Tulostusversio

2/2013

Asiakasrekisteri kaupaksi konkurssin jälkeen

Teksti: Kirsi Castrén

Kun firma joutuu konkurssiin, eivät tietosuoja-asiat ehkä ole päällimmäisinä yrittäjän mielessä. Henkilötietolaki on silti syytä muistaa tarpeettomaksi käyneen asiakasrekisterin hyödyntämisessä.

Konkurssiin menneen yrityksen asiakasrekisteri on usein rahanarvoista omaisuutta, jonka myynnillä konkurssipesä voi kattaa velkojaan. Tällaisen asiakasrekisterin henkilötietolain mukainen rekisterinpitäjä on pesänhoitaja. Hänen tehtäviinsä kuuluu konkurssin jälkeen muun muassa vastata asiakkaiden henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Asiakasrekisterin myynti yrityksen toiminnan päätyttyä on henkilötietolain mukaan sallittua, mutta rekisteröidyille on tiedotettava siitä. Heille on myös varattava mahdollisuus kieltää tietojensa luovutus esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyille ilmoittamisesta aiheutuvat kulut merkitsevät usein huomattavaa lovea konkurssipesän varallisuuteen.

”Kun yritystoiminnan taloudelliset edellytykset loppuvat, vähenee usein olennaisesti mielenkiinto asiakassuhteiden varjelemiseen ja tietojen suojaamiseen”, pahoittelee ylitarkastaja Heikki Partanen tietosuojavaltuutetun toimistosta.

Ilmoittamisen laiminlyönti voi kuitenkin lisätä konkurssipesän kuluja. Näin kävi 1991 konkurssiin menneen Uuden Suomen kustannusyhtiölle, joka myi tilaajarekisterin suoramarkkinointiyhtiöille kysymättä rekisteröidyiltä lupaa. Vastuulliset tuomittiin henkilörekisteririkoksesta, ja konkurssipesä joutui korvaamaan valtiolle myynnistä saadun taloudellisen hyödyn, lähes 350 000 markkaa. Myös rekisterin ostaneiden yritysten katsottiin laiminlyöneen velvoitteitaan, koska ne eivät olleet tehneet lakisääteistä ilmoitusta tietosuojavaltuutetulle henkilörekisterin käyttötarkoituksen muuttumisesta. 

Tarpeeton rekisteri pitää hävittää

Tietosuojan lähtökohta henkilötietolainsäädännössä on käyttötarkoitussidonnaisuus.

”Henkilötietojen jatkokäsittely konkurssitapauksissa ei saa johtaa tietojen käyttötarkoituksen kanssa yhteen sopimattomaan käsittelyyn”, Partanen sanoo.

Joillakin toimialoilla, esimerkiksi terveydenhuollossa, asiakassuhteet ovat jo sellaisinaan salassa pidettäviä, ja tietojen irrottaminen ulkopuoliseen käyttöön on mahdotonta.

Kun asiakasrekisteristä on tullut tarpeeton, se on hävitettävä. Ainoastaan terveydenhuollon potilastietoja pitää säilyttää määräajan. Se on tarpeen ammattitoiminnan valvonnan takia.

”Valelääkäritapaukset osoittavat, että ainakin joskus tulee tarvetta selvittää potilasmerkintöjä pidemmältä ajalta”, Partanen toteaa.

Potilastietojen jatkokäsittelyyn uudet säännöt

Lainsäädäntöä on moitittu siitä, ettei se anna riittävästi ohjeita potilasasiakirjojen säilyttämisen käytännön kysymyksiin. Tilanteeseen on luvassa helpotusta lähivuosina, kun suunnitteilla oleva yksityisen terveydenhuollon lainsäädännön kokonaisuudistus valmistuu. Lakipaketti sisältää myös säännökset siitä, mihin yksityisen toimijan arkisto siirtyy toiminnan loppuessa, ja kuka vastaa siirto- ja säilytyskustannuksista.

”Lakiuudistus on mielestäni ollut tarpeen jo pitemmän aikaa”, Heikki Partanen sanoo.

”Esimerkiksi hammaslääkärien kuolinpesien osalta on ollut esillä kysymys siitä, mihin potilasarkistot pitää siirtää toiminnan loputtua, kun niitä kuitenkin on säilytettävä pitkään.”

Lakiuudistuksen toivottaa tervetulleeksi myös konkurssin tehneen Reumasäätiön pesänhoitaja, asianajaja Pekka Rautiala.

”Ainakin sellaisissa konkursseissa, joissa aineisto on konkurssiin menneen yhtiön tai yhteisön omistuksessa, mutta konkurssipesässä ei ole varoja, olisi tarpeen säädellä, miten potilasarkiston säilyminen ja säädösten mukainen käsittely turvataan”, Rautiala sanoo.

Reumasäätiön potilasasiakirjoista valtaosa oli potilaat lähettäneiden sairaanhoitopiirien omistuksessa, joten konkurssipesä ei joutunut vastaamaan niiden jatkokäsittelyn kustannuksista.

Lue myös

Reuman sairaala - kun iso laiva uppoaa »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.