Tulostusversio

2/2013

Reissuvihko tietää oppilaasta paljon

Teksti: Markku Summa

Sähköinen reissuvihko on digiajan koulussa kätevä työkalu. Oppilaiden henkilötietojen käsittely pitää kuitenkin suunnitella ennen kuin se otetaan käyttöön, eikä tiedottamista saa unohtaa.

Ennen vanhaan koululaisen reppuun pakattiin ns. reissuvihko, johon opettaja kirjoitti viestejä oppilaan kotiin ja vanhemmat kertoivat koululaisen poissaoloista. Nykyisin useilla paikkakunnilla koulun ja kodin välinen yhteydenpito on siirtynyt verkkoon, ja sitä kutsutaan sähköiseksi reissuvihkoksi.

Kodin ja koulun yhteistyöstä säädetään laissa, ja tietotekniikka helpottaa ja monipuolistaa yhteydenpitoa. Sähköinen reissuvihko tuli markkinoille noin kymmenen vuotta sitten, ja Suomi kuuluu edelläkävijämaihin. Nyt reissuvihkosta on käytössä useita sovelluksia.

Ei tunnuksia ulkopuolisille

Helsingin lukioissa ja peruskouluissa sähköinen reissuvihko otettiin käyttöön vuosina 2006–2007. Vuosittain sitä käyttää Helsingissä 65 000 opiskelijaa, 70 000 huoltajaa ja yli 6 000 työntekijää.

Suunnittelija Leila Vuori on Helsingin yleissivistävien koulujen oppilashallintojärjestelmien pääkäyttäjä. Hänen mukaansa sähköinen reissuvihko on nopeuttanut ja monipuolistanut koulun ja kodin välistä yhteydenpitoa.

"Huoltaja voi nähdä eri kouluissa olevien lastensa asiat yhden tunnuksen alta. Hän näkee myös lapsen luvattoman poissaolon heti ja voi reagoida siihen saman tien.”

Järjestelmässä opettaja voi lähettää yhdellä kertaa oman opetusryhmänsä oppilaille tiedotteen ja rehtori kysellä helposti huoltajien mielipidettä opetuksesta.

”Lisäksi rehtori voi tarvittaessa lähettää hätäviestin kaikille yhdellä klikkauksella”, Vuori sanoo.

Sähköinen järjestelmä on lisännyt opettajien myönteistä palautetta.

"Joidenkin huoltajien mielipahan aiheena voi kuitenkin olla se, että eräät opettajat tekevät oppilaille liiankin yksityiskohtaisia merkintöjä tuntien sujumisesta."

Vuoren mukaan Helsingissä on panostettu paljon lain edellyttämään tietosuojaan.

”Esimerkiksi molemmilla huoltajilla on omat tunnuksensa, eikä tunnuksia anneta ulkopuolisille. Lisäksi palvelimet on suojattu hyvin.”

Kaikki käyttäjät ohjeistettava

Kunnissa sähköisen reissuvihkon käytöstä päättää yleensä opetuksen järjestämisestä vastaava toimielin. Se on rekisterinpitäjänä paljon vartijana.

"Olennaista on viedä lasten vanhemmille viestiä siitä, mikä väline sähköinen reissuvihko on ja miten sitä käytetään”, sanoo ylitarkastaja Anne Tamminen-Dahlman tietosuojavaltuutetun toimistosta.

Tietosuojavaltuutettu julkaisi vuodenvaihteessa oppaan koulujen sähköisten reissuvihkojen käytöstä. Opas laadittiin vuosien mittaan sekä rekisterinpitäjiltä että huoltajilta tulleiden yleisempien kysymysten perusteella. Huoltajat kyselivät, onko jokin heidän lastaan koskeva merkintä asiaankuuluva. Tämä oli signaali siitä, että koulusta saatu informaatio oppilaiden henkilötietojen käsittelystä ja reissuvihon käytöstä ei ole ollut riittävää.

"Kuluvan kevään aikana yhteydenotot ovat merkittävästi vähentyneet”, Tamminen-Dahlman sanoo.

”Edelleenkin meille voi soittaa, mutta useimmiten ongelmiin löytyy vastaus verkossa olevasta oppaasta.”

Tietosuojavaltuutetun opas on yleisluontoinen. Opetuksen järjestäjä vastaa siitä, että kouluille annetaan tarpeellinen ohjaus oppilaiden henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpidosta.

"Se vastaa myös rekisteriselosteen laatimisesta ja siitä, että huoltajia ja oppilaita informoidaan henkilötietojen käsittelystä sekä neuvotaan koulun sähköisten palveluiden käytössä", Tamminen-Dahlman sanoo.

 Ylläpito vaatii resursseja

Sähköisen reissuvihkon sovellusta Wilmaa käyttää runsaat 3 000 oppilaitosta, ja sen piirissä on yli miljoona suomalaista. Wilman on laatinut vaasalainen StarSoft Oy, jossa kehitystyö aloitettiin vuonna 2002.

Tuotekehityspäällikkö Jarto Tarpion mukaan järjestelmän onnistuneessa tuotantokäytössä olennaista on, että kunnat resursoivat tarpeeksi käyttöönottoon ja ylläpitoon.

"Pääkäyttäjä tulee kouluttaa käyttämään sähköistä reissuvihkoa, ja hänelle pitää järjestää riittävät resurssit. Kun näin on tehty, ongelmia on syntynyt vähän.”

Tapion mukaan Wilma hankitaan nykyisin yleensä koko kuntaan eikä vain yksittäisiin oppilaitoksiin.

”On kaikkien edun mukaista, että kunnan koulut ovat saman sähköisen tietojärjestelmän piirissä."

”Kunnat itse päättävät, mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen."

Lue myös

Reissuvihkon ostajan muistilista »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.