Tulostusversio

4/2010

Sosiaalinen media: Virkamies verkossa

Teksti: Johanna Vuori

Sosiaalinen media herättää intohimoja hallinnossa siinä missä muuallakin, mutta melko harva viranomaisorganisaatio on ennättänyt mukaan. Harkintaa se vaatiikin, jotta hyötyjen lisäksi huomioidaan myös tietosuoja- ja tietoturvariskit.

Sosiaalisen median soveltumista hallinnon käyttöön pohditaan oikeusministeriön tilaamassa katsauksessa Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle. Siinä todetaan, että on arvo sinänsä, että julkiset organisaatiot ja virkamiehet ovat läsnä siellä missä kansalaisetkin

Tiedon jakaminen, palveluiden tunnetuksi tekeminen, palaute, osallistumisen edistäminen ja kansalaismielipiteen luotaaminen ovat hyötyjä, joita sosiaalinen media voi hallinnolle tuoda.

Sosiaalisella medialla viranomaiset voivat lisätä vuorovaikutusta kansalaisten ja sidosryhmien kanssa ja näin kehittää palvelujen laatua ja luottamusta hallintoon.

Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä VAHTI valmistelee sosiaalisen median tietoturvaohjetta. Ohjeluonnoksessa muistutetaan, että sosiaalisen median käyttöönoton tulisi olla organisaation tietoinen päätös, joka perustuu yhden tai useamman ydintoimintaan liittyvän tehtävän tukemiseen. Asiaan tulisi sitoutua asianmukaisin voimavaroin.

Nettipoliisi rohkaisee yhteydenottoon

Viranomaistoiminnasta sosiaalisessa mediassa on jo hyviä käytännön esimerkkejä. Sosiaalisen median tietoturvaohjetta laativaa työryhmää vetävä pääesikunnan tietohallintopäällikkö Catharina Candolin mainitsee esimerkiksi poliisin:

"Niin sanottu nettipoliisi yhteisöpalveluissa, kuten IRC-galleriassa ja Facebookissa, on tuonut poliisitoiminnan lähemmäs kansalaista. Erityisesti nuoret ovat helpommin uskaltaneet ottaa yhteyttä poliisiin", Candolin kertoo.

Candolinin mukaan myös puolustusvoimat on hyödyntänyt yhteisöpalveluita rekrytointiin kampanjakohtaisesti ja käyttää nykyisinkin videopalvelu You Tubea tiedottamiseen.

Puolustusministeriöllä puolestaan on tunnus Twitter-mikroblogipalvelussa, jossa voi seurata puolustushallinnon uutisointia.

Samoja riskejä eri ympäristössä

VAHTIn ohjeluonnoksen mukaan sosiaalinen media ei sinänsä sisällä uusia riskejä, mutta sosiaaliselle medialle ominaiset käyttötavat ja tahaton hölmöily voivat tuoda mukanaan myös tietoturva- ja tietosuojauhkia.

"Myös organisaation kokemattomuus sosiaalisen median käytön suhteen vaikuttaa siihen, että kaikkia riskejä ei ehkä heti tunnisteta", Candolin toteaa.

Kun vielä sosiaalisen median palveluiden kirjo kattaa kaikkea wikeistä ja blogeistä yhteisöpalveluihin, riskit voivat vaihdella paljonkin. Yksiselitteistä vastausta riskeistä on Candolinin mukaan vaikea antaa.

Käyttöehtoihin ei sananvaltaa

Organisaation kannalta eräs merkittävä ongelma on Candolinin mukaan sosiaalisen median palveluntarjoajan asettamat käyttöehdot. Niihin käyttäjällä harvoin on sananvaltaa ja niitä myös saatetaan muuttaa käyttäjiltä kysymättä.

”Palveluun syötettyä tietoa saatetaan kysymättä myös käyttää palveluntarjoajan omiin tarkoituksiin. Myöskään tiedon tarkasta sijainnista ei ole varmuutta. Tieto saattaa hyvinkin sijaita valtiossa, jonka lainsäädäntö tietoturvaan tai tietosuojaan liittyvissä asioissa poikkeaa Suomen lainsäädännöstä”, Candolin muistuttaa.

Huolettomuus altistaa huijauksille

On myös muistettava, että yksityisyydensuoja ei ollut tärkein asia silloin, kun sosiaalisen median palveluja kehitettiin. Myös yksityisyyden sosiaalinen normi on muuttumassa ja median käyttötavat sen mukana.

Catharina Candolinin mukaan riskejä tuottaa ihmisten tapa käyttää sosiaalista mediaa kenties turhan huolimattomasti. Näin on etenkin tilanteissa, joissa työ- ja vapaa-ajan roolit hämärtyvät.

Sähköpostien liitetiedostoja osataan ehkä herkemmin varoa kuin yhteisöpalvelujen ”kaverilta” saapuneita linkkejä. Huolimattomuus yksityisyysasetusten suhteen on osa ongelmaa.

”Organisaatiot ovat tässä hankalassa tilanteessa”, Candolin pohtii.

Niissä joudutaan miettimään, missä määrin henkilöstöä saa ohjeistaa käyttämään harkintaa myös vapaa-ajan toiminnassa. 

Foorumi kannattaa valita tarkkaan

Oikeusministeriön sosiaalisen median katsauksen valmistelua ohjannut neuvotteleva virkamies Sari Aalto-Matturi suhtautuu riskeihin vakavasti. Hän puhuu myös riittävän resursoimisen tärkeydestä ja yhteistyöstä muun muassa tietohallinnon kanssa, jotta tietoturvariskit voitaisiin minimoida.

Hän kuitenkin muistuttaa, että sosiaalisen median riskejä ei pitäisi myöskään liioitella.

”Tietosuojakysymykset vaihtelevat myös sen mukaan, kuinka syvälle menevää osallistuminen on. Jos osallistutaan keskusteluun, riskit ovat pienempiä kuin tapauksissa, joissa jaetaan sisältöä tai perustetaan pidemmälle menevää palveluja.”

Harkintaa vaaditaan silti. Viranomaisten tulisi Aalto-Matturin mukaan pohtia, missä on tarkoituksenmukaista olla mukana: Keskusteluun kannattaa osallistua mieluummin kehittämisorientoituneilla foorumeilla kuin palveluissa, joiden keskeisenä sisältönä on ryöpytys. Näin voidaan välttyä ainakin osittain myös mahdollisilta kunnianloukkauskysymyksiltä.

Omassa palvelussa ongelmaa voi ratkoa ennakkomoderoinnilla. Näin toimitaan esimerkiksi valtionhallinnon otakantaa.fi-keskustelufoorumissa, jossa kunnianloukkauksiksi luokiteltavat viestit karsitaan pois ennen julkaisua.

Satu Aalto-Matturin mukaan kyse on myös siitä, missä roolissa viranomainen verkossa esiintyy. Jos virkamies esiintyy vain organisaation edustajana, negatiivisia tunteita ei kohdisteta yhtä herkästi henkilöön.

Virkamies vuorokauden ympäri

Virkamiehelle sopivat roolit ovat haaste sinänsä. Kategorista ohjetta on vaikea antaa, koska virkamiehet ja organisaatiot ovat niin erilaisia.

Malli, jossa virkamies on sekä yksityishenkilö että oman organisaationsa edustaja, on ongelmallinen siinä mielessä, että toisen osapuolen voi olla vaikea erottaa, missä roolissa virkamies kulloinkin toimii.

Mutta voiko virkamies itse esittää voimakkaita mielipiteitä työnantajastaan tai työtehtävistään? Aalto-Matturin mukaan virkamiehellä on sananvapaus siinä missä muillakin. Hänen ei kuitenkaan tulisi kommentoida virkatehtävänsä tavoitteita vastaan sosiaalisessa mediassakaan:

”Virkamies on virkamies vuorokauden ympäri. Se, missä asianmukaisuuden raja kulkee, on paljolti kiinni työtehtävästä ja asemasta”, hän pohtii.

Luottamuksellisissa ja salassa pidettävissä asioissa ei virkamies voi luonnollisestikaan esiintyä sosiaalisessa mediassa edes virka-ajan ulkopuolella.

Vastuista sovittava etukäteen

Yksi sosiaalisen median haasteista on sen nopeus, joka luo sekä tietoturva- että tietosuojariskejä. Miten hallinnossa tulisi menetellä silloin, kun vakiintuneita toimintatapoja ei ole ja pitäisi reagoida nopeasti?

Etukäteen käytävä keskustelu organisaation omaa profiilia ajatellen on Satu Aalto-Matturin mukaan jopa valmiita ohjeita tärkeämpää. Työtehtäviä määriteltäessä työntekijän ja esimiehen tulisi sopia siitä, miten sosiaalinen media mahdollisesti kuuluu työtehtäviin.

Harkinnan arvoista

Hallinnossa sosiaalinen media herättää intohimoja yhtä lailla kuin sen ulkopuolisessakin maailmassa. Satu Aalto-Matturi kertoo nähneensä jopa pienen vaaran, että tällä alueella riehaannuttaisiin miettimättä tarkoituksenmukaista käyttöä.

Toisaalta jos sosiaalinen media antaa lisäarvoa tai on tapa, jolla voidaan vaikuttaa, pitäisi siinä myös olla mukana.


Katsaus Sosiaalisen median mahdollisuudet hallinnolle >>

VAHTIn Sosiaalisen median tietoturvaohjeluonnos >>

Lue myös

Sosiaalinen media: "Yksimielinen hyminä olisi tylsää" »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.