyselyllä, työntekijältä on pyydettävä ensin lupa.

Suostumus on pyydettävä, jos esimies voidaan jollakin tavalla yksilöidä kerättävien tietojen perusteella ja tiedot muodostavat rekisterin.

Nimettömässäkin kyselyssä esimiehen henkilöllisyys voi paljastua kysymyksistä ja saaduista vastauksista. Kysely ilman suostumusta tulee siksi toteuttaa niin, ettei tällaiseen ole mahdollisuutta.

Esimieheen yksilöitäviä tietoja työnantaja saa kerätä ilman suostumusta vain poikkeustapauksessa, esimerkiksi epäiltäessä laiminlyöntiä tai epärehellisyyttä.

Suostumus on annettava yksilöidysti ja perustellusti. Lupaa ei voi pyytää esimerkiksi jossakin esimieskokouksessa tiedustelemalla, vastustaako joku läsnäolijoista kyselyn tekemistä. Esimiehen on saatava tutustua ennalta tietojen keruussa käytettävään lomakkeeseen, jotta hän tietää, mitä tietoja ja millä tavoin hänestä kerätään. Henkilöstön edustaja ei voi antaa lupaa kyselyn tekemiseen kyselyn kohteen puolesta.

Esimieskysely on merkittävä tapa kerätä työntekijää koskevia tietoja. Yhteistoimintalainsäädännön tarkoitus puoltaa myös tällaisen tietojen keräämisen kuulumista yhteistoimintamenettelyn piiriin. Jos kyselyssä kerätään henkilötietoja, asia kuuluu yt-menettelyn piiriin myös työelämän tietosuojalain perusteella.

Yhteistoimintamenettelyssä työnantajan on kerrottava työntekijöille kyselyn perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista. Kyselyn kohteiden määrästä riippuu, kenen kanssa yt-menettely käydään. Jos kerättäviä tietoja ei voi yhdistää tiettyyn esimieheen, asia voidaan käsitellä esimiesten edustajan kanssa. Muuten yt-menettelyyn osallistuvat ainakin kyselyn kohteet.

Mikäli kyse on jatkuvasta ja säännönmukaisesta tietojen keräämisestä tietyllä yhdenmukaisella tavalla, yhteistoimintamenettely suoritetaan ja lupa pyydetään vain kerran. Esimiehelle on silti kerrottava yleisellä tasolla ainakin se, mistä toimenpiteestä on kyse ja mihin työnantaja näitä tietoja käyttää (esimerkiksi työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseen). Jos tietojen keräämisen muoto ja tiedusteltavien asioiden luonne muuttuvat, on suostumus hankittava erikseen.

Työpaikalla pitkään jatkunut kysely- ja arvioimiskäytäntö ei tarkoita sitä, että näihin olisi saatu kohteen suostumus. Yksityisyydensuojaa koskeva lainsäädäntö on siinä määrin uutta, että usein kyselykäytännöt ovat syntyneet ennen niitä koskevien lakien säätämistä. Usein asianomaiset eivät edes tiedä tällaisen lainsäädännön olemassaolosta.

Vain työssä tarpeellisia tietoja

Työnantaja saa kerätä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Työelämän tietosuojalain mukaan sellaiset tiedot liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työntekijöiden etuuksiin tai johtuvat työtehtävien erityisluonteesta.

Esimieskyselyn ja -arvioinnin perusteella kerättävät tiedot voivat kiistatta olla tällaisia. Sen sijaan esimerkiksi vapaa-aikaa tai yksityiselämää koskevat tiedot eivät lähtökohtaisesti ole laissa tarkoitettuja tarpeellisia tietoja.

Esimerkiksi seuraavat kysymykset voivat kiistatta olla lain sallimia:

  • Onko esimieheni toiminta oikeudenmukaista?
  • Antaako esimieheni kiitosta hyvästä työsuorituksesta?
  • Saako esimieheltä rakentavaa palautetta huonosta työsuorituksesta?
  • Saako esimieheni henkilöstön mukaan innostumaan?
  • Kohteleeko esimieheni kaikkia tasapuolisesti?

Sen sijaan ylimalkaisia arvioita esimiehen persoonallisuudesta ei niiden tulkinnanvaraisuuden takia voi pitää lain sallimina tietoina. Esimerkiksi kysymys Millaisena persoonana pidät esimiestäsi? ei täytä henkilöarvioinnin luotettavuusedellytystä. Tällainen arvio pitää pilkkoa tarkemmiksi kysymyksiksi.

Sekä esimieskyselyssä että -arvioinnissa käytetään yleensä lomakkeita. Niitä ei suoranaisesti säännellä työelämän tietosuojalaissa mutta niiden on silti täytettävä edellä kuvatut työntekijän henkilötietojen keruun ja käytön vaatimukset.

Se, kenestä tietoja kerätään kyselyillä tai arvioinneilla, riippuu tarpeellisuusharkinnasta. Toisaalta työnantaja voi kyselyn kohdistamisessa syyllistyä syrjintään tai tasapuolisen kohtelun rikkomiseen. Periaatteessa työnantajalla on näissä rajoissa vapaa valta valita kyselyn tai arvioinnin kohde; esimerkiksi yksi henkilö, tietty ryhmä tai työntekijät yleisesti. Tarpeellisuusharkinnan varassa on myös se, koskeeko kysely tai arviointi samanaikaisesti esimerkiksi eri henkilöstöryhmiä.

Tietojen keräämisessä ja käsittelyssä saa käyttää ulkopuolista avustajaa.

Vastaaminen vapaaehtoista

Työnantajan ns. direktiovaltaan ei kuulu alaisen pakottaminen arvioimaan esimiestään. Siksi tällainen arviointi on työntekijälle vapaaehtoista. Yleensä vastaukset erilaisiin kyselyihin tai arviointeihin pyydetäänkin nimettöminä. Periaatteellista estettä toisenlaiselle menettelylle ei kuitenkaan ole.

Mikäli työnantaja pitää rekisteriä vastanneista nimitietoineen, kyse on henkilötietolain sääntelemästä henkilörekisteristä (josta seloste tulee myös toimittaa tietosuojavaltuutetulle).

Kyselyllä ja arviointilomakkeella saadut tiedot voivat siis olla yhdistettävissä sekä vastaajaan että kyselyn tai arvioinnin kohteeseen. Kyse voi olla siten joko yhdestä tai kahdesta eri henkilörekisteristä.

Tiedoista kerrottava

Työnantajan on ilmoitettava saamistaan tiedoista työntekijälle ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Päätöksentekoa on esimerkiksi jo se, että kyselyistä ilmenevää kielteistä palautetta käsitellään esimiehen ja tämän esimiehen välisessä kehityskeskustelussa huomautukseen rinnastettavalla tavalla.

Työnantajan tulee käyttää päätöksenteossaan luotettavia lainmukaisesti kerättyjä tietoja. Jos esimies on antanut suostumuksensa häntä yksilöidysti koskevien tietojen keräämiseen, ja työnantaja saa esimiehen kannalta negatiivisia tietoja, työnantaja saa käyttää niitä päätöksenteossaan. Tietojen perusteella esimieheltä voidaan esimerkiksi evätä osa tulospalkkiosta, asia voidaan ottaa esille kehityskeskusteluissa, tai esimiestä voidaan huomauttaa. Ne eivät kuitenkaan yleensä riitä sellaisenaan laillisen varoittamisen tai irtisanomisen perusteeksi.

Jos päätöksenteon perustana olevat tiedot on hankittu laittomasti kyselemällä asioita ilman esimiehen suostumusta, tämän tulee vaikuttaa asian oikeudelliseen arviointiin. 

Oikeus tutustua tuloksiin

Työnantajan on käsiteltävä saamiaan tietoja rekisteriselosteessa ja yhteistoimintamenettelyssä ilmoitetulla tai sovitulla tavalla. Työnantajan on otettava huomioon myös se, että kysely ja arviointi perustuvat luotettavuuden kannalta riittävään määrään vastauksia.

Arvioitavan henkilön oikeusturvan kannalta on keskeistä, että hänellä on oikeus tutustua saatuihin tuloksiin ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa. Hänellä on oikeus tarkastaa muun muassa, että kerätty tieto on virheetöntä ja asianmukaista tarkoitukseensa.

Arvioidun henkilön on voitava ymmärtää kerättyjen tietojen sisältö ja keräämisen tarkoitus. Työnantajan selvityksen on siis oltava esimerkiksi riittävän yksityiskohtainen: Ei riitä, että työnantaja ilmoittaa vain keränneensä muualta tiettyä asiaa (esimerkiksi työstä selviytymistä) koskevia tietoja.

Tarkastamisesta huolimatta työnantaja on viime kädessä vastuussa menettelyn ja saatujen tietojen virheettömyydestä sekä siitä, että asianomaisella on todellinen mahdollisuus korjata virheelliset tiedot.

Julkaisu usein luvanvaraista

Työnantaja voi säilyttää keräämiään tietoja päätöksentekoon saakka. Päätöksenteko on käsitteenä joustava. Esimerkiksi pitkäaikaisen seurannan (vuosittaiset kyselyt ja arvioinnit) tietoja voi säilyttää ainakin niin kauan kuin seuranta jatkuu. Usein kyselyt ja henkilöarvioinnit liittyvät arvioitavan henkilön urakehitykseen tai muihin pitkäaikaisiin tapahtumiin, jolloin tietojen säilyttämisaikakin on vastaavasti pitkä.

Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä ei ole tietojen salassapitosäännöstä. Henkilötietolain mukaan henkilötietojen käsittelijällä on salassapitovelvollisuus toisen henkilön ominaisuuksista, olosuhteista tai taloudellisesta asemasta.

Mikäli kyselyn tai arvioinnin tiedot ovat yhdistettävissä tiettyyn henkilöön, henkilötietolaki sääntelee myös niiden julkistamista. Sisäistä työskentelyä varten kerättävät tiedot eivät ole julkisia eli muut eivät voi saada niistä tietoja edes pyynnöstä.

Tiedot voidaan julkistaa ilman asianomaisen lupaa esimerkiksi intranetissä vain, jos ne eivät ole yhdistettävissä häneen. Käytännössä esimiehet voi tuloksista yleensä tunnistaa, jos tulokset ilmoitetaan yksiköittäin tai toimipaikoittain. Tällöin niitä ei siis voi julkistaa ilman asianomaisten suostumusta – ei edes yrityksen sisällä. On hyvä ottaa huomioon, että julkistamista on myös asian käsittely yleisessä tilaisuudessa tai kokouksessa.

On myös muistettava, että yhteistoimintalainsäädännön mukaan kysely- ja arviointitietojen julkaisemisesta on neuvoteltava työntekijöiden kanssa.

---

[KIRJOITTAJA]

Seppo Koskinen on työoikeuden professori Lapin yliopistossa.

Lue myös

Työelämä: Hyvä työnantaja noudattaa lakia »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.