Tulostusversio

4/2013

Arvioinnissa syynissä on soveltuvuus

Teksti: Kirsi Castrén
Kuvat: Olli Häkämies

Soveltuvuusarvioinneissa työnantaja vastaa työnhakijan yksityisyydensuojasta silloinkin, kun arviointi on ulkoistettu.

Tuija Riikosen kuva
"Harrastuksilla ei ole merkitystä”, kertoo SOK-yhtymän henkilöstösuunnittelupäällikkö Tuija Riikonen.

Työnhakijoille tehtävät psykologiset soveltuvuusarviot ovat lisääntyneet vauhdilla. Arviointi on yleisintä johtotason ja asiantuntijatehtäviin hakevilla, joskin nykyään sitä edellytetään monesti myös asiakaspalvelutehtävissä.

Työnantaja etsii testauksilla useimmiten tukea omien haastattelukierrostensa päätelmille.

”Soveltuvuusarvio antaa vahvistuksen siitä, että henkilön kyvyt ja motivaatio ovat sen suuntaiset, että hänellä on mahdollisuus onnistua tehtävässä”, kuvaa henkilöstösuunnittelupäällikkö Tuija Riikonen SOK-yhtymästä.

Työnantaja vastaa arvioista

Soveltuvuusarvio on henkilötietoa, jonka henkilötietolain mukaisesta käsittelystä vastaa työnantaja rekisterinpitäjänä. Näin on myös silloin, kun työnantaja ulkoistaa arvioinnin tekemisen.

Tietosuojan kannalta kiperin kysymys liittyy soveltuvuusarvioinnissa käsiteltäviin tietoihin. Arvio ei saa sisältää tarpeettomia tai arkaluonteisia henkilötietoja, kuten tietoja terveydentilasta.

”Arvioitavien persoonallisuuden piirteiden, esimerkiksi johtajaominaisuuksien, tarkkuuden tai suurpiirteisyyden, tulee aina liittyä työtehtävään”, korostaa ylitarkastaja Mia Murtomäki tietosuojavaltuutetun toimistosta.

Tietosuojavaltuutettu antoi seurakuntatyönantajalle huomautuksen konsultin työnhakijoilla teettämästä ryhmätestistä. Siinä osallistujia pyydettiin kertomaan henkilökohtaisista ominaisuuksistaan muiden hakijoiden kuullen.

”Kun tehtävään etsitään tietyntyyppisiä ihmisiä, kuten seurakunnissa, mediassa ja taiteessa usein tehdään, voidaan yksityisyydensuojaa loukkaamatta teettää vaikkapa roolipelejä, joissa hakijat näyttelevät eri tilanteita”, Murtomäki opastaa.

”Työelämän tietosuojalaki koskee näitäkin aloja, eikä hakijan pidä joutua kertomaan henkilötietojaan muiden kuullen.”

Tarkka toimenkuva auttaa

Jotta arvio ei eksyisi sivuraiteelle, tarvitaan työnantajalta tarkka kuvaus tehtävästä ja sen vaatimuksista.

SOK-yhtymässä henkilöstöosaston rekrytointiasiantuntija keskustelee esimiehen kanssa toimenkuvasta ja siitä, millaisia taitoja ja työtyyliä se vaatii.

”Esimerkiksi harrastuksilla ei ole mitään merkitystä, vaan hakijan ominaisuuksia peilataan vasten vaadittua tehtäväkuvausta”, Tuija Riikonen kertoo.  

Riittävän tarkat arviointikriteerit ovat sekä työnantajan että arvioitavan etu myös konsulttiyhtiön näkökulmasta.

”Emme tee kokonaispersoonallisuusarviointia vaan arvioimme vain niitä asioita ja sitä tarkoitusta varten, jotka arviointikriteereissä on määritelty”, painottaa toimitusjohtaja Tapani Haavisto konsulttiyhtiö Psyconista.

Psyconin asiakaskunta koostuu pääasiassa suurista yrityksistä ja julkisorganisaatioista, joissa henkilöstöasioiden hoito on ammattilaisten käsissä. Yhtiön 60 toimintavuoteen mahtuu Haaviston mukaan kuitenkin myös tilanteita, jolloin asiakkaan tavoittelema tieto on koetellut lain sallimia rajoja.

”Emme voi antaa lausuntoa esimerkiksi hakijan mielenterveydestä, vaikka monilla psykologeillamme onkin kliinisen psykologian koulutus ja kokemusta.”

Säilytä suojatusti 

Kun arviointi on tehty ja tulokset selvillä, ne on muistettava pitää salassa. Arvioiden joutuminen ulkopuolisten käsiin on henkilörekisteririkkomus, josta vastuussa on rekisterinpitäjä eli työnantaja. Henkilötietoja käsitteleviä sitoo vaitiolovelvollisuus, ja soveltuvuusarvion tulosten kertominen ulkopuolisille on salassapitorikos.

Psyconissa arviointilausunnon alkuperäiskappale lähetetään arvioitavalle itselleen. Kopio menee tilaajaorganisaatiolle, jossa siitä vastaa nimetty henkilö.

”Suosittelemme, että lausuntoja säilytetään keskitetysti. Esimies ei lausuntoja yleensä säilytä vaan henkilöstöosasto”, Tapani Haavisto kertoo.

Psycon säilyttää arviointilausuntoja kaksi vuotta, minkä jälkeen ne hävitetään.

SOK-yhtymä saa soveltuvuuslausunnot yhteistyökumppaniltaan suojatulla sähköpostiyhteydellä.

”Lausuntoja säilytetään sähköisessä kansiossa. Siihen on pääsy vain muutamalla henkilöllä, jotka työssään käsittelevät näitä tietoja”, Tuija Riikonen kertoo.

SOK:ssa ohjeistus on, ettei lausuntoja tulosteta tai välitetä talon sisällä vaan ainoastaan avataan tutustumista varten ja tallennetaan sitten salattuun kansioon.

Arvioitavalla oikeus omiin tuloksiinsa

Työnhakijalla on työelämän tietosuojalain mukaan oikeus pyynnöstä saada soveltuvuusarvionsa tulokset kirjallisena. Näin ei aina tapahdu, tietää Suomen Ekonomiliitto SEFE:n kehitysjohtaja Anja Uljas.

”Kuulemani mukaan palaute käydään useimmiten vain suullisesti läpi. On tapauksia, joissa hakija ei ole saanut sen enempää kirjallista kuin suullistakaan palautetta.”

Testauksen tietosuoja ei ole työnhakijalle itsestäänselvyys.

”Jäseniämme huolettaa, meneekö tieto eteenpäin muualle. Toki mietitään myös testien reliabiliteettia ja validiteettia, eli miten hyvä käytetty väline on”, Uljas kertoo.

Luottamusmiehellekin vain luvalla

Luottamusmies valvoo toimivaltansa puitteissa syrjimättömyyttä ja tasa-arvon toteutumista työpaikalla. Esimerkiksi palkkatietoja voidaan antaa luottamusmiehelle ilman asianomaisen työntekijän suostumusta.

Tietosuojavaltuutetulta kysytään Mia Murtomäen mukaan toisinaan, onko luottamusmiehellä oikeus nähdä myös soveltuvuusarvioiden tuloksia.

”Henkilöarvion tulosten saanti edellyttää aina suostumusta - myös arvioitaessa palkkauksen perustetta”, Murtomäki sanoo.

Lue myös

Arvioinnin viisi vinkkiä »
Arviointimarkkinoilla on monenlaista toimijaa »
Arvioinnin asianosaisjulkisuus on vaikea pala »

Bookmark and Share
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.