Tulostusversio

2/2011

Tietojohtaminen: Sähköinen asianhallinta haastaa organisaatiot

Teksti: Markku Summa

Vanha hokema paperittomasta toimistosta alkaa olla lähellä todellisuutta yhä useammassa organisaatiossa. Sähköinen asianhallinta pakottaa pohtimaan tietoturvaa eri näkökulmista.

Helsingin hallinnossa asiat etenevät jatkossa sähköisesti vireillepanosta päätöksentekoon. Muutos alkoi vaiheittain toukokuussa. Vireillepanoasiakirjoja otetaan vastaan kuitenkin yhä myös perinteisessä muodossa kaupungintalolla, jossa kaupunkilaisia palvelee yksi yhteinen kirjaamo.

Helsinki on julkisen hallinnon toimijana edelläkävijä Suomessa. Näin kokonaisvaltaista ratkaisua ei ole hallintojohtaja Eila Ratasvuoren mukaan toteutettu missään muualla.

"Hankkeen taustalla oli useita syitä. Halusimme yhdenmukaistaa päätöksentekomenettelyä, lisätä työnteon mielekkyyttä siirtämällä rutiinit järjestelmiin, vähentää ympäristökuormitusta ja parantaa kaupunkilaisten palvelua niin, että kaikkien toimielinten päätökset voi nähdä yhdestä paikasta."

Vahva tunnistaminen käyttöön

Tietoturvaa on pohdittu monesta näkökulmasta. Se ei Ratasvuoren mukaan huonone, vaan päinvastoin paranee siirryttäessä sähköiseen järjestelmään.

"Koska asianhallintajärjestelmä vaatii vahvaa sähköistä tunnistamista, jokaiselle luottamushenkilölle on hankittu toimikortti ja siihen liittyvä PIN-koodi, joilla hän voi kirjautua järjestelmään. Kukin pääsee lukemaan vain oman toimielimensä asioita ja vasta, kun hänen käyttäjäprofiilinsa on tunnistettu."

"Opastusta on annettu. Sitä varten olemme työstäneet koulutusmateriaalia. Lisäksi meillä on useita sovellusneuvojia, joille luottamushenkilöt voivat soittaa myös iltaisin minä viikonpäivänä tahansa", Ratasvuori kertoo.

Koko elinkaari sähköisenä

Sisäasiainministeriö päätti viisi vuotta sitten ensimmäisenä ministeriönä sähköistää asiakirjan koko elinkaaren eli siirtyä aidosti sähköiseen asianhallintaan. Siinä asiakirjat kirjataan, käsitellään, allekirjoitetaan ja arkistoidaan sähköisesti.

Projektia ministeriössä vetävä erityisasiantuntija Markku Kraft kertoo, että asiakirjat on arkistoitu sähköisesti elokuusta 2010 lähtien. Niin tullaan tekemään jatkossa valtaosin - asiakirjoista noin prosentti arkistoidaan vielä perinteisessä muodossa.

"Uutta järjestelmää opetellaan parhaillaan käyttämään. Laajassa käytössä se tulee olemaan kuluvan vuoden loppuun mennessä. Sen jälkeen jatketaan prosessien kehittämistä."

Johdon hyväksymä tietoturvapolitiikka

"Tietoturva-asioita on pohdittu perusteellisesti. Ministeriössä on johdon hyväksymä tietoturvapolitiikka, jota on noudatettu järjestelmän suunnittelussa ja tullaan noudattamaan myös sen käytössä”, Kraft sanoo.

"Yhteistyötä on tehty etenkin valtioneuvoston piirissä, mutta myös muiden tahojen kanssa. Helsingin kaupungin kanssa on oltu keskusteluyhteydessä, mutta kuntasektorin prosessit ovat erilaisia.”

Lue myös

Tietojohtaminen: Bisneksen kovaa ydintä »
Tietojohtaminen: Ylimmän johdon asiaksi »
Tietojohtaminen: Tilannekuva johtamisen osaksi »
Tietojohtaminen: Viranomaisille oma turvallisuusverkko »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.