Tulostusversio

3/2013

Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä

Teksti: Marianne Saine

Kansalaisella on lain antama oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Useimmiten tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti. Sen voi myös tehdä käymällä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. 

Tätä ei aina muisteta henkilötietoja keräävissä organisaatiossa, vaan kansalaisen ilmestyminen yrityksen toimipaikkaan tarkastuspyyntöä tekemään voi tulla yllätyksenä. Eduskunnan oikeusasiamies huomautti viime joulukuussa erästä rekisterinpitäjää siitä, ettei omien tietojen tarkastusta tarvitse pyytää kirjallisesti.

Pari pyyntöä vuodessa

Sisustusketju Ikeaan kerääntyy asiakkaiden henkilötietoja massiivinen määrä kanta-asiakaskorteista, tilauksista ja verkkokaupasta. Ikea on kansainvälinen konserni, mutta asiakastietojen käsittely räätälöidään kunkin maan lainsäädännön mukaan.

"EU-maissa pohjana ovat EU-direktiivit, mutta jos kansallinen lainsäädäntö on tiukempaa, noudatamme sitä. Näin on esimerkiksi Suomessa", Ikean asiakaspalvelujohtaja Camilla Weurlander sanoo.

Ikean asiakkaat kyselevät tallennettuja henkilötietojaan Weurlanderin mukaan harvoin, pari kertaa vuodessa. Pyynnöt ovat olleet kirjallisia, mutta suullinen pyyntökin olisi mahdollinen. Yhtiön sisäisen ohjeistuksen mukaan tietojaan pyytävä ohjataan tavaratalojen asiakaspalveluun. Jos asiakas saapuu paikalle henkilökohtaisesti, häntä pyydetään täyttämään rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake.

"Samalla tarkistetaan asiakkaan henkilötiedot voimassaolevasta henkilötodistuksesta", Weurlander kertoo.

Tarkastuspyyntölomakkeessa asiakas voi valita, haluaako hän tarkastaa kaikki tietonsa, pelkät kameravalvonnan tiedot tai tietyn ajanjakson tiedot.

Tietoja ei tarvitse antaa heti

Tietosuojan vastuuhenkilö käsittelee Ikeassa kaikki tarkastuspyynnöt. Yhtiö on tarkka henkilöyden toteamisesta. 

"Kirjalliset, allekirjoitetutkin tietopyynnöt varmistetaan vielä soittamalla asiakkaalle, jos pyynnössä on asiakkaan puhelinnumero. Onhan joissakin tapauksissa pieni mahdollisuus, että kirjallisen pyynnön tekijä onkin muu henkilö", Weurlander toteaa. 

Rekisteritietoja ei tarvitse antaa asiakkaalle heti, vaikka hän saapuisi rekisterinpitäjän toimipaikkaan henkilökohtaisesti. Lain mukaan tiedot on annettava ilman aiheetonta viivytystä. Takaraja on kolme kuukautta.

"Pyrimme Ikeassa siihen, että asiakas saa selvityksen viimeistään kahden viikon kuluessa." 

Kamera valvoo kassojakin

Tallentavan kameravalvonnan kuva ja ääni ovat henkilötietolain mukaisia tietoja, joten kansalainen voi pyytää nekin tarkastettavikseen. Tiedon etsimiseksi on syytä ilmoittaa paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen olisi tapahtunut. Joskus pyynnön esittäjän voi olla tarpeen liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma kuvansa.

"Yksityishenkilö ei ole koskaan Suomen Ikeassa halunnut tarkistaa kameravalvontatietojaan. Pyynnön esittäjä on yleensä viranomainen rikosasiaa selvittäessään", Weurlander kertoo.

Ikea-tavaratalojen yleisestä kameravalvonnasta kerrotaan pääovella, kuten muissakin vastaavissa yrityksissä. Poikkeuksena muista Ikeassa on itsepalvelukassat, joita kuvataan kameroilla. Itsepalvelussa maksavaa pyydetään erikseen hyväksymään kameravalvonta.

Kameravalvonnan avulla tavaratalo varmistaa, että asiakas maksaa kaikki tuotteet.

"Kamerat on suunnattu niin, ettei kuvasta ei voi saada selville esimerkiksi asiakkaiden maksukorttien tunnuslukuja”, Weurlander sanoo.

Jos asiakas haluaa tarkastaa kameravalvonnan tietonsa, häneltä kysytään muun muassa haluttua ajankohtaa ja vaatetusta.

"Käyntiosaston kertominen on tietysti tärkeää, ja tunti on riittävän tarkka määre."

Kameravalvonnan tietopyynnöissä vastausaika vaihtelee enemmän.

"Jos tiedustelun tulee pitkän ajan jälkeen kuvaamishetkestä, tallennusta ei ehkä enää ole. Prosessi tarkennuksineen on myös aika työläs. Asiakkaalle lähetettävästä tallenteesta pitää esimerkiksi poistaa muut henkilöt", Weurlander sanoo. 

Lue myös

Tarkastusoikeus on myös alaikäisellä »

Bookmark and Share
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.