Tulostusversio

2/2015

Tietosuoja YT-käsittelyssä

Teksti: Marianne Saine

Työelämän tietosuoja-asioita pitää käsitellä yhteistoimintamenettelyssä. Pelisäännöistä tiedottaminen takkuaa joskus.

Saako työnantaja seurata, millä sivuilla työntekijä käy netissä? Miten työntekijän sähköpostitili suljetaan, kun hän on irtisanoutunut? Entä kuka saa lukea sähköpostit työntekijän pitkän sairausloman aikana?

Työelämän tietosuojalain mukaan työnantaja on velvollinen käymään henkilöstön kanssa yhteistoimintamenettelyn teknisestä valvonnasta, kuten kulun- ja kameravalvonnasta sekä sähköpostin ja tietoverkon käytöstä. Niiden olennaiset uudistukset ja muutokset pitää myös käsitellä YT:ssä.

Yrityksissä ja hallinnon organisaatioissa YT-menettely ehkä jo osataan, mutta sovituista pelisäännöistä tiedottaminen hoidetaan varsin kirjavasti.

"Tietosuojavaltuutetun toimistosta kysellään jatkuvasti aivan perusasioitakin", ylitarkastaja Mia Murtomäki kertoo.

Työnantajia on koulutettu

Työelämän tietosuoja- ja YT-lainsäädäntö kattaa tavalla tai toisella kaikki työyhteisöt. Pienet yritykset ja organisaatiot jäävät varsinaisen YT-menettelyn ulkopuolelle, mutta niissäkin pitää henkilöstöä kuulla.

Teknologiateollisuus ry:hyn kuuluu 1 600 jäsenyritystä, jotka vaihtelevat kaivoksista ja pienistä konepajoista suuriin kansainvälisiin teollisuus- ja palveluyrityksiin.

"Kun työelämän tietosuojalaki tuli ensimmäisen kerran voimaan 2000-luvun alussa, jäsenyrityksiä koulutettiin ja uudesta laista tiedotettiin. Nykytilanne onkin kohtuullisen hyvä", sanoo ryhmäpäällikkö Jarkko Ruohoniemi.

Yhteistyö ammattijärjestöjen kanssa on Ruohoniemen mukaan sujuvaa. Yhteistä viestintää ja koulutustakin järjestetään.

”On kaikkien etu, että uudistukset käsitellään avoimesti ja niistä tiedotetaan. Muutosten hyvä perusteleminen on tärkeää.”

Ruohoniemi mainitsee esimerkkinä uuden kulunvalvontajärjestelmän, jonka käyttöönotto pitää perustella työntekijöille. Kulunvalvonta voi olla tarpeen esimerkiksi erityssalaisuuksien varjelemiseksi, työntekijöiden turvaamiseksi vaarallisten aineiden käsittelyssä tai paloturvallisuuden takia.

Nykyään Teknologiateollisuus saa vastattavakseen jäsenyritysten yksittäisiä kysymyksiä. 

"Se, ettei yritys voi vahtia työntekijän netinkäyttöä, on jo selvää. Nyt kysymykset liittyvät usein yrityksen kasvuun liittyviin asioihin, kuten kameravalvonnan tai juuri sähköisen kulunvalvonnan käyttöönottoon", Ruohoniemi kuvaa.

Tiedotus pätkii

Työntekijäpuolella nähdään puutteita erityisesti pelisäännöistä tiedottamisessa. 

JHL on SAK:n julkisalan ammattiliitto, jossa jäseniä on lähes 230 000. Lakimies Anu Salmelan mukaan työntekijöiden yhteydenotoista näkee, etteivät ohjeistukset ole aina selkeitä, niistä ei ole tiedotettu riittävästi, eikä käytäntöjä ole käyty henkilöstön kanssa läpi. Ohjeissa ei myös aina noudateta lakia.

Vaikka jokin olisi käsitelty YT-menettelyssä, työntekijöille ei ole joskus lainkaan tiedotettu siellä käsitellyistä asioista.

"Tämä on iso puute, eikä sellaista saisi tapahtua", Salmela painottaa.

Hän mainitsee yksittäisen tapauksen, jossa henkilön työsuhteen purkamista perusteltiin muun muassa kameranvalvonnan kuvilla.

"Työntekijät eivät kuvauksen mukaan olleet tietoisia siitä, että kyseisessä tilassa ylipäätään oli kameravalvontaa."

Joissakin harvoissa pienissä organisaatioissa tiedottamiseksi riittää lappu ilmoitustaululla mutta suuremmissa ei.

"Yleinen tapa on nykyään informaatio intranetissä, mutta ohjeita ei pitäisi haudata sen uumeniin. Kuuleminen pitäisi puolestaan hoitaa muutoin kuin kahvipöytäkeskustelulla ja sekin tulisi dokumentoida."

Nyt tapetilla on sosiaalinen media.

"Ei niinkään se, että somessa ollaan työajalla vaan se, mitä siellä kirjoitetaan työnantajasta", Salmela kertoo.

Työnantaja määrää perusoikeudet huomioiden

YT-menettely on aina tavalla tai toisella henkilöstön kuulemista, ei tasa-arvoista päätöksentekoa. Valvontaoikeuden perusteella työnantaja voi päättää tietoverkkojen käyttösäännöistä ja sähköpostijärjestelmistä.

"Työnantaja voi päättää, antaako hän työntekijälle esimerkiksi sähköpostin käyttöoikeuden ja työvälineet sähköiseen viestintään. Työnantaja voi myös päättää, ottaako hän nämä oikeudet pois esimerkiksi pitkän sairausloman ajaksi", Mia Murtomäki tietosuojavaltuutetun toimistosta muistuttaa.

Työnantaja ei kuitenkaan saa loukata työntekijän perusoikeuksia, jotka on määritelty esimerkiksi perustuslaissa tai joiden rikkominen on säädetty rikoslaissa rangaistaviksi. Viestinnän luottamuksellisuus on kansalaisen perusoikeus.

"Lähtökohtana on, että sähköpostiliikenteen tunnistetiedot, eli mistä viesti on lähetetty, milloin ja kenelle, kuuluvat viestinnän luottamuksellisuuden piiriin."

Työntekijöitä ei voi myöskään syrjiä, Murtomäki muistuttaa:

"Työnantaja voi tehdä estoja tietyille nettisivuille pääsemiseksi. Estoja ei kuitenkaan voi tehdä vain joillekin työntekijöille.”

Tiedon elinkaari suunnitteluun

Mia Murtomäki painottaa tiedon elinkaaren hyvää hoitamista työsuhteen alusta sen päättymiseen asti. Työnantajan tulisi miettiä, miten uuden työntekijän käyttöoikeudet järjestetään, miten kirjaudutaan sähköpostiin ja tietoverkkoon, miten erilaisia tallennustiloja käytetään, ja kuka pääsee mihinkin järjestelmään.

”Normaalin työsuhteen päättymisen lisäksi on syytä miettiä sitäkin tilannetta, että joku työntekijä lähtee ovet paukkuen tai kuolee äkillisesti."

Hän muistuttaa, että toimivat YT-menettelyt ja selkeä informointi on aina paitsi työntekijän, myös työnantajan etu.

"Kun suunnittelutyö on tehty, asiat käsitelty YT:ssä ja tiedotettu asianmukaisesti työntekijöille, organisaatiolla on tältä osin työrauha keskittyä varsinaiseen toimintaan."

-----

[AIHEESTA ENEMMÄN]

Tietosuojavaltuutettu informoi Työelämän käsikirjassaan seikkaperäisesti lainsäädännöstä ja hyvistä käytännöistä. Käsikirjasta löytyy esimerkiksi vastaus siihen, millaisissa erityistilanteissa työnantaja voi käsitellä työntekijän sähköpostia.

Kooste tietosuojavaltuutetulta usein kysytyistä työelämän asioista >>

Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto
 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.