Tulostusversio

3/2011

Työelämä: Puntarissa luonne vai työsuoritus?

Teksti: Kirsi Castrén

Henkilöstöarviointi koettelee työntekijän yksityisyyden rajoja.

Erilaiset henkilöstöarvioinnit yleistyvät yrityksissä ja organisaatioissa, usein osana laajempaa henkilöstön kehittämis- tai valmennusohjelmaa.

Paljon käytetty työkalu on esimerkiksi niin kutsuttu 360 asteen arviointikysely, jossa henkilön toimintaa arvioivat esimies, alaiset ja työtoverit. Arvioijat ovat esimiestä lukuunottamatta yleensä nimettömiä.

"Näin pyritään hakemaan henkilön toimintaympäristöstä monipuolista palautetta siitä, miten eri toimijat hänet näkevät", kertoo henkilöstöjohtaja Leena Kinnunen Promenade Researchista. 

Arvioinnin toteutus vaatii ammattitaitoa, eikä vähiten tietosuojan ja yksityisyyden turvaamiseksi.

"Jo arvioinnin suunnittelussa on hyvä käydä läpi käytännön tietosuojakysymykset, esimerkiksi, missä ja miten kauan aineistoa säilytetään", Kinnunen tähdentää.

Arvioitava päättää julkistamisesta

Tunnistettavaa henkilöä koskevat arviointitulokset ovat henkilötietoja, jotka muodostavat henkilötietolaissa tarkoitetun henkilörekisterin. Lain mukaan tietojen keruu edellyttää henkilön suostumusta, ja myös niiden luovutuksesta on sovittava hänen itsensä kanssa.

"Raportti kuuluu lähtökohtaisesti vain arvioinnin kohteelle, ja hän päättää sen julkistamisesta", Kinnunen painottaa.

"Yksilön tietosuojan kannalta ei ole oikein näyttää raporttia esimerkiksi hänen esimiehelleen ennen kuin hänen kanssaan on siitä keskusteltu."

Tulokset oikeaan valoon

Työpaikoilla on vaihtelevia käytäntöjä siitä, millä tavoin arviointituloksia hyödynnetään. Esimerkiksi lääkeyhtiö Sanof-Aventiksessa arviointiraportin saavat vain henkilö itse, hänen esimiehensä ja henkilöstöosaston edustaja, kertoo henkilöstöjohtaja Sari Ek-Petroff.

TeliaSonerassa esimiehet esittelevät omat arviointituloksensa tiimin yhteisessä palaverissa.

"Tulokset käydään ulkopuolisen arviointiorganisaation edustajan avustuksella yhteisesti läpi, jotta ne ymmärretään oikealla tavalla ja, mikä tärkeintä, jotta niitä osataan käyttää oikein toiminnan kehittämiseen", kertoo henkilöstöjohtaja Juha Pentti.

TeliaSonerassa esimiehillä on mahdollisuus ennen toteutusta ottaa kantaa arviointilomakkeisiin henkilöstöosaston kanssa pidetyissä palavereissa. Myös alaisten vertaisarvioiden tulokset käsitellään tiimissä. 

"Edellytys arvioinnille on, että kaikki tiimin jäsenet hyväksyvät sen ja pitävät sitä mielekkäänä", Pentti painottaa. 

Ammattimaisuus tärkeää

Henkilöstöjohtajien mukaan TeliaSoneran ja Sanof-Aventiksen henkilöstö on suhtautunut arviointeihin pääosin myönteisesti.

Vaikka Sanof-Aventiksessa arviointeihin ei yleensä erikseen pyydetä suostumusta, ei Sari Ek-Petroffin mukaan toistaiseksi vielä kukaan ole kieltäytynyt:

"Arvioinnit ovat osa kokonaistoimintaamme ja liittyvät olennaisesti muiden muassa johtamiseen ja palkitsemisjärjestelmiin. Vaikutelmani on, että osallistujat ovat kokeneet ne hyvin tarpeellisiksi. Onhan kyse itsensä kehittämisestä ja uuden oppimisesta."

Sekä Ek-Petroff että Juha Pentti suosittelevat ammattiavun käyttöä kyselyjen toteutuksessa.

"Henkilöarvioinnit ovat arkoja asioita, joissa ei pidä toimia harrastelijamaisesti, sillä niillä pystyy käsittääkseni pahimmillaan myös tulehduttamaan työyhteisön ilmapiiriä. Ammattimainen ote näissä asioissa on tärkeä", Pentti sanoo. 

Tiedot lukkojen takana

Henkilöarvioinnit kuuluvat työelämän tietosuojalain perusteella yhteistoimintamenettelyn piiriin.

TeliaSonerassa ja Sanof-Aventiksessa henkilöstön edustajien yleisimmin esittämät kysymykset koskevat arviointitietojen säilytysaikaa ja sitä, ketkä näkevät tulokset. 

Lain mukaan henkilörekisterin ylläpitäjän tulee huolehtia siitä, etteivät tiedot pääse vääriin käsiin. Sanof-Aventiksessa arkaluontoiset tiedot ovat paitsi salasanojen, usein myös salauksen takana. Säilytysaika on tiukasti sidoksissa tietojen käyttötarkoitukseen:  

"Esimerkiksi, kun rekrytoinnit on tehty tai arviointien perusteella kehityskeskustelut käyty, ei arvioilla tee enää mitään", Ek-Petroff sanoo.

Hän näkee tärkeänä henkilöstön ohjeistamisen arkaluontoisten tietojen käsittelyssä. Tarpeettomien henkilötietojen oikeanlaisesta hävittämisestä on hyvä muistuttaa aika ajoin.

"Henkilöstöosastolla nämä asiat tiedetään, mutta olen huomannut, että esimiehille saattaa joskus kertyä heidän omista tiiminjäsenistään tietoa, josta he eivät välttämättä tule edes ajatelleeksi, että tämä on henkilötietoa, jota en ehkä saisi säilyttää."

Samaan kiinnittää huomiota Promenade Researchin Leena Kinnunen:

"Monilla organisaatioilla on ohjeistus siitä, miten arkaluontoisia dokumentteja säilytetään. On kuitenkin syytä erikseen varmistaa, että arviointikyselyt varmasti tulevat määritellyiksi tähän kategoriaan", hän opastaa.

Kehityskeskustelut luottamuksellisia

Henkilö- ja soveltuvuusarviointien tulokset ovat salassa pidettävää tietoa paitsi henkilötietolain, myös julkisuuslain näkökulmasta. Julkisissa organisaatioissa arviointien painopiste on usein palkkausjärjestelmään liittyvissä esimiehen ja alaisen välisissä tulos- ja kehityskeskusteluissa. Näin on esimerkiksi Tullihallituksessa.

"Kehityskeskusteluista tulee henkilöstöosastollemme tieto vain kokonaispistemäärästä, jonka mukaan palkkauksen henkilökohtainen osa muodostuu", tulliylitarkastaja Ulla-Maija Larsen kertoo.

Kehityskeskusteluissa täytettyjä alkuperäisiä arviointilomakkeita ei Tullihallituksessa lainkaan toimiteta henkilöstöhallintoon, vaan ne jäävät esimiehen säilytettäviksi.

"Lomakkeita on tarve säilyttää korkeintaan muutama vuosi, niin kauan kuin niillä on palkkauksellista merkitystä", Larsen sanoo. 

Lue myös

Työelämä: Arviointiin oltava suostumus »
Työelämä: Testit ja kehityskeskustelut eri asioita »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.