Tulostusversio

4/2014

Stadi säästää Ahjolla

Teksti: Marianne Saine

Helsingin kaupunki otti ensimmäisenä käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän, Ahjon. Asiakkaan tietosuoja hoituu napin painalluksella ja paperipinot alkavat olla historiaa.

Ahjon käyttö aloitettiin kesällä 2011. Nyt järjestelmä kattaa kaikki toimielimet ja päätöksentekoon osallistuvat virastot. Helsingillä on käytössä muitakin asiahallintajärjestelmiä, joilla tehdään esimerkiksi toimeentulotuen päätökset.

Ahjolla tavoitellaan säästöjen lisäksi myös entistä suurempaa läpinäkyvyyttä, kun asioiden valmistelusta ja päätöksistä saa enemmän tietoa netistä. Onko kaupungin kanssa asioivien tietosuoja silti edelleen turvassa?

Ahjosta istahtivat kertomaan johtava asiantuntija Katja Räisänen ja hallintopäällikkö Antti Peltonen.

Paperittomuus on totta

Kaupungin käsittelemä asia tulee vireille joko ulkopuolisesta yhteydenotosta tai sisäisessä valmistelussa. Keskitetty kirjaamo kirjaa asian Ahjoon, skannaa mahdolliset asiapaperit ja lähettää asian Ahjossa valmisteluun oikeaan virastoon.

"Paperit jäävät kirjaamoon. Valmistelija ei enää saa käsiteltäväkseen paperinivaskaa vaan skannatut ja muut sähköiset asiakirjat", Antti Peltonen kertoo.

Asian käsittely kaupungin sisällä tapahtuu kokonaan Ahjossa. Lausuntopyynnöt samoin kuin päätösesitykset, esityslistat ja kokouspöytäkirjat laaditaan siinä.

Kokousmenettelykin järjestetään Ahjossa.

"Luottamushenkilöillä on Ahjossa oma, selainpohjainen käsittelyjärjestelmänsä. He kirjoittavat muutosesityksensä suoraan siihen", Katja Räisänen mainitsee.

Luottamushenkilö kirjautuu järjestelmään vahvasti tunnistautuen joko toimikortilla tai mobiilivarmenteella. Toimielinten kokouspäätöksistä syntyy automaattisesti stilisointia vaille valmis pöytäkirja.

Tietosuoja on automatisoitu

Helsingin avoimuuslinjauksen mukaisesti internetiä käytetään yhä enemmän tiedonanto- ja jakelukanavana.

”Samalla on kuitenkin varmistettava, ettei asiakkaan tietosuojaan liittyviä yksityiskohtia lipsahda nettiin", Peltonen toteaa.

Luottamuselinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat olleet netissä jo ennen Ahjoa. Nyt ne ilmestyvät nettiin samanaikaisesti, kun ne lähetetään toimielimen jäsenille. Viranhaltijapäätöksetkin on julkaistu netissä jo vuoden ajan.

Ahjossa tietosuojaa on pystytty automatisoimaan. Järjestelmä osaa tehdä asiasta kaksi versiota, täydellisen version henkilö- ja muine tietoineen ja toisen julkaisuversion, jossa henkilötiedot on korvattu tähtimerkeillä.

Henkilötietojen poistaminen asiakirjasta hoidetaan kirjaimellisesti napin painalluksella, joka merkitsee henkilötietoja sisältävät kentät. Julkaisuversio siirtyy napin painalluksella omalle nettisivulleen.

”Salassa pidettävät asiat merkitään sellaisiksi omalla näppäimellään. Ne poistuvat kokoussovelluksista automaattisesti kokouksen jälkeen", Räisänen kertoo.

Kaikkea ei voi julkaista netissä

Ahjossa on myös painike ’Ei internetiin’.

"Vaikka asia olisi julkinen ja saatavissa kirjaamosta, sitä ei ehkä ole syytä julkaista netissä. Tällainen voi olla asia, jossa on paljon henkilötietoja", Räisänen mainitsee.

Automaattiset henkilötietokentät voidaan merkitä Ahjossa luotuun aineistoon. Toiminnon ulottamista skannattuun aineistoon eli päätösten liitteisiin selvitellään. Nyt liitteitä ei julkaista netissä.

Säästöä syntyy

Ahjo-järjestelmällä tavoitellaan päätöksenteon avoimuuden lisäksi ekologisuutta ja kustannustehokkuutta. Eurotasolla säästöjä ei ole vielä tutkittu, mutta näppituntuma näyttää niitä syntyneen.

"Näkyvin hyöty Ahjosta on ollut ajan ja paperin säästö. Kun esimerkiksi kahdeksankymmentäviisi valtuutettua sai aiemmin satojen sivujen kokouspaperit, niiden printtaaminen ja kuljettaminen postitse tai lähetillä oli varsin kallista", Peltonen sanoo.

Ahjo on vähentänyt avustavaa työtä. Esimerkiksi päätöstekstiä laativa asiantuntija näppäilee Ahjoon erilaisia käsittelyyn liittyviä ohjeita henkilötietomerkinnöistä lähtien. Ennen hän siirsi päätösehdotuksen avustajalleen, joka hoiti käsittelyvaiheet.

Prosessit menivät uusiksi

Helsinki on ollut edelläkävijä sähköiseen asianhallintajärjestelmään siirtymisessä. Kannattiko investointi?

"Kyllä, mutta kehittämistie on ollut pitkä. Esimerkiksi omat prosessit joutuu käymään tarkkaan läpi. Myös neuvottelut laitetoimittajien kanssa ja kilpailuttaminen vaativat aikaa ja rahkeita", Räisänen vastaa.

"Ainakin suurimmissa kaupungeissa sitä kannattaa harkita”, Peltonen sanoo.

Hän korostaa ennakkosuunnittelun tärkeyttä.

”Järjestelmää ei kannata luoda vanhoja prosesseja varten, vaan ne on syytä läpivalaista ja luoda tarpeen vaatiessa uusia, jotka soveltuvat sähköiseen järjestelmään.”

Lue myös

Tietojohtaminen: Sähköinen asianhallinta haastaa organisaatiot »
Tietosuoja: Asiakirjojen äärelle »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.