Tulostusversio

3/2012

Asuminen: Henkilötunnus osakeluetteloon vai ei?

Teksti: Marianne Saine

Asuntoyhtiöt saavat kerätä vain asukassuhteen hoidon kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston selvityksen mukaan vain osa taloyhtiöistä tuntee säännöt.

Tietosuojavaltuutetun viime vuonna asunto-osakeyhtiöille tekemä selvitys näytti, etteivät asuntoyhtiöt kaikilta osin tunne henkilötietolain velvoitteita. Kyselyssä selvitettiin asunto-osakeyhtiöiden rekisterinpitoa ja muita sille rekisterinpitäjänä kuuluvia velvollisuuksia.

Yli kolmannes antaa tietoja ulkopuolisille

Selvitykseen vastanneista useampi kuin joka kolmas ilmoitti luovuttavansa henkilötietoja ulkopuolisille, esimerkiksi huoltoliikkeille ja viranomaisille. Yli puolet kertoi luovuttavansa henkilötietoja yhtiön sisällä osakkaille ja hallitukselle.

Asunto-osakeyhtiöiden täytyy olla tarkkana asukkaiden henkilötietojen suhteen, sillä niitä saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa koskevissa asioissa, eikä niitä yleensä saa luovuttaa ulkopuolisille. Jos sitä harkitaan, on syytä varmistaa, että tietojen pyytäjällä on laillinen oikeus käsitellä tietoja. Jos luovuttamiseen päädytään, kannattaa tietojen käsittelystä tehdä kirjallinen sopimus.

Henkilötietoja ei pidä kerätä rutiininomaisesti. Asuntoyhtiöillä on tässä erilaisia tarpeita. Esimerkiksi asukasluetteloa ei ehkä tarvita lainkaan, jos yhtiössä ei ole avainpalvelua ja vastikkeet ym. maksut määräytyvät osakemäärän tai pinta-alan perusteella.

Toisessa ääripäässä voi olla ja kunnan tai työnantajan kiinteistöyhtiö, jossa vuokranantaja kontrolloi, keitä huoneistossa asuu. Silloin esimerkiksi talokirjaotteet ja vuokrasopimuksen noudattamisen seuranta vaativat tarkkaa asukasluetteloa.

Rekisteriselosteet tiskin alla

Asuntoyhtiölaki vaatii pitämään luetteloa osakkaista. Yleensä taloyhtiöillä on myös rekisteri talon asukkaista esimerkiksi ovenavauspalvelua varten. Taloyhtiöissä osake- ja asukasluetteloita ylläpitää useimmiten isännöintitoimisto tai palkattu isännöitsijä.

Tietosuojavaltuutetun selvityksen mukaan osa rekisterinpitäjistä laiminlyö luettelonpitoon liittyviä velvollisuuksiaan. Vain vajaa puolet vastanneista oli laatinut henkilötietolain mukaiset rekisteriselosteet esimerkiksi osakas- ja asukasluettelosta.

Jos rekisteriseloste oli tehty, se oli nähtävillä isännöintitoimistossa. Yksikään vastanneista ei ilmoittanut pitävänsä rekisteriselostetta nähtävillä esimerkiksi taloyhtiön verkkosivuilla. Se pitäisi kuitenkin tehdä, jos yhtiö kerää henkilötietoja nettisivuillaan.

Henkilötietojen käsittelyä asunto-osakeyhtiöissä uudistettiin heinäkuussa 2010 voimaan tulleessa asunto-osakeyhtiölaissa. Lakiin lisättiin tarkennuksia osakeluettelon pidosta ja tietojen luovuttamisesta.

---

[AIHEESTA ENEMMÄN]

Lue myös

Asuminen: Tunnetko asukasrekisterin perussäännöt? »
Asuminen: Laki paransi tietosuojaa »
Asuminen: Ammattilainen tietää vastuut »
Asuminen: Ohjeita vuokrauksen tietosuojaan »

Bookmark and Share
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.