Tulostusversio

3/2010

Henkilörekisterit: Sosiaalipalvelujen tiedot kuntoon

Teksti: Heli Sahala

Sosiaalipalvelujen käytössä olevasta tiedosta halutaan helposti löydettävää, ajantasaista ja yhtenäistä. Asiakkaitakin helpottanee se, että pyydettävät ja kerätyt tiedot ovat samanlaisia palvelun järjestäjästä riippumatta. Tulevaisuudessa häämöttää mahdollisuus siirtää tietoja sähköisesti sosiaalipalvelujen tarjoajalta toiselle.

Tehokkuusvaatimukset ja monimutkaiset yhteistyöverkostot ovat haaste sosiaalipalveluille ja asiakastietojen käsittelylle. Palvelujen perustana olevat lait ovat vanhimmillaan 1970-luvulta, toteutus on Paras-hankkeen myllerryksessä, palvelujen tuottaminen hajautuu usealle toimijalle, ja samoilla palveluilla on erilaisia nimiä. Asiakasasiakirjoilta puuttuvat vielä selkeät säilytysajat. Palvelujen asianmukainen järjestäminen ja tuottaminen ei ole helppoa, eikä tässä viidakossa luoviminen ole vaivatonta asiakkaillekaan.

Sosiaalialan tietoteknologiahanke (Tikesos) pyrkii vastaamaan muutospaineisiin yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. Vuodesta 2005 toiminut sosiaali- ja terveysministeriön hanke päättyy vuoden 2011 lopussa. Alun laaja kokonaissuunnitelma oli jaettu seitsemään osa-alueeseen, mistä se tiivistyi asiakastietojärjestelmien kehittämiseen.

Asiakastiedot yhtenäisiksi ja käyttöön

Lähtökohtana sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa ovat alan tietotarpeet: Millaisia yhteisiä käsitteitä ja termejä käytetään, millaista tietoa työstä ja sen vaikutuksista tarvitaan kehittämiseen, mitä tietoja tarvitaan palvelujen suunnitteluun ja päätöksentekoon, ja millaisten tietojen perusteella verrataan palveluja ja niiden kustannuksia ja vaikuttavuutta.

Hanke yhtenäistää asiakastietojen sanastoa, määrityksiä, kirjaamista ja kirjaamisen rakenteita. Näin tietojen siirtäminen toimijoiden välillä on mahdollista, joskin vaatii vielä paljon tietojärjestelmien kehittämistä. Asiakkaillekin helpottanee se, että pyydettävät ja kerätyt tiedot ovat samanlaisia palvelun järjestäjästä riippumatta. Työntekijöiden kannalta muutokset uusivat toimintatapoja, mutta hyötynä on tiedon ajantasaisuus ja helpompi löydettävyys.

Tietosisällöistä yhteiset määritelmät

Ensimmäisenä otettiin haltuun keskeiset käsitteet. Terminologisen työn tuotoksena on julkaistu Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmiä varten. Varsinainen terminologinen työ kuuluu nyt Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle, mutta hankkeessakin on edelleen tehty sanastoa muun kehittämistyön yhteydessä.

Asiakastiedon määrittelyn lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet. Asiakkaan ja palvelun tuottajan perustietojen yhtenäinen määrittely oli vielä yksinkertaista verrattuna sosiaalipalvelujen tietosisältöjen määrittelyyn yli 20 palvelulle. Iso joukko ammattilaisia pohti kunkin palvelun kohdalla, mitä tietoja ja miten luokiteltuna tarvitaan palvelujen toteuttamisessa.

Sähköinen arkisto yhä toiveena

Kehittämistyön keskiössä olivat sen jälkeen sosiaalihuollon asiakirjastandardi, sähköinen arkistointi ja siihen liittyvät valtakunnalliset palvelut sekä sosiaalihuollon kansallinen arkkitehtuuri.

Periaatteena on, että asiakasta koskeva tieto voidaan tuottaa tietojärjestelmäriippumattomassa avoimessa muodossa (SosXML). Sieltä ne voidaan purkaa uudelleen järjestelmään esimerkiksi siirrettäessä tietoa järjestelmien välillä. Tiedot voidaan arkistoida tässä muodossa. Standardin kehittämisestä vastaa Itä-Suomen yliopiston kehittämisryhmä.

Sosiaalihuoltoon esitetään kansallisen sähköisen arkiston (tietovarasto) perustamista. Tälle ei ole päätöksiä eikä rahoitusta, vaikka jo 2005 tehtiin periaatepäätös sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisesta arkistosta.

Terveydenhuollon osuus on hiljalleen toteutumassa. Sosiaalihuollon arkistoratkaisun viivästyminen on ongelmallista, koska lainmukainen säilytys tarkoittaa asiakastietojen arkistointia edelleen paperilla.

Lainsäädäntö puutteellista

Sosiaalipalvelujen taustalla on paljon tietoa, ja palvelun onnistumisen kannalta tiedon käyttö on olennaista. Sähköisten tietojärjestelmien kehittäminen ja laajempi käyttöönotto mahdollistaa ajantasaisen tiedon palvelutilanteessa vain, jos tiedot on kirjattu.

Lisääntyvä moniammatillinen palvelu asettaa uusia vaatimuksia tietojärjestelmille ja niiden käyttölaajuudelle. Palveluja tuottavat alojen ammattilaiset yhdessä esimerkiksi kasvatus- ja perheneuvoloissa, kehitysvammaisten palveluissa, vanhusten asumispalveluissa ja kouluissa.

Terveydenhuollossa potilastietojen käsittelystä ja säilyttämisestä on säädetty, sosiaalihuollon asiakastiedoista ei säädöksiä toistaiseksi ole. Kuinka monelle on selvää, mihin asiakkaan tietoja kirjataan ja kuka niitä missäkin saa katsoa? Tilanne ei ole palveluissa puurtavien ammattilaisten syytä vaan puutteellisen ja vanhentuneen sekä yhteen sopimattoman lainsäädännön ja ohjauksen aiheuttamaa.

Monet erilaiset tietojärjestelmät ovat myös esteenä sosiaali- ja terveyspalvelujen seudulliselle ja alueelliselle kehittämiselle. Tietosuojaan kohdistuu uusia vaatimuksia, koska sen on kaikissa tilanteissa ja kaikissa yhteisissäkin järjestelmissä toimittava. Asiakkaan vahvistuva asema antaa hänelle valtaa määrätä tietojensa käytöstä ja aikanaan itse tarkistaa, mitä hänestä on kirjoitettu.

Muutoksia tarvitaan

Lainsäädännön kehittäminen ja kansallinen ohjaus ovat olleet tietoteknologiahankkeen työlistalla alusta saakka.

Jotta asiakastietojen käsittely todella saadaan toimimaan, tarvitaan myös lainsäädännön muutoksia ja päivittämistä. Ministeriössä on käynnistynyt sosiaalihuoltolain uudistamishanke, ja sen jälkeen tarkasteluun tulevat erityislait. Näissä uudistuksissa voidaan ensimmäisen kerran ottaa kokonaisuutena huomioon myös asiakastietojen käsittelyn tarpeet.

Selvennystä kaipaavat ainakin asiakkuuden käsite, asiakkuuden alkaminen ja päättyminen, moniammatillisen työn kirjaaminen, sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisten palvelujen dokumentointi sekä monien ammattiryhmien toimiminen samoissa palveluissa.

Lainsäädännöltä odotetaan uutta näkökulmaa henkilötietojen käsittelyyn ja suuntautumista tulevaisuuteen. Lisäksi uudistukset vaativat tiivistä yhteistyötä valtakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan kehittämisessä ja ohjauksessa ja tietojärjestelmien kehittämisessä sekä tilaajayhteistyötä. Tarvitaan ennakkoluulottomia edelläkävijöitä testaamaan uudet toimintatavat ja tietenkin rahaa muutosten toteuttamiseen.

Uudet säilytysajat valmisteilla

Työryhmä on valmistellut sosiaali- ja terveysministeriölle ehdotukset sosiaalipalvelujen asiakastietojen säilytysajoista. Ryhmä on myös listannut asioita, joista pitäisi säätää asianmukaisen tietojenkäsittelyn turvaamiseksi.

Valmistelutyö jatkuu ministeriössä, osin yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa. Säädöstyön jälkeen tullaan tarvitsemaan ohjeistusta ja paljon koulutusta.

Kun asiakastietojen ja -asiakirjojen säilytysajat ja käsittelyohjeet saadaan kuntoon, kunnat voivat järjestää tähän saakka kertyneen materiaalin asianmukaisesti ja ilmeisesti myös hävittää huomattavan määrän vanhaa tietoa.

Ehdotuksen mukaiset uudet säilytysajat yhtenäistävät ja yksinkertaistavat tietojen säilyttämistä ja mahdollistavat myös sähköisen säilyttämisen, jos tietojärjestelmät tai arkisto täyttävät vaatimukset.

Tikesos-hanke verkossa >>

---

[KIRJOITTAJA]

Heli Sahala on Tikesos-hankkeen projektipäällikkö Suomen Kuntaliitossa.

Lue myös

Terveydenhuolto: KanTa-hanke nytkähti eteenpäin »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.