Tulostusversio

2/2012

Laatua tietojärjestelmiin: "Ei raporttia raportoinnin vuoksi"

Teksti: Päivi Männikkö

Väestörekisterikeskuksessa tietotilinpäätös on helpottanut tietojen käsittelyn seurantaa ja voimavarojen kohdentamista.

Väestörekisterikeskuksessa (VRK) ajatus tietotilinpäätöksen tekemisestä sai alkusysäyksensä eduskunnasta, joka hyväksyi lain väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista vuonna 2009.

"Laki toi VRK:lle uuden velvollisuuden raportoida vuosittain tietosuojavaltuutetulle muun muassa väestötietojärjestelmän lokitietojen käsittelystä. Päädyimme siihen, että tietotilinpäätös olisi hyvä tehdä raportointivelvollisuuden täyttämiseksi sekä tietojen käsittelyn seurannan ja valvonnan kehittämiseksi", neuvontalakimies Annina Hautala kertoo.

Ensimmäisen tietotilinpäätöksensä VRK teki vuodesta 2010. Vuoden 2011 tietotilinpäätös julkistetaan tänä kesänä.

Tiedot yhteen pakettiin

VRK:n tietotilinpäätös kattaa sen toiminnan ydinalueet; väestötietojärjestelmän ja varmennetietojärjestelmän tietojen käsittelyn kokonaisuudessaan. Mitatun tiedon - kuten väestötietojärjestelmästä tehtyjen kyselyjen määrien - esittelyn lisäksi tietotilinpäätös kokoaa tietojen käsittelyn tilan yhteen pakettiin.

"Johdon ja muun henkilöstön työ helpottuu, kun tietoja ei tarvitse hakea monesta paikasta", Hautala sanoo.

Tietotilinpäätös on myös systematisoinut tietojen käsittelyn kehittämistä. Esimerkiksi vuoden 2011 tilinpäätösluonnosta käsiteltäessä johtoryhmä käsitteli kaikki kehitysehdotukset kerralla nimeten niille toimenpiteet, vastuuyksikön ja aikataulun. Näin nähtiin, mihin voimavaroja kannattaa kohdentaa ja mihin ne riittävät.

Tietotilinpäätöksen etuna on Hautalan mukaan myös se, että sillä voidaan kertoa suurelle yleisölle, miten heidän tietojaan käsitellään ja miten tietojen käsittelyä valvotaan.

Ensimmäinen kerta on työläin

Kun VRK:n johto oli tehnyt päätöksen tietotilinpäätöksen tekemisestä, Hautalan johtama työryhmä alkoi koota siihen tietoja. Hautalan lisäksi työryhmään kuului tietoturvapäällikkö ja laaja joukko asiantuntijoita, joiden merkitystä tietotilinpäätöksessä esiteltävän tiedon valikoinnissa ja keräämisessä Hautala painottaa.

"Juristin tai tietoturvapäällikön on turhaa miettiä yksinään raportoitavia tietoja ja niiden merkitystä."

Ensimmäisellä kerralla työläintä oli raportoitavan kokonaisuuden rakentaminen.

"Toisella kerralla laatiminen oli jo paljon helpompaa, koska totesimme, että sama kokonaisuus oli edelleen relevantti."

Organisaation tarpeiden mukaan

Väestörekisterikeskuksella on paljon alihankkijoita sekä viranomais- ja yritysasiakkaita, jotka tekevät muun muassa kyselyjä väestötietojärjestelmään. Olisiko hyvä, jos yhteistyökumppanitkin tekisivät tietotilinpäätöksiä?

"Ei siitä missään nimessä haittaa olisi, koska se voisi kehittää heidän toimintaansa", Annina Hautala sanoo.

Hän ei kuitenkin haluaisi tietotilinpäätöksen tekemisestä kaikille pakollista.

"Ainakin VRK:ssa on ollut tärkeää, että mitatusta tiedosta on meille hyötyä, ja että tietotilinpäätös ei ole raportointia raportoinnin vuoksi."

Muita organisaatioita hän kehottaa miettimään, millainen tietotilinpäätös olisi niille hyödyllinen. Tärkeää on, että johto sitoutetaan hankkeeseen jo mietintävaiheessa. Valmiin tietotilinpäätöksen tulokset kannattaa esitellä koko henkilöstölle.

"Tärkeää on myös seurata, mitä havaituille asioille kuuluu, jotta ne eivät jää vain havainnoiksi paperille", Hautala muistuttaa.

Lue myös

Laatua tietojärjestelmiin: Tietotilinpäätös tueksi »
Laatua tietojärjestelmiin: Arviointi lisää turvaa »
Laatua tietojärjestelmiin: Yhteentoimivuus parantaa laatua »
Laatua tietojärjestelmiin: Standardi on direktiivin linjoilla »
Laatua tietojärjestelmiin: Standardi pähkinänkuoressa »
Laatua tietojärjestelmiin: Uudistus lisää yhteistyötä »
Hyvät käytännöt: Tietotilinpäätös »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.