Tulostusversio

3/2015

Gallup: Tiedonhjaussuunnitelma on koko organisaation asia

Sähköisen arkistoinnin ensimmäisiin askeliin kuuluu tiedonohjaussuunnitelman (TOS) tekeminen. Kysyimme tiedonohjaussuunnitelmia tehneiltä organisaatioilta näkemyksiä ja vinkkejä.

Näitä kysyimme:

  1. Miten tiedonohjaussuunnitelma näkyy asiakirjahallinnon arjessa?
  2. Tärkeimmät neuvosi organisaatioille, jotka vasta aloittavat suunnitelman tekoa?

---

Suunnittelija Mirja Nojonen
Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK)

  1. Tiedonohjaussuunnitelma tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan vaatimat metatiedot automaattisesti. JAMKissa TOS on myös osa sähköistä asiointia, jonka avulla sähköiset lomakkeet saadaan osaksi asianhallintaa. Prosessien kehittäminen ja turhien työvaiheiden karsiminen kehittävät tiedonohjausta ja digitalisaatiota.
  2. TOSin laatimiseen on varattava riittävästi resursseja ja siinä on edettävä suunnitelmallisesti. Asiakirjahallinnon tehtäviä tekevien osaamista kannattaa hyödyntää.

-----

Tiedonhallinnon asiantuntija Jari Määttä
Luonnonvarakeskus (Luke)

  1. TOS ohjaa tietojen käsittelyä yleensä vain asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä. Sillä on keskeinen merkitys kokonaisarkkitehtuurityössä ja tietoturvavaatimusten täyttämisessä, mutta tätä ei aina hahmoteta. TOSin ylläpito edellyttää käytännössä asiakirjahallinnon ja muiden toimintojen välistä tiivistä ja jatkuvaa yhteistyötä. Puutteet paljastuvat arjessa nopeasti.
  2. Työ kannattaa aloittaa johdon ja koko henkilöstön sitouttamisesta. TOSin hyödyt täytyy tuoda esille konkreettisesti: Lakiin vetoaminen ei riitä, rahalla on suurempi painoarvo. Suunnitelkaa tietojen keräämis- ja kokoamistavat tarpeidenne, toimintanne ja osaamisenne mukaisesti. Hyödyntäkää yleisiä tehtäväluokituksia ja prosessikuvauksia. Käyttöönotto vaatii koulutuksia ja erillisohjeita. Muistakaa, että tiedonohjaussuunnitelma on joiltakin osin vain viitteellinen ja elää koko ajan: kaikkia tietoja ette saa määriteltyä absoluuttisesti oikein ja lopulliseen muotoonsa.

----

Tiedonhallinta-asiantuntija Anu Johansson
Salon kaupunki

  1. TOS vähentää asiakirjahallinnon erillisten ohjeiden laatimista ja mahdollistaa sähköisen arkistoinnin. Salon kaupungilla TOSin tehtäväluokitus on sekä asialuokituskaava että arkistokaava. Tiedonohjausjärjestelmä on integroitu meillä asianhallintajärjestelmään, jossa TOS ohjaa asiakirjojen elinkaarta.
  2. Tärkeintä on, että suunnitelman teolle on johdon tuki. Suunnitelman tekemisen koordinointi ja kokonaisuuden hallinta kuuluvat asiakirjahallinnolle. Prosessit kannattaa suunnitella suoraan tiedonohjausjärjestelmään. Suunnittelun ja ylläpidon vastuut kuuluvat ”kentälle”. Tärkeää on myös muistaa antaa koulutusta ja ”vierihoitoa” työntekijöille.

Lue myös

Säilötäänkö teillä tietoa turhaan? »
Tietohallinnon viisi vinkkiä »
Sähköinen arkistointi: Helsinki näyttää esimerkkiä »
Anna palautetta

Kommentit (0 kpl)

Ei kommentteja.

 

Kommentoi








Kyllä


* = Pakollinen tieto

Uutiset

•  = artikkeli on luettavissa vain netissä

 

 

tietosuoja_logo_2013.gif

 

 

 

Vastaava toimittaja
Hanna Tamminen


 


 

 

 

 

Julkaisijat
Tietosuojalautakunta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viestintävirasto
Patentti- ja rekisterihallitus



 

 

 

 

 

 

 

Rekisteriselosteet »

Tietoa evästeistä »

 

 

 

Tietosuoja-verkkojulkaisua julkaistaan Tietosuoja-lehden yhteydessä. Yhdessä lehti ja verkkojulkaisu tutustuttavat tietosuojan normeihin ja käytäntöön, tietoturvaan ja viestinnän luottamuksellisuuteen. Tarkoituksena on ohjata hyvään rekisterinpitoon sekä tietoturvallisuuden ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseen.