Tulostusversio

3/2015

Sähköinen arkistointi: Helsinki näyttää esimerkkiä

Teksti: Kirsi Castrén

Helsingin kaupungin hallinto on laaja, monitahoinen ja tietointensiivinen. Sen päätöksentekoon ja käsiteltäviin asioihin voi tutustua sähköisen asianhallintajärjestelmä Ahjon avoimella rajapinnalla.

Ahjosta ei vanhentunutta tietoa löydy, sillä se on saanut arkistolaitokselta luvan sähköiseen pysyväissäilytykseen.

Ahjolle tehtiin sen ensi vaiheissa tiedonohjaussuunnitelma, mikä sähköisessä maailmassa vastaa arkistonmuodostussuunnitelmaa. Se sisältää esimerkiksi tehtävien käsittelyprosessien kuvaukset, asiakirjatyypit sekä metatietoina näiden säilytysajat ja julkisuusarvot.

Suunnitelmaa ollaan paraikaa laajentamassa kaupungin kaikki toimialat kattavaksi, kertoo hallintojohtaja Juha Summanen.

"Tiedonohjaussuunnitelmia ei vielä joka kunnassa tehdä, mutta monella taholla ne ovat työn alla", Summanen tietää Helsingin saamien lukuisten kyselyjen ja neuvonpyyntöjen perusteella.

Toimittajat karsastavat Suomen standardeja

Monessa kunnassa puuttuu arkistonmuodostussuunnitelma etenkin sähköisistä tietojärjestelmistä.

Helsingin arkistotoimen päällikön Jussi Jääskeläisen mukaan sähköiseen arkistointiin siirtymistä vaikeuttaa kunnissa ennen kaikkea se, ettei tiedonohjausta ole helppo integroida tarjolla oleviin tietokanta- ja rekisterityyppisiin järjestelmiin.

"Sähköinen arkistointi on kansainvälisesti sangen uutta", Jääskeläinen selittää.

"Suomi on pieni ja syrjäinen maa, eivätkä ohjelmistojen laatijat ota kansallista, arkistolaitoksen laatimaa SÄHKE2-standardiamme huomioon. Suomi kuitenkin pyrkii saamaan asiaan korjausta." 

Rekisteriseloste vanhenee helposti

Arkistolaitoksen ja tietosuojavaltuutetun toimiston kyselyssä kiinnitettiin huomiota myös rekisteriselosteisiin. Suurin osa vastanneista organisaatioista oli huolehtinut selosteidensa ajantasaisuudesta, mutta oli myös rekistereitä, joilta puuttuivat selosteet kokonaan.

Helsingissä henkilörekisterien selosteet tarkastettiin viimeksi viime vuonna. Korjauksia tehtiin muun muassa joidenkin tietojen käyttötarkoituksiin.

"Ei ole harvinaista, että selosteet pääsevät vuosien varrella joiltakin osin vanhentumaan, koska niiden laatiminen ei ole jatkuvaa työtä", hallintojohtaja Juha Summanen selittää.

”Kunnan sisäisen tarkastuksen tehtäviin kuuluu valvoa hallinnon oikeellisuutta tältäkin osin.”

Lue myös

Säilötäänkö teillä tietoa turhaan? »
Tietohallinnon viisi vinkkiä »
Gallup: Tiedonhjaussuunnitelma on koko organisaation asia »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.