Tulostusversio

1/2010

Tietosuojavaltuutetun kannanotto: Asiakas- ja potilastietojen käsittely sosiaalihuollossa

Sosiaalipalveluissa syntyy sekä sosiaalihuollon asiakastietoja että terveydenhuollon potilastietoja. Niitä koskevat eri säännökset.

Sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain (sosiaalihuollon asiakaslaki) 2 §:n mukaan lakia sovelletaan sosiaalihuoltoon. Asiakas on lain 3 §:n mukaan sosiaalihuoltoa hakeva tai käyttävä henkilö. Asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen tai yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevia tietoja. Laissa on myös säännöksiä muun muassa sosiaalihuollon asiakastietojen salassapidosta ja niiden luovuttamisen edellytyksistä, joita tulee sosiaalihuollon asiakastietojen osalta noudattaa.

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn vaikuttavia säännöksiä on myös muun muassa sosiaalihuoltolaissa sekä sosiaalihuollon palveluita ja etuuksia koskevissa erityislaeissa.

Potilaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain (potilaslaki) 2 §:n mukaan potilaalla tarkoitetaan terveyden- tai sairaanhoitopalveluita käyttävää tai muuten niiden kohteena olevaa henkilöä. Terveyden- ja sairaanhoidolla tarkoitetaan potilaan terveydentilan määrittämiseksi ja terveyden palauttamiseksi tai ylläpitämiseksi tehtäviä toimenpiteitä. Niitä tekevät terveydenhuollon ammattihenkilöt tai ne tehdään terveydenhuollon toimintayksikössä.

Terveydenhuollon ammattihenkilöllä tarkoitetaan terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain 2 §:ssä tarkoitettua henkilöä. Potilasasiakirjoja ovat potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa laaditut, käytetyt tai saapuneet asiakirjat. Niitä ovat myös tekniset tallenteet, joissa on tietoja potilaan terveydentilasta tai muita henkilökohtaisia tietoja. Potilaslaissa on lisäksi säännöksiä muun muassa potilastietojen salassapidosta ja niiden luovuttamisen edellytyksistä.

Sosiaali- ja terveysministeriö on myös antanut potilasasiakirjoja koskevan asetuksen. Asetusta sovelletaan sen 1 §:n mukaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävien asiakirjojen laatimiseen sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämiseen. Asetusta sovelletaan terveydenhuollon ammattihenkilöihin heidän antaessaan terveyden- ja sairaanhoitoa riippumatta siitä, kenen palveluksessa ammattihenkilö on tai harjoittaako hän ammattiaan itsenäisesti.

Sekä sosiaalihuollon asiakastietoja että potilastietoja käsiteltäessä tulee lisäksi ottaa huomioon muun muassa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevan lain, henkilötietolain ja julkisuuslain säännökset.

Edellä mainittujen lakien mukaan sosiaalihuollon asiakas- ja potilastietoihin sovelletaan muun muassa erilaisia salassapitoa, tietojen luovutusta ja säilytysaikoja koskevia säännöksiä. Tämän vuoksi sosiaalihuollon palveluissa syntyvät potilastiedot tulee säilyttää omana osionaan kyseistä palvelua koskevassa rekisterissä. Näin niiden käsittelyssä pystytään noudattamaan sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelystä poikkeavia säännöksiä. Tämä on tarpeen myös, jotta käyttöoikeudet tietoihin pystytään antamaan asianmukaisesti.

Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi sosiaalihuollon lainsäädännössä määritellyt kasvatus- ja perheneuvonta, päihdehuolto, kehitysvammahuolto, yhdistetty kotihoito ja kotipalvelu sekä laitoshuolto vanhainkodissa. Näissä sosiaalihuollon palveluissa työskentelee myös terveydenhuollon ammattihenkilöitä, jotka antavat tutkimusta ja hoitoa ja joiden laatimat asiakirjat ovat potilasasiakirjoja. Niihin sovelletaan potilastietoja koskevia säännöksiä.

Tietojen rekisterinpitäjänä toimii sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai yksityinen sosiaalihuollon palvelujenantaja.

Onko kaikki terveydenhuollon ammattihenkilön tekemä työ aina terveydenhuoltoa?

Esimerkiksi lähihoitaja on koulutuksensa perusteella terveydenhuollon ammattihenkilöiden rekisterissä, mutta suuri osa työskentelee sosiaalihuollon tehtävissä. Tarvitaan ohjeistusta asiakas- ja potilastietojen muodostumisesta, kirjaamisesta niihin sekä säilyttämisestä.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Ei ole. Jos terveydenhuollon ammattihenkilö työskentelee kokonaan tai osittain muissa kuin potilaan tutkimukseen ja hoitoon liittyvissä tehtävissä, työn perusteella tehtävät merkinnät eivät ole potilastietoja. Sosiaalihuollossa ne ovat sosiaalihuollon asiakastietoja.

Potilaslain ja potilasasiakirja-asetuksen mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön tekemät merkinnät ovat potilastietoja silloin, kun hän antaa tutkimusta tai hoitoa. Sillä ei ole merkitystä, missä organisaatiossa hän työskentelee.

Sosiaalihuollossakin tuotetaan potilastietoja: Esimerkiksi kasvatus- ja perheneuvoloissa työskentelee terveydenhuollon ammattilaisia, joiden tutkimuksen ja hoidon yhteydessä tekemät merkinnät ovat potilastietoja. Samoin esimerkiksi vanhainkodeissa lääkärien ja sairaanhoitajien tutkimuksen ja hoidon yhteydessä tekemät merkinnät ovat potilastietoja. Muut asiakkaita koskevat tiedot vanhainkodissa tai perheneuvolassa ovat sosiaalihuollon asiakastietoja.

Epäselvissä tilanteissa on sosiaali- ja terveysministeriön tai Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran asiana määritellä, mikä on terveydenhuoltoa.

Sosiaalihuollon yksikössä sosiaalihuollon asiakastietoja ja potilastietoja tulee tallettaa rekisteriin siten, että tiedetään, mitkä tiedot ovat asiakastietoja ja mitkä potilastietoja. Muuten ei pystytä noudattamaan asiakastiedoille ja potilastiedoille säädettyjä erilaisia tietojen tallettamista, salassapitoa, luovuttamista ja säilyttämistä koskevia säännöksiä.

Erottelu on tärkeää myös käyttöoikeuksien myöntämisen kannalta, koska potilastiedot muodostavat sosiaalihuollon rekisterinsä oman osionsa.

Yksiköt, joissa on sekä sosiaali- että terveydenhuollon henkilöstöä

Kasvatus- ja perheneuvonta on sosiaalipalvelua sosiaalihuoltolain mukaan, mutta nyt jo suurin osa työntekijöistä voi olla terveydenhuollon ammattihenkilöitä (psykologi, lääkäri, terapeutti). Ovatko asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietoja vai terveydenhuollon potilastietoja? Mihin rekisteriin ja millaisella säilytysajalla tiedot kuuluvat? Onko tarvetta arvioida säädösten toimivuutta?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Kasvatus- ja perheneuvonta perustuu sosiaalihuoltolakiin ja on lähtökohtaisesti sosiaalihuoltoa. Näin ollen siellä asiakkaista kerättävät tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja, jotka talletetaan kasvatus- ja perheneuvonnan asiakasrekisteriin. Tietoihin sovelletaan sosiaalihuollon tietojen säilytysaikoja ja muita säännöksiä.

Kasvatus- ja perheneuvonnassa syntyy myös potilastietoja, kun siellä työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt tekevät merkintöjä antamansa hoidon tai tutkimuksen yhteydessä. Potilastiedot muodostavat oman osionsa kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterissä ja niissä noudatetaan potilastietojen säilytysaikoja ja muita säännöksiä.

Tietosuojavaltuutettu pitää tarpeellisena, että säädösten toimivuutta arvioitaisiin ja säännöksiä selkeytettäisiin. Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että kasvatus- ja perheneuvonnassa talletetuilla asiakastiedoilla ja potilastiedoilla on yhteinen käyttötarkoitus: sosiaalihuoltolaissa ja -asetuksessa säädetty kasvatus- ja perheneuvonnan antaminen (tietosuojavaltuutetun kannanotto 1994/05/2008). Sen vuoksi tietoja saa katsoa neuvolan sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Vastaavasti on katsottu päihdeklinikalla talletettavista tiedoista (tietosuojavaltuutetun kannanotto 285/41/2009). Päihdehuollosta säädetään päihdehuoltolaissa.

Muut moniammatilliset ryhmät

Moniammatillinen työryhmä (2−3 työntekijää) tapaa asiakkaan esimerkiksi päihdehuollossa ja mielenterveyspalveluissa. Osa on sosiaalihuollon ja osa terveydenhuollon työntekijöitä. Mukana voi olla myös työhallintoa tai muita asiantuntijoita. Kenen tietoja ryhmän keräämät tiedot ovat, mihin palveluun ja rekisteriin ne kuuluvat?

Asiakkaalla voi olla suhde sekä terveydenhuoltoon että sosiaalipalveluihin. Onko tietojen käsittelyn ja säilyttämisen pohjana tehtävä/palvelu vai kirjaajan ammatillinen asema? Entä, kun päihdehuolto voi olla sekä sosiaali- että terveyspalvelua?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Mikäli on kyse toiminnasta, josta on erikseen säädetty, toimitaan kyseisen erityislain mukaisesti (esimerkiksi laki kuntoutuksen asiakasyhteistyöstä). Muussa tapauksessa kukin työntekijä kirjaa tarpeelliset tiedot oman organisaationsa kyseessä olevia asioita koskevaan rekisteriin. Edellytyksenä on, että tietojen kirjaamiseen on velvollisuus ja laillinen peruste, esimerkiksi asiakas- tai potilassuhde.

Sekä kirjaajan ammatillinen asema että tehtävä vaikuttavat tietojen kirjaamiseen. Jos esimerkiksi terveyskeskuksen terveydenhuollon ammattihenkilö toimii ryhmässä terveydenhuollon tehtävässä, hän kirjaa tarvittavat tiedot terveyskeskuksen potilastietoihin. Jos terveydenhuollon ammattihenkilö työskentelee esimerkiksi sosiaalihuoltoon kuuluvassa päihdehuollon palvelussa, hän kirjaa tarpeelliset tiedot päihdehuoltorekisterin potilastieto-osioon. Myös päihdehuollon sosiaalityöntekijä kirjaa tiedot päihdehuoltorekisteriin, mutta hänen kirjaamansa tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja.

Vanhainkodit, kehitysvammalaitokset ja osa asumispalveluita

Palvelu on sosiaalipalvelua, mutta etenkin laitoshoidossa henkilöstö on nyt pääosin terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Ero sosiaalihuoltoon kuuluvan kirjaamisen ja potilastietojen välillä tuntuu olevan erittäin vaikea ja vaihteleva.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Kyse on sosiaalihuollon lainsäädännössä säädetyistä palveluista, joissa muodostuu sosiaalihuollon asiakastietoja ja rekistereitä. Lisäksi niissä syntyy potilastietoja, jotka talletetaan sosiaalihuollon asianomaiseen rekisteriin omana osionaan. Potilastietoja syntyy siltä osin, kun sosiaalihuollon yksikössä terveydenhuollon ammattihenkilö antaa tutkimusta tai hoitoa.

Kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain mukaisissa palveluissa voidaan tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan katsoa, että sosiaalihuollon asiakastiedot ja potilastiedot muodostavat yhteisen käyttötarkoituksen. Tämä perustuu siihen, että kyseisessä erityislaissa on säädetty sekä erityishuoltoon kuuluvan terveydenhuollosta että sosiaalihuollon palveluista. Tiedot ovat kehitysvammahuollon rekisterissä ja osa niistä on sosiaalihuollon asiakastietoja, osa potilastietoja. Niitä voidaan saman rekisterinpitäjän sisällä katsoa työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Muutoin kehitysvammanhuollon rekisterin potilastietoihin sovelletaan potilastietoja koskevia säännöksiä ja asiakastietoihin sosiaalihuollon asiakastietojen säännöksiä.

Sosiaalihuoltolain 17 §:n mukaan sosiaalihuollosta vastaavalla viranomaisella on velvollisuus järjestää muun muassa laitoshuoltoa ja asumispalveluita. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan saattaisi ehkä olla mahdollista katsoa, että vanhainkodissa syntyvillä sosiaalihuollon asiakastiedoilla ja potilastiedoilla on yhteisenä käyttötarkoituksena laitoshuollon antaminen. Näin niitä voitaisiin käsitellä vanhainkodin sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Vastaava tulkinta saattaisi olla mahdollinen myös sellaisissa asumispalveluissa, joiden yhteydessä syntyy potilastietoja.

Vanhusten yhdistetty kotihoito

Sosiaalihuollon kotipalvelua ja terveydenhuollon kotisairaanhoitoa voidaan tehdä yhdessä. Käytännön ongelmia on aiheuttanut se, että organisaatiot ovat ottaneet käyttöön yhteisen kotihoidon tietojärjestelmän (yleensä osana terveydenhuollon tietojärjestelmää). Sosiaalihuollon kotipalvelu kirjaa omat tietonsa siihen eikä niille välttämättä jää omaa osaa, osarekisteristä puhumattakaan. Asialla on myös merkitystä tietojen säilyttämisen ja säilytysaikojen kannalta, jotka nyt ovat 25 vuotta / 112 vuotta. Miten tietoja tulisi käsitellä?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Toiminnallinen yhdistäminen ei oikeuta saamaan tietoja toisesta rekisteristä ilman asianomaisen suostumusta tai lainsäädännöllistä perustetta.

Asiakkaan suostumuksella voidaan kuitenkin muodostaa yhteinen kotipalvelun ja kotisairaanhoidon rekisteri siltä osin, kun se on toiminnallisesti perusteltua ja tarpeellista. Yhteisesti käytettävistä tiedoista on ilmettävä, kuuluvatko ne kotipalvelurekisteriin vai kansanterveyslain mukaiseen potilasrekisteriin vai molempiin.

Mikäli tiedoista muodostetaan kokonaan uusi yhdistetyn kotihoidon rekisteri, tulee talletetuista tiedoista ilmetä, mitkä ovat sosiaalihuollon asiakastietoja ja mitkä potilastietoja. Potilastietoihin sovelletaan potilastietojen säännöksiä muun muassa salassapidosta, luovuttamisesta ja säilytysajasta. Sosiaalihuollon asiakastietoihin sovelletaan niitä koskevia säilytysaikoja sekä salassapito ja luovutussäännöksiä.

Jotkut kunnat ovat mukana vanhusten yhdistetyn kotihoidon kokeilussa (sosiaalihuoltolain 2 a luku ja kansanterveyslain 2a luku). Näissä kunnissa voidaan muodostaa yhteinen kotihoidon rekisteri ilman asiakkaan tai potilaan suostumusta. Rekisterissä on kuitenkin määriteltävä, mitkä tiedot ovat potilastietoja ja mitkä sosiaalihuollon asiakastietoja.

Sosiaalihuoltolain 2a luvun 12 f §:n mukaan kotihoidon asiakkaan terveyden- ja sairaanhoitoa koskevien kotihoidon asiakirjojen laatimiseen, säilyttämiseen ja salassapitoon sekä tietojen luovuttamiseen sovelletaan potilasasiakirjoja koskevia säännöksiä. Muiden asiakkaan kotihoitoa koskeviin asiakirjoihin sovelletaan sosiaalihuollon asiakirjojen säännöksiä.

Lisäksi kokeilulain nojalla terveyskeskuksesta voidaan saada tietoja ja sinne voidaan antaa tietoja ilman asiakkaan suostumusta. Kokeilulaki oikeuttaa myös käyttämään tietoja yhdistetyn kotihoidon sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.


-----

Sovelletut säännökset ja ohjeet

Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.