Tulostusversio

2/2012

Työelämä: Toisen kirjettä ei saa avata luvatta

Teksti: Kirsi Castrén

Työpaikoilla pohditaan, missä sähköpostiviestien yksityisyyden raja kulkee. Tietosuoja-lehti kysyi asiantuntijoilta kiperiä kysymyksiä sähköpostin käsittelystä työpaikoilla.

Saako työnantaja tutkia työntekijän sähköpostia ilman hänen lupaansa?

Työntekijän sähköpostit kuuluvat viestintäsalaisuuden piiriin, joten toinen henkilö ei saa avata niitä ilman hänen lupaansa.

Lain yksityisyydensuojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki) mukaan työntekijän ollessa poissa töistä työnantaja saa kuitenkin avata toimintansa kannalta välttämättömät työviestit, kunhan työntekijä yritetään ensin tavoittaa suostumuksen pyytämistä varten. Työntekijälle on myös annettava mahdollisuus ohjata viestinsä valitsemalleen, työnantajan hyväksymälle henkilölle poissaolonsa ajaksi ja käyttää automaattista poissaoloilmoitusta.

Viestien tunnistetietoja tutkittaessa ja viestejä avattaessa paikalla pitää olla kaksi henkilöä, joista toinen on sähköpostijärjestelmän pääkäyttäjä. Jo tunnistetietojen tutkimisesta on ilmoitettava työntekijälle, vaikkei se johtaisikaan viestien avaamiseen.

Työnantaja ei saa missään olosuhteissa avata paikalla olevan työntekijän sähköposteja ilman hänen suostumustaan.

Kuinka työntekijän sähköpostin lukuoikeuksista saa sopia?

Useilla työpaikoilla työntekijältä edellytetään suostumusta siihen, että työnantaja saa lukea työntekijän sähköpostia hänen poissa ollessaan.

Työntekijän sähköpostien lukemisesta tehtävien sopimusten tulee olla selkeästi määriteltyjä.

”Työelämän tietosuojalaki lähtee ajatuksesta, että suostumus ei saa olla epämääräinen, vaan siinä yksilöidään, kenelle tai millaisessa asemassa olevalle henkilölle allekirjoittaja antaa luvan viestiensä lukemiseen”, sanoo asianajaja Klaus Nyblin Asianajotoimisto Hammarström Puhakka Partnersilta. 

Saako työntekijän sähköpostin sisältöä tarkastaa automaattisesti?

Nykyaikaiset sähköpostiohjelmat pystyvät skannaamaan tulevista ja lähtevistä viesteistä automaattisesti paitsi viruksia ja haittaohjelmia, myös ei-toivottua sisältöä.

”Esimerkiksi mikäli yrityksessä ei tietosuojasyistä sallita lähetettävän henkilötunnuksia salaamattomassa sähköpostissa, voidaan viestit tarkastaa niiden varalta”, kertoo tietoturva-asiantuntija Harri Ruusinen F-Securelta.

Viestien skannaamiseenkin tarvitaan työntekijän lupa. Sopimuksessa on määriteltävä tarkasti, mitä sisältöä ohjelmilla tutkitaan. Hakusanojakin voi skannauksessa käyttää, mutta ne eivät saa olla ympäripyöreitä.

”Esimerkiksi henkilön etunimi on liian yleisluontoinen tunniste”, Ruusinen havainnollistaa.  

Skannausohjelmilla voidaan tutkia työpaikan tulevaa ja lähtevää liikennettä, mutta työntekijän postilaatikon sisältöä niillä ei voi tarkastella.

Saako työnantaja valvoa työntekijän ajankäyttöä sähköpostin avulla?

Työnantajien pyrkimykset tarkkailla työntekijän sähköpostiliikennettä puhuttavat tiedotusvälineissä ja internetin keskustelupalstoilla.

Työsuojelupiirit saavat toisinaan aiheesta yhteydenottoja.

”Työntekijöiden yhteydenottojen perusteella vaikuttaa siltä, ettei työnantajia niinkään kiinnosta sähköpostin sisältö kuin se, miten paljon henkilökohtaista sähköpostia käytetään työaikana”, kertoo työsuojelutarkastaja Maarit Lehmussilta Etelä-Suomen aluehallintovirastosta.

”Työntekijät ovat huolissaan siitä, että työnantaja saattaa työviestien joukossa tulla lukeneeksi myös henkilökohtaista postia.”

Työnantajalla on oikeus seurata työntekijän ajankäyttöä, mutta se ei ole työelämän tietosuojalain lain tarkoittama peruste sähköpostin tarkkailuun. Asiaa ei muuta edes työntekijän allekirjoittama sopimus lukuoikeuksista.

”Väärinkäytösten valvomistarkoituksessa pyydetty suostumus sähköpostien lukemiseen ei todennäköisesti ole oikeudellisesti pätevä”, sanoo asianajaja Klaus Nyblin.

Työnantaja voi perustaa henkilökohtaisten sähköpostitilien oheen organisaation yhteisiä postilaatikoita, joihin viestejä ohjataan. Näihin postilaatikoihin työnantajalla on mahdollisuus päästä.

Milloin sopimus sähköpostin lukemisesta on aidosti vapaaehtoinen?

”Työnantajat vaativat yhä useammin jo työhönottotilanteessa työntekijältä suostumusta kaikkien sähköpostien lukemiseen, riippumatta siitä onko työntekijä poissa vai paikalla”, kertoo yksikönjohtaja Ralf Forsén Tekniikan Akateemisten liitosta.

Työhönottovaiheessa ei työntekijällä käytännössä ole mahdollisuutta kieltäytyä sopimuksen allekirjoittamisesta.

”Jos vaatimukseen suostutaan vain, koska työpaikka pitää saada, ei menettelyä voida pitää työnantajan puolelta hyvän tavan mukaisena”, Maarit Lehmussilta sanoo.

Myös Klaus Nyblin kyseenalaistaa käytännön. 

”Työnantajan kannalta tällaisessa menettelyssä on riskinä, että suostumus ei ole pätevä.”

Ralf Forsénin mielestä työsopimukset, joihin sähköpostin lukuoikeus on valmiiksi kirjattuna, pitäisi kieltää, tai ainakin niitä pitäisi rajoittaa.

”Kun työsuhde on jatkunut jo jonkin aikaa, neuvotteluasetelma on tasavertaisempi ja on mahdollista, että osa työntekijöistä uskaltaa kieltäytyä tai ainakin vaatia selkeämpää sopimusta,” Forsén pohtii.

Entä kun työsuhde päättyy, mutta sähköpostitili on vielä auki?

Työsuhteen päätyttyä työntekijän sähköpostitili tulee sulkea mahdollisimman pian. Ennen sulkemista sähköpostiin saattaa silti ehtiä kertyä viestejä.

”Työsuhteen päättymisen jälkeen työntekijälle saapuneisiin viesteihin on työnantajalla oikeus päästä käsiksi vain työelämän tietosuojalain mukaisella menettelyllä tai työntekijän suostumuksella”, Klaus Nyblin sanoo.

Jos työntekijä yllättäen kuolee eikä viestien lukuoikeuksista ole sovittu, työnantaja voi saada tärkeät työviestit käyttöönsä noudattamalla työelämän tietosuojalaissa kuvattua menettelyä.

Lue myös

Työelämä: Suuryritykset tietoturvaloukkausten kohteina »
Työelämä: Onko töissäsi USB:n mentävä tietoturva-aukko? »
Työelämä: USB-tikuissa varottava automaattista toistoa »
Työelämä: Turvatikku vai ei tikkuja lainkaan? »
Työelämä: Tarvitaanko Lex Nokiaa? »
Työelämä: Työtoverin sähköpostiin ei kosketa »
Henkilötiedot: Saako pomo nähdä sairauslomatodistuksen? »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.