Tulostusversio

1/2015

Ikuisesti rekisterissä

Teksti: Päivi Männikkö

Yllättävän suuri osa viranomaisista ei ole koskaan poistanut tietoja järjestelmistään.

Sanonta ’aikansa kutakin’ ei näytä koskevan viranomaisten tietohallintoa. Arkistolaitoksen ja tietosuojavaltuutetun toimiston tekemään kyselyyn vastanneista viranomaisista peräti puolet ei ole hävittänyt mitään tietoja järjestelmistään.

Henkilötietolain mukaan toiminnan kannalta tarpeettomat henkilötiedot on hävitettävä, ellei tietoja ole erikseen määrätty säilytettäviksi tai rekisteriä siirretä arkistoon. Kyselyyn vastanneista miltei neljännes ei poista henkilötietoja rekisteristä eikä siirrä niitä arkistoon tietojen säilytysajan päätyttyä.

Viranomaisten nihkeyteen poistaa tietoja on ainakin yksi käytännöllinen syy: Vastausten perusteella useista tietojärjestelmistä ei ole mahdollista poistaa tai hävittää pysyvästi tietoja.

”Viranomaisten ATK-rahat menevät näköjään tietojärjestelmiin, jotka eivät toimi lainmukaisesti”, tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio kommentoi. Hän luonnehtii tuloksia masentaviksi ja yllättäviksi.

Aarnio muistuttaa viranomaisia tulossa olevasta EU:n tietosuoja-asetuksesta. Siinä keskeistä on henkilön oikeus saada häntä koskevat tiedot hävitetyksi, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen.

Arkistolaitos päättää pysyvästä säilytyksestä

Osa tiedoista pitäisi kuitenkin säilyttää pysyvästi tutkimustarkoituksiin. Siitä päättää arkistolaitos, jolta viranomaisen pitäisi hakea omia tietojaan koskeva ns. seulontapäätös pysyvästi säilytettävistä tiedoista.

Seulontapäätöstä pitäisi hakea myös sellaisista viranomaisen rekisterissä olevista henkilötiedoista, joille on erityislaissa määritetty säilytysaika. Kyselyn perusteella vain harva viranomainen hakee tällaisia tietoja koskevaa päätöstä.

Tietojen säilytysajat ja -tavat merkitään viranomaisen arkistonmuodostussuunnitelmaan. Kysely vastasi aiempaa kokemusta siitä, että valtaosalla viranomaisista sähköiset tietojärjestelmät eivät ole mukana suunnitelmassa eikä niiden säilytystä siten ole suunniteltu. Kunnissa puutteellisia suunnitelmia oli enemmän kuin valtiolla.

Resurssit uupuvat

Kunnissa vedotaan puuttuviin resursseihin.

"Arkistovastaavilla on yleensä muitakin tehtäviä eivätkä he siksi ehdi panostaa arkistointiin riittävästi", arkistolaitoksen ylitarkastaja Mervi Lampi sanoo.

”Kunnissa tietohallinto ja arkistointi eivät välttämättä ole keskustelleet keskenään. Valtiolla tilanne on parempi, kun tietojärjestelmiä kehitetään keskushallinnossa eikä yksittäisissä organisaatioissa”, sanoo arkistolaitoksen tutkimusjohtaja Päivi Happonen.

Kyselyyn vastanneet viranomaiset kaipaavat arkistolaitokselta ja tietosuojavaltuutetun toimistolta ohjausta ja tukea. Tuloksia aiotaankin hyödyntää ohjaus- ja koulutustoiminnan suunnittelussa.

 

Arkistolaitos järjesti yhdessä tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa loppuvuodesta 2014 kyselyn hyvästä tiedonhallintatavasta kunnissa ja valtiolla. Yhteensä 180 vastaajasta 59 oli valtionhallinnon organisaatioita, 106 kunnallisia viranomaisia ja 15 muita organisaatioita.

Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.