Tulostusversio

4/2011

Palveluntarjoajan vastuu: Uusyrittäjää ei neuvota tietosuojasta

Teksti: Marianne Saine

Yrityksen perustaja joutuu setvimään monenmoista sääntöä ja pykälää ennen kuin ovet avataan ensimmäisille asiakkaille. Asiakkaiden tietosuoja jää kuitenkin uuden yrittäjän tietopaketeissa vähälle huomiolle, eikä moni pienyrittäjä edes osaa sitä kaivata.

Jos asiakastietojen suojaa ei pohdita heti perustamisvaiheessa, sitä on vaikea ympätä riittävän laajasti toimintaan myöhemminkään.

Marika Vuorenmaa työskenteli vielä viime vuonna tuolinvuokraajana toisen kampaamossa. Ensimmäisen oman kampaamonsa hän avasi helmikuussa. Hän osti kampaamon eläkkeelle jääneeltä yrittäjältä. 

Kauppaan kuului myös asiakaskortisto. Kampaamoalalla on yleistä, että asiakastiedot ostetaan kaupan mukana. Korteissa oli asiakkaan nimi ja puhelinnumero.

"Koska kortisto oli perinteinen pahvikortisto, eikä asiassa ollut mitään epäselvyyksiä, en ottanut mitenkään selvää henkilötietoasioista", Vuorenmaa kertoo.

Ammattitaitoinen kampaaja kyselee asiakkaalta tietoja hänen terveydentilastaan ennen permanentin tai kestovärjäyksen tekemistä.

"Esimerkiksi sädehoito estää permanentin tekemisen kokonaan", Vuorenmaa sanoo.

Hän on ryhtynyt tekemään kortteihin muistiinpanoja asiakkaan terveydentilasta ja muistakin kuulumisista.

Kuva korvaa sanan

Tietovoro ei ymmärtäisi Vuorenmaan merkinnöistä juuri mitään.

"Esimerkiksi sädehoidon merkkaan korttiin auringon kuvalla. Jollei terveystiedolla ole hiusten kannalta merkitystä, sitä en tietenkään korttiin merkitse."

Korttiin kirjataan myös permanenttiaineen vahvuus tai hiusvärin sävy.

Kampaamokäyntiin kuuluu olennaisena osana kuulumisten vaihto ja rupattelu maailman menosta. Vuorenmaa panostaa vakioasiakkaiden palveluun muistamalla, mistä viime kerralla juteltiin. Muistia tukee asiakaskortin merkintä.

"Korttiin voi päätyä vaikkapa merkintä ’Kos’ ja nuoli eteenpäin. Silloin muistan kysellä, millaista Kosin matkalla oli. Jos käytän sanallista muistitukea, käytän yhtä sanaa, esimerkiksi ’häät’."

"Saatan myös piirtää hymiön tai surunaaman merkiksi permanentin onnistumisesta. Silloin sanallinen selitys voi olla pidempi, vaikka ’ensi kerralla ykkönen’. Se kertoo permanenttiaineen vahvuuden.”

Asiakkaat tyytyväisiä

Vuorenmaan mukaan asiakkaat ovat poikkeuksetta mielissään kampaajan muistamisesta. Hän ei pyydä erikseen suostumusta kortin tekemiseen.

"Sanon uudelle asiakkaalle työn lomassa, että teen nyt korttia ja kerron, mitä siihen merkitsen. Asiakkaalla olisi silloin mahdollisuus kieltäytyä kortin tekemisestä. Kukaan ei ole vielä kieltäytynyt."

Hän ei piirtele hymynaamoja kortteihin mahdollisten tietovarkaiden pelossa. 

"Asiakkaallahan on aina oikeus katsoa, mitä tietoja kortissa on. Kuvallisista tiedoista hän ei loukkaannu, ja niiden merkityksestä voidaan keskustella yhdessä."

Tietojen edelleen luovuttaminen ei ole pienelle kampaamolle ongelma.

"Kerran olen joutunut tilanteeseen, jossa tytär kyseli iäkkään äitinsä kortin tietoja."

Vuorenmaa ei kuitenkaan antanut tietoja, sillä ne kuuluvat vain kyseiselle asiakkaalle.

Asiakastietojen suojasta vähän opastusta

Yrityksen perustamisvaihe on tärkeä asiakastietojen lainmukaisen käsittelyn kannalta. Jos sitä ei suunnitella heti alkutaipaleella, tietosuojaa on vaikea ympätä toimintaan myöhemminkään. Uusien yrittäjien koulutuksessa tietosuoja-asioista ei juuri kerrota.

Helsingin kaupungin elinkeinopalvelu neuvoo vuosittain yli kolmea tuhatta yrityksen perustamista suunnittelevaa henkilöä. Palvelun YritysHelsinki-nettisivuilla on runsaasti tietoa yrityksen perustamisesta.

Kampaamoalan tuleva yrittäjä löytää sivuilta ohjeen kauneudenhoitolan perustajalle. Ohjeessa on lomakemalli tatuointiliikkeen asiakastiedosta. Siinä asiakasta pyydetään henkilö- ja yhteystietojen lisäksi vakuuttamaan, että hän ei ole sairastanut keltatautia, hepatiittia, epilepsiaa,verenvuototautia tai AIDSia eikä hän ole HIV-positiivinen. Kun tatuointiliike säästää ja aakkostaa lomakkeet, sille on muodostunut henkilörekisteri.

Helsingin kaupungin elinkeinopalvelussa tietosuoja-asioita käydään läpi sekä uusien yrittäjien henkilökohtaisessa neuvonnassa että yrittäjäkursseilla.

"On kuitenkin heti tunnustettava, että informaatio kohdistuu enemmän aloittavan yrittäjän omaan tietosuojaan", elinkeinopäällikkö Nyrki Tuominen kertoo.

Uusi yrittäjä etsii tiedon itse

Tuomisen mukaan yrittäjäneuvonta keskittyy liikeidean jalostamiseen ja kirjallisen liiketoimintasuunnitelman laatimiseen.

Yrittäjäksi aikovalle annetaan tietoa lainsäädäntökehikosta, mutta hän vastaa itse siitä, kuinka paljon ja mitä tietoa hankkii.

"Useimmat aloittavat yritykset ovat niin pieniä, ettei niillä ole isoja asiakasmääriä ja rekistereitä. Yrittäjä ei motivoidu tietosuoja-asioihin", Tuominen sanoo.

Liikeideaa pohdittaessa saatetaan silti huomata, että uuden yrityksen toiminnassa syntyy iso asiakasrekisteri.

"Silloin tietosuoja-asiat otetaan toki esiin neuvonnassa. Uusi yrittäjä ohjataan tietosuojavaltuutetun nettisivuille saamaan lisätietoja."

Nyrki Tuominen lupaa, että tietosuoja-asiat otetaan yritysvalmennuksessa tarkempaan käsittelyyn. 

"Tottakai, koska asia on eri yhteyksissä noussut esille. Tarkistamme infomateriaalin ja pohdimme, missä määrin uusien yrittäjien tietämystä tietosuoja-asioista voisi kehittää."

Lue myös

Palveluntarjoajan vastuu: Yritykset luottavat tietoturvaansa »
Palveluntarjoajan vastuu: Yrittäjän linkkivinkit »
Palveluntarjoajan vastuu: Rekisteritietojen tarkastus etanapostin varassa »
Palveluntarjoajan vastuu: Rekisterinpitäjän muistilista »
Palveluntarjoajan vastuu: Verkkokauppias vastaa tietoturvasta »
Palveluntarjoajan vastuu: Verkkokauppias, tarkista nämä! »
Palveluntarjoajan vastuu: Finnair vannoo PCI:n nimiin »
Palveluntarjoajan vastuu: Raportointi auttaa noudattamaan lakia »
Palveluntarjoajan vastuu: Lainsäädäntö ohjaa toimimaan tietoturvallisesti »
Palveluntarjoajan vastuu: Uusyrittäjää ei neuvota tietosuojasta »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.