Tulostusversio

1/2013

Tehtävänä tietosuojavastaava

Teksti: Kirsi Castrén

Vuosia tietosuojavastaavana toimineella Ritva Asikaisella on uskallusta puuttua epäkohtiin ja malttia tarttua lakikirjaan. 

Terveydenhuollon organisaatiossa työskentelevä ja siellä myös potilaana ollut henkilö otti yhteyttä tietosuojavastaava Ritva Asikaiseen ja kertoi epäilevänsä, että hänen potilastietojaan oli katsottu luvattomasti. Tietosuojavastaava neuvoi häntä täyttämään kirjallisen lokitietojen tarkastuspyynnön. Lomakkeen vastaanotettuaan tietosuojavastaava tarkasti potilastietojärjestelmän käyttölokit. Ne vahvistivat epäilyn: henkilökuntaan kuuluva terveydenhuollon ammattihenkilö oli katsonut aiheettomasti työtoverinsa tietoja.

Ritva Asikainen otti yhteyttä hallintoylilääkäriin, joka toimii organisaatiossa henkilörekisterinpitäjän edustajana. Selvitystä päätettiin laajentaa.

”Kävi ilmi, että kyseinen henkilö oli käynyt asiattomasti lukuisten henkilöiden potilastiedoissa. Katsoimme lokitiedot kaksi vuotta taaksepäin. Sääntöjen vastaista tietojen katsomista oli ollut koko ajan”, Asikainen kertoo. 

Asia eteni henkilöstöhallintoon ja aikanaan myös poliisitutkintaan, missä se on edelleen käsiteltävänä.

Perustelut pykälistä

Tietosuojaa koskevat kysymykset ovat miltei päivittäisiä Varkauden sosiaali- ja terveysvirastossa tietojärjestelmäasiantuntijan työnsä ohella tietosuojavastaavana toimivalle Ritva Asikaiselle. Henkilökunnan kysymykset liittyvät yleisimmin potilastietojen luovuttamiseen ja kirjaamiseen. Lokitietojen tarkastuspyyntöjä tulee potilailta pari kertaa kuukaudessa.

Liukuva työaika auttaa töiden järjestelyssä.

”Pyrin vastaamaan kysymyksiin samana päivänä, tai jos tarvitsen lisää taustatietoa, ilmoitan ajankohdan, mihin mennessä osaan sanoa enemmän. Uskon, että tämä jo sinänsä rakentaa luottamusta kysyjiin päin”, Asikainen kertoo.

Kaikkieen ei ole helppo vastata suoralta kädeltä: 

"Asiaan ja asiayhteyteen pitää ensin perehtyä. Pyrin aina perustelemaan vastaukset lakien ja asetusten kautta."

Kuntamuutokset haastavat rekisterinpidon

Myllerrystä tietosuojavastaavien työhön monilla paikkakunnilla tuovat kuntaliitokset. Uusia yhteistoiminta-alueita syntyy ja entisiä purkautuu.

Varkaudessakin asia on ajankohtainen, kun naapurikunta Joroinen on siirtänyt vuoden alusta sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuun yhteistoimintasopimuksella Varkaudelle. Tavoitteena on, että kaikissa yksiköissä olisi käytössä yhteinen potilastietokanta ensi vuoden tammikuusta alkaen. Kunnat kuuluvat eri sairaanhoitopiireihin, joten järjestely on rekisterinpidon kannalta haasteellinen.

Tietosuojavastaavat ovat kouluttaneet ja perehdyttäneet henkilökuntaa rekisterinpidon muutoksiin.

”Kerromme esimerkiksi, mitä yhteistoiminta-alue tarkoittaa, milloin henkilökunta tarvitsee potilailta suostumuksia luovutettaessa tietoja toiseen terveydenhuollon yksikköön ja miten suostumusten kirjaamisessa menetellään”, Asikainen kuvaa yleisimmin kysyttyjä kysymyksiä. 

Johdolta tukea linjauksiin

Organisaation johdon tuki on tietosuojavastaavalle välttämätön.

”Kun on kimurantti kysymys, on oltava yhteydet auki oman organisaation johtoon, jotta voidaan keskustella linjauksista”, Asikainen toteaa.

Tietosuojavastaavalla tulee tietosuojavaltuutetun ohjeiden mukaan olla riippumaton asema työnantajasta. Onko Ritva Asikaiselle koskaan tullut tilannetta, jossa hänen itsenäinen asemansa tietosuojavastaavana olisi ollut koetuksella?

”Ristiriitoja organisaation johdon kanssa ei toistaiseksi ole kohdalleni tullut. Pelisäännöt on yhdessä sovittu, ja organisaatiollemme on laadittu tietoturvapolitiikka, jossa määritellään toimintatavat.”

Avoimuus voi edistää tietosuojaa

Asenneilmapiiri Varkauden sosiaali- ja terveysvirastossa on tietosuojan tärkeyttä korostava. Tämä tuli esiin myös taannoisessa urkintatapauksessa.

”Punnitsimme eri vaihtoehtoja viedä asiaa eteenpäin ja valitsimme tavan, jossa asia voi päätyä julkisuuteen, eli teimme rikosilmoituksen. Emme missään tapauksessa halunneet jäädä hyssyttelemään asiaa, koska se olisi voinut tulla ilmi tavalla tai toisella. Julkisuus olisi ollut paljon ikävämpää, jos olisi näyttänyt siltä, että olemme peitelleet tapahtunutta”, Asikainen kertoo.

Hän arvioi, että julkisuus voi jopa edistää tietosuoja-asioita, kun tietosuojarikkomusten sanktioista ja niiden mahdollisista seurauksista keskustellaan julkisesti.

Yhteistyö ja koulutus auttavat

Ritva Asikaisella on takanaan pian viisi vuotta tehtävässään. Aloittelevaa tietosuojavastaavaa hän opastaa hankkimaan koulutusta ja verkostoitumaan.

Tukea saa monelta taholta alkaen Tietosuojavastaavien yhdistyksestä TIEVAsta. Itä-Suomessa myös yliopisto tarjoaa foorumin tietosuojavastaaville. Alueellinen yhteistyö on tärkeää: Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin tietosuojavastaavat tekevät keskenään tiivistä yhteistyötä ja kokoontuvat muutaman kerran vuodessa.

Käsikirjanluontoisena lähteenä Ritva Asikainen suosittelee sosiaali- ja terveysministeriön julkaisua Potilasasiakirjan laatiminen ja käsittely.

”Tietoa saa myös tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta. Siellä olevalle Kysymyksiä ja vastauksia -palstalle olen itsekin joskus lähettänyt kysymyksiä.” 

Lue myös

Tietosuojavastaavia pian joka alalla »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.